INFORMÁTICA
EXCEL
Es una hoja de cálculo capaz de realizar funciones aritméticas estadísticas, balance, nomina, gráficos etc.
Las funciones aritméticas son:
Suma
Resta
Multiplicación
División
COMO ENTRAMOS A EXCEL
1. Inicio Windows
2. Todos los programas
3. Microsoft office
4. Microsoft Excel 2010
SIMBOLO DE EXCEL
QUE SE ENCUENTRA DENTRO DE LA HOJA DE CALCULO
1. Menú personalizado
2. Menú principal de Excel
3. Iconos o acceso directo
4. Ubicación
5. Barra formulas
6. Columnas
7. Filas
PARA CENTRAR TITULO
1. excel
2. seleccionar palabra central que se centra
3. luego le da en centrar
4. queda con color naranja
5. y duego dar A centrar y combinar
6. el titulo queda centrado en toda la hoja
COMO SE HACE PARA CENTRAR SUBTITULO
1. Excel
2. Seleccionar palabra que se encuentra
3. Luego me situó en la celda
4. Botón derecho del mouse
5. Formato celda
6. Alineación
7. Centra- vertical – horizontal
8. Ajuste -combinar
9. aceptar
nomina
salario: 750000
auxilio de transporte: 70500
Formulas
Salario:
Sea equivalente a un valor fijo
Auxilio de transporte:
será equivalente a un valor fijo
Días laborados:
equivalente a un número no superior a 30 días
Total salario:
Suma de salario + auxilio de transporte
Prima:
Equivalente a =(salrio+auxilio de transporte)/2
Vacaciones:
Equivalente a prima
EPS:
equivalente total devengado * 4%
Pensión:
Equivalente total devengado * 4%
H.E.D:
Valor dia /8* horas x 1.25%
Cesantías
Formula
( salario mensual * días trabadas) / 360
Se liquida al finalizar el año o el termino de contrato de trabajo
Intereses ala cesantías
Formula
Cesantías * días trabajadas * 0.12/360
Se debe de pagar a mas tardar antes de finalizar el mes siguiente ala fecha de liquidación alas cesantías
Prima
Formula
Salario mensual x días trabajadas semestre/ 360
La prima de servicio correspondiente ala primer semestre del año se paga a mas tardar el 30 de junio y la del segundo semestre se cancela dentro de las primeras 20 días de diciembre
Vacaciones
Formula
Salario mensual básico * días trabajados /720
Corresponde a 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año trabajado
Unitarios
Máquina virtual
· Inicio Windows
· Todos los programas
· Orancle virtual box
· Virtual box
· Nueva
· Nombre del proyecto” Windows xp”
· Siguiente
· Que tamaño de memoria voy a dar
· Crear
· Crear un disco duro vistual ahora
· Virtual box
· Next
· Crear
· Partición disco 30 gigas
· Crear
Partición del disco duro
· Inicio
· Equipo
· Clic derecho
· Administrar
· Administración de disco
· Disco C clic derecho- reducir el volumen
· Reducir
· En el cuadro negro clic derecho
· Nuevo volumen simple
· En el cuadro que sale le da siguiente
· finalizar
consulta
1. Como se llama el padre de la informática moderna
2. Como se le llama a los creador de Microsoft y Apple
3. El sistema operativo D.O.S fue creado porque
4. Quien diseño la primera interfaz gráfica y el mouse
5. Cual fue la empresa que desarrollo el primer computador personal
6. Como se llama en Apple la interface grafica
7. Que aporto Intel en el primer computador personal
8. Que interfaz trabajo el D.O.S
9. Que aporto Steven Jobs y Bill Gates al desarrollo de la computación
Solución
1. Alan turing
2. Microsoft: bill Gates y Paul Allen
Apple: Steve Jobs y Steven wozniak
3. Fue creado originalmente para computadoras de la familia IBM pc. Que utilizaba los procesadores Intel 8086 y 8088 de 16 bits.
4. La primera interfaz gráfica de usuario se desarrolló en el laboratorio de las XEROX. En los años sesenta en 1984, Apple la compañía de computadores más Macintosh la puso a disposición del publico siendo además la primera en su instrucción además de mouse
5. En el 12 de agosto de 1981 IBM presento el primer PC ( personal computer)
6. Apple invirtió una gran cantidad de tiempo y dinero desarrollando un computadora con interfaz gráfica en la k puso el nombre “lisa”
7. Un microprocesador 4004
CONSULTA:
1- QUE ES EL EXPLORADOR DE WINDOWS
El Explorador es una herramienta indispensable en un Sistema Operativo ya que con ella podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos sistemas de almacenamiento que dispongamos, como puede ser el disco duro, la disquetera, etc.
El Explorador de Windows también es conocido como el Administrador de Archivos. A través de él podemos, por ejemplo, ver, eliminar, copiar o mover archivos y carpetas.
Os aconsejamos que presteis particular atención a este tema por su gran importancia.
Iniciar el Explorador de Windows Me
Pulsar Inicio
Selecciona el menú Programas
Selecciona Accesorios
Selecciona el Explorador de Windows
2-QUE ES UNA VENTANA
la ventana es una herramienta con la cual tu puedes visualizar distintas aplicaciones en forma simple o varias al mismo tiempo ventana es interfaz visual para el usuario y la información
3- COMO PERSONALIZAR LA VENTANA EN WINDOWS O EL ESCRITORIO DE WINDOWS 7.
4- COMO AGREGO O QUITO UN PROGRAMA DEL P.C.
La opción Cambiar o quitar programas es la que se nos muestra inicialmente, ya que es la que más se utiliza.
En esta pantalla se muestran los programas que tenemos instalados en nuestro ordenador. Debemos hacer clic en el programa sobre el que queremos actuar para seleccionarlo. En la imagen aparece seleccionado Adobe Acrobat 4.0.
Ahora podemos hacer dos cosas con este programa, Modificar su instalación o eliminarlo, para ello tenemos los botones Cambiar y Quitar. Aunque normamente aparece un solo botón Cambiar o quitar.
Lo más normal es que queramos es quitar el programa, ya que para modificar la instalación de un programa lo más usual es hacerlo desde dentro del propio programa, no desde esta pantalla. De hecho, para la mayoía de los programas sólo se permite la opción de Quitar.
Si pulsamos Cambiar o quitar entraremos en el proceso de desinstalación del programa seleccionado, este proceso puede variar ligeramente dependiendo del programa en cuestión, en ocasiones entraremos en un proceso propio de cada programa y en otras ocasiones sera Windows el que se encargue de realizarlo, pero ,en general, es un proceso sencillo en el que sólo debemos responder a algunas preguntas de confirmación.
No obstante, la primera vez que se realiza pueden surgir algunas dudas, para resolverlas aquí tienes un tema avanzado para el caso de que sea Windows quien realiza el proceso.
agregar progaramas
. - Agregar programas desde un CR-ROM o disquete.
Si el programa que queremos instalar esta en un CD-ROM o en un disquete haremos clic en el botón CD o disquete, nos aparecerá una pantalla para que introduzcamos el CD o disquete en la unidad correspondiente. A partir de ese momento el asistente nos guiará durante el proceso de instalación. Normalmente nos hará preguntas referentes al lugar donde se instalará el programa, lo más aconsejable es aceptar la carpeta que nos propone. También nos puede preguntar que opciones del programa queremos instalar, por ejemplo, si queremos una instalcion típica, mínima o total.
Este es un camino para instalar un programa desde un CD, pero en la mayoría de las ocasiones no hace falta utilizarlo, es más cómodo y más rápido introducir directamente el CD del programa en la unidad lectora de CD y automáticamente se arrancará el proceso de instalación previsto por el fabricante del programa.
El resultado es el mismo y nos evitaremos tener que llegar hasta esta pantalla para Agregar nuevos programas.
En algunos casos el fabricante no ha previsto un proceso de instalación, por lo que será necesario hacerlo desde aquí.
2.- Agregar programas desde Microsoft.
Si lo que queremos es agregar o actualizar algún componente nuevo de Windows debemos hacer clic en el botón Windows Update, esto hará que el sistema nos conecte a la correspondiente página web de Microsoft a través de Internet.
En esa página se nos informa de las actualizaciones que hay disponibles para descargarse.
Normalmente encontraremos actualizaciones referentes a tres temas, problemas de seguridad, actualizaciones de Windows y actualización de controladores.
Debemos determinar que actualizaciones queremos instalar en nuestro ordenador en función de nuestra configuración y del uso que hagamos de él.
En la mayoria de los casos es aconsejable instalarse las actualizaciones de seguridad ya que nos protegerán mejor de determinados virus.
Los virus ponen al descubierto fallos de seguridad de Windows, Microsoft arregla estos fallos y coloca en su página la actualización correspondiente.
Si no dispones de una conexión a Internet no podrás utilizar este sistema de actualizaciones.
En este tema avanzado puedes ver con más detalle cómo funciona Windows Update
5- COMO AGREGO UN NUEVO HARDWARE.
Selecciona la opción configuración del menú del botón Inicio.
Selecciona la opción Panel de Contol.
Haz doble clic sobre Agregar nuevo hardware
Para detectar el hardware instalado Windows incorpora un Asistente para facilitar la instalación de cualquier componente físico.
Pasos a seguir:
Si quieres iniciar el asistente pulsa Siguiente.
Una vez iniciado el asistente empezará a detectar el hardware si pulsas Siguiente.
La siguiente pantalla que aparezca contendrá una lista de los dispositivos que ha detectado.
Si quieres instalar alguno de ellos activa la casilla Sí, el dispositivo está en la lista, después selecciona el dispositivo a instalar y pulsa Siguiente.
Selecciona la opción configuración del menú del botón Inicio.
Selecciona la opción Panel de Contol.
Haz doble clic sobre Agregar nuevo hardware
Para detectar el hardware instalado Windows incorpora un Asistente para facilitar la instalación de cualquier componente físico.
Pasos a seguir:
Si quieres iniciar el asistente pulsa Siguiente.
Una vez iniciado el asistente empezará a detectar el hardware si pulsas Siguiente.
La siguiente pantalla que aparezca contendrá una lista de los dispositivos que ha detectado.
Si quieres instalar alguno de ellos activa la casilla Sí, el dispositivo está en la lista, después selecciona el dispositivo a instalar y pulsa Siguiente.
Si elegimos la opción No, el dispositivo no está en la lista y pulsamos siguiente te aparecerá una pantalla similar a la que tienes a la derecha.
Con ella podrás elegir que sea Windows el que busque los dispositivos instalados y que sea el mismo el que instale el controlador correcto para el dispositivo, también tienes la posibilidad de seleccionarlo tu mismo aunque te recomendamos que dejes que Windows Me instale el que considere oportuno.
Pulsa Siguiente.
Después el asistente empezará a detectar hardware que no es Plug & Play. El progreso de la detección llevará un tiempo.
Una vez detectado todo el hardware Windows ya está preparado
para instalarlos, cuando encuentre algún nuevo hardware te da la opción de elegir de donde quieres que obtenga los controladores del dispositivo, puede ser desde el disquete proporcionado por el fabricante, que busque los que incorpora Windows Me o buscarlos desde el CD que porporciona el fabricante, una vez elegida la opción pulsa siguiente.
En el caso de que no encuentre ningún nuevo hardware podemos elegirlos nosotros mismos, primero seleccionaremos el tipo de dispositivo a instalar (ratón, módem,tarjeta gráfica,etc), a continuación seleccionamos el fabricante y el modelo de nuestro dispositivo, en el caso de no encontrarse en la lista podemos utilizar la opción Utilizar disco con la que tendremos que indicar el lugar donde se encuentran los drivers que el fabricante nos proporciona, después pulsamos Siguiente.
6- COMO COMPROBAR HERRORES EN WINDOWS
7- COMO SE DES FRAGMENTA UN DISCO
Hay varias formas para entrar a desfragmentar un disco duro
Primera forma de acceder:
- Pulsamos en el botón de inicio de la barra de tareas.
- Seleccionamos Programas.
- Seleccionamos Accesorios.
- Seleccionamos Herramientas del Sistema.
- Seleccionamos Desfragmentador de disco.
Segunda forma de acceder:
Después de hacer doble click sobre el icono MiPC se abre un ventana con la información de nuestro PC, incluyendo las unidades de almacenamiento.
Pinchamos con el botón derecho del ratón sobre el disco duro que queramos desfragmentar y en el menú que se despliega elegimos Propiedades.
Se abrirá otra ventana con diferentes pestañas en la que tenemos que seleccionar Herramientas.
Por último se pulsa el botón Desfragmentar ahora.
Tercera forma de acceder:
Esta tercera es una variante de la anterior, la diferencia estriba en que se puede acceder desde una ventana del explorador de archivos de Windows, pulsando con el botón derecho sobre la unidad. A partir de ahí el proceso es similar al anterior.
8- COMO CREAR CARPETAS EN LAS UNIDADES DE ALMACENAMIENTO
Para eliminar un archivo o una carpeta:
Haga clic con el botón secundario en el archivo o la carpeta que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar. Se requiere permiso de administrador Si se le solicita una contraseña de administrador o una confirmación, escriba la contraseña o proporcione la confirmación.
El comando Eliminar
También puede eliminar un archivo o una carpeta arrastrándolos a la papelera de reciclaje o seleccionando el archivo o la carpeta y, a continuación, presionando Supr.
Notas
Al eliminar un archivo o una carpeta del disco duro, no se elimina enseguida. En lugar de eso, se almacena en la papelera de reciclaje hasta que ésta se vacía. Para eliminar un archivo de manera permanente sin moverlo primero a la papelera de reciclaje, seleccione el archivo y, a continuación, presione Mayús+Supr.
Si elimina un archivo o una carpeta de una carpeta de red o de una unidad flash USB, es posible que se elimine de manera permanente en lugar de almacenarse en la papelera de reciclaje.
Si un archivo no se puede eliminar, podría deberse a que lo está usando un programa que se está ejecutando actualmente. Trate de cerrar el programa o reinicie el equipo para corregir el problema.
10- COMO COPIAR Y MOVER CARPETAS
Mover Carpetas o Archivos
Mover una carpeta o archivo significa copiar el elemento a su destino y después eliminarlo de su posición inicial. Los pasos a seguir son muy similares.
Pulsaremos el botón Mover a que abrirá una nueva ventana titulada Mover elementos.
Buscaremos la carpeta donde vayamos a mover el elemento seleccionado.
Una vez seleccionada la carpeta pulsaremos Mover.
En el caso de no tener creada la carpeta donde vamos a mover la información pulsaremos Crear mueva Carpeta. Tanto si movemos como si copiamos una carpeta o archivo puede suceder que el nombre de alguna/o de ellas/os coincida con el nombre de alguna carpeta o archivo del destino, en ese caso windows preguntará si queremos reemplazar el archivo o la carpeta existente por el otro archivo o carpeta nuevo/a.
Escribiremos el nuevo nombre a la carpeta.
Pulsaremos Aceptar.
Cuando copiamos o movemos una carpeta se copia o mueve todo su contenido.
11- COMO CAMBIAR EL NOMBRE DE UN ARCHIVO O CARPETA.
Cambiar el nombre a una Carpeta o Archivo
Seleccionaremos la carpeta o el archivo al cual queramos cambiarle el nombre.
Con el botón derecho del ratón haremos clic sobre él o ella.
Seleccionamos Cambiar Nombre del menú contextual entonces el nombre de la carpeta o archivo estará seleccionado y con el cursor parpadeando en el interior del recuadro del nombre.
Escribiremos el nuevo nombre.
Pulsaremos Intro o haremos clic fuera de la carpeta o archivo para que los cambios se hagan efectivos.
12- COMO MOSTRAR O OCULTAR UNA CARPETA.
En el afán de tener mayor privacidad o por seguridad a veces es preciso esconder las carpetas o ciertos archivos en Windows 7, que en pocos pasos te da el beneficio de mantener a buen resguardo tus documentos o archivos.
El proceso para ocultar una carpeta o archivo de tu computadora con Windows 7, es tan fácil como el usado para mostrar los que están ocultos.
Igual que en las versiones anteriores de Windows, Windows 7 tiene la función de ocultar y mostrar archivos y carpetas. Haz lo siguiente para esconder las carpetas o archivos de Windows 7:
• Clic derecho en el archivo o carpeta y selecciona “Propiedades”.
• Habilitar la casilla que se nombra “Ocultar” y clic en “Aplicar” para ocultar instantáneamente el archivo o carpeta.
Si el archivo o carpeta todavía aparece visible en el explorador, faltarían otros pasos adicionales:
• Abrir el explorador de Windows. Para hacerlo debes abrir una carpeta cualquiera en el escritorio.
• Clic en la pestaña “Organizar” y después en “Carpeta y Opciones de búsqueda”. Esto es para entrar en las “Opciones de carpeta”.
• Cuando tengas frente a ti la ventana de diálogo de las “Opciones de carpeta”, das clic en la pestaña “Ver” y te ubicas en la opción “No mostrar archivos, carpetas y discos ocultos”.
• Seleccionar la mencionada opción y finalmente, confirmas con el botón “Aplicar”.
Para ver los archivos ocultos.
Instrucciones:
■Vaya al “Panel de control” haciendo clic en el botón “Inicio“, y haciendo clic en Panel de control.
■Haga clic en “Apariencia y personalización” del Panel de control.
■Desde la ventana “Apariencia y personalización“, haga clic en “Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos” de la sección Opciones de Carpeta.
■En las ventanas de Opciones de carpeta, busca “Mostrar archivos ocultos, carpetas y unidades” en la sección Configuración avanzada, y elija el botón a la izquierda de la selección. Esto le mostrará los archivos y carpetas que están ocultos por defecto, pero no se consideran los protegidos del sistema operativo.
■Para mostrar todos los archivos ocultos, también desactive la casilla de abajo que dice “Ocultar archivos protegidos del sistema operativo (recomendado).”
■Usted recibirá una ventana de advertencia acerca de mostrar los archivos protegidos del sistema operativo. Haga clic en “Aceptar” para continuar, luego en “Aceptar” para salir de la ventana “Opciones de carpeta” y guardar los cambios.
■Su equipo ya está configurado para mostrar archivos ocultos en Windows.
CONSULTA DE MARIANA
1- QUE ES EXCEL:
xcel es uno de los productos estrellas de Microsoft Office. Excel, no es más que una hoja de cálculo, la cual contiene aproximadamente 65.000 líneas, 256 hojas por carpeta y 256 columnas.
Lo que realiza esta hoja de cálculo, o sea Excel, son ejercicios aritméticos. Como por ejemplo, balances, cálculos de calificaciones escolares o universitarias y todo aquello similar a estos procedimientos.
Esta hoja de cálculo, se desarrollo originalmente para los Macintosh. Por lo que al momento en que Bill Gates se separa de IBM, traslada aquel producto a lo que se convertiría Microsoft Windows. La primera hoja de cálculo de Microsoft se llamó Multiplan, con la cual se quería competir contra Lotus. Esto ocurrió en el año 1982. Posteriormente en 1985, nace Excel. También para competir contra Lotus. Eso sí, no hay que olvidar, como comentamos anteriormente, que Excel fue originalmente diseñado, para trabajar con la gráfica de Macintosh.
Recién para 1990, las ventas de Excel, lograron superar las de Lotus, en todo el globo. La gracia de Excel, fue haber sido, el primer tipo de software, con el cual se podían realizar cálculos independientes por cada celda. Antiguamente, cuando se calculaba en las otras hojas de cálculo, estas realizaban el calculo completo o mejor dicho, recalculaban todo de manera constante.
Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de Excel 2000 (obviamente teniendo Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el menú de control.
Maximizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Maximizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Maximizar.
Minimizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Minimizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Minimizar.
Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Restaurar de la barra de título (éste aparece sólo si la ventana está maximizada) o bien, en el menú de control, elegimos la opción Restaurar.
Mover la ventana de Excel 2000: Esta operación la podemos realizar sólo si la ventana está en un tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un drag and drop (este método ya fue explicado) sobre la barra de título del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del menú de control, y lo podemos hacer utilizando el teclado.
Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo hacemos un drag and drop sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al menú de control y clickeamos la opción Tamaño. Esto también sólo lo podemos hacer cuando la ventana de Excel está en el tamaño Restaurado.
Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para hacerlo sólo debemos presionar su botón en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma soltamos las teclas.
Cerrar el Excel 2000: Para hacerlo podemos optar por cuatro formas: 1- En el menú de control, clickeamos la opción Cerrar. 2- Presionamos la combinación de teclas Alt+F4. 3- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la opción Salir. 4- Clickeamos el botón Cerrar que está en la barra de título del Excel 2000. De cualquier manera, si los libros abiertos no están guardados, aparecerán sus respectivos cuadros de información.
Sobre gustos no hay nada escrito
Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir al menú Formato y elegir la opción Celdas. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, el cual posee seis fichas:
Número: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial o Perzonalizada.
Alineación: Obviamente posee opciones referentes a la alineación de los datos ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados.
Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en que se van a visualizar los datos seleccionados, ya sea el estilo, la fuente propiamente dicha, el tamaño, el tipo de subrayado, el color y varios efectos más. También podemos ver como en todas las demás fichas la muestra de lo que estamos haciendo.. Casi todos los comandos que están en esta ficha, los podemos encontrar en la barra de herramientas Formato.
Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.
Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente un color).
Proteger: Posee unas opciones con respecto a la protección del rango o celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.
Otras Opciones Acerca Del Libro Actual
Cómo especificar opciones acerca de la página: Para hacerlo, vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja.
Pagina
Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculo impresas si cambia opciones del cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de cálculo pueden imprimirse en orientación vertical u horizontal; también pueden usarse diferentes tamaños de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenes izquierdo y derecho o superior e inferior. Además, puede cambiar el orden de las páginas impresas, así como el número de página inicial.
Márgenes
Para establecer los márgenes de un documento, haga clic en el menú Archivo, posteriormente haga clic en el comando Configurar Página y haga clic en la Ficha Márgenes. Establezca los valores los márgenes Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo.
Encabezados y Pies de Página.
Para basar un encabezado o un pie de página personalizados en otro existente integrado, haga clic en el encabezado o el pie de página en las casillas Encabezado o Pie de página, respectivamente. Haga clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página. Haga clic en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha y en los botones para insertar la información de encabezado o pie de página, como el número de página, que desea incluir en la sección. Para introducir texto adicional en e l encabezado o el pie de página, escríbalo en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha. Para iniciar una línea en una de las casillas de sección, presione ENTRAR. Para eliminar una sección en un encabezado o pie de página, selecciónela en la casilla de sección y presione RETROCESO.
Hoja
Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desee imprimir, haga clic en el cuadro Área de impresión y arrastre hacia las áreas de las hojas de cálculo que desee imprimir. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.
Seleccione una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas o filas como títulos en cada página de una hoja de cálculo impresa. Si desea especificar alguna fila como el título horizontal de cada página, seleccione Repetir filas en extremo superior. Si desea títulos verticales en cada página, seleccione Repetir columnas a la izquierda. A continuación, en la hoja de cálculo, seleccione una celda o celdas en las columnas de título que desee. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.
7- BARRA DE HERAMIENTAS DE FORMATO
Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a los elementos integrantes del documento. Esta compuesta por los siguientes botones:
Boton Función
Fuente: Cambia la fuente del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Fuente, seleccione un nombre de fuente
Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamaños del cuadro Tamaño de fuente dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa.
Negrita: Pone el texto y los números seleccionados en formato negrita. Si la selección ya está en negrita, haga clic para quitar este formato.
Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados en formato cursiva. Si la selección ya está en cursiva, haga clic en para quitar este formato.
Subrayado: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección ya está subrayada, haga clic en para quitar este formato.
Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la izquierda con el borde derecho discontinuo.
Centrar: Centra el texto, números u objetos entre líneas seleccionados.
Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la derecha con el borde izquierdo discontinuo.
Combinar y centrar: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear una única celda. La celda resultante contiene sólo los datos situados en la parte superior izquierda de la selección, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original seleccionado.
Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional a las celdas seleccionadas. Dependiendo del país seleccionado en el cuadro de diálogo Configuración regional de Windows, puede aparecer el botón Estilo de moneda internacional en lugar del botón Estilo de moneda.
Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.
Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.
Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.
Disminuir Sangría: Disminuye la sangría izquierda
Aumentar Sangría: Aumenta la sangría izquierda
Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, párrafos, celdas, imágenes u otros objetos seleccionados.
Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.
Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho clic.
8- BARRAS DE HERRAMIENTAS ESTANDAR:
La barra de Herramientas Estándar, permite llevar a cabo algunos de los comandos que existen en la barra de menú, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el menú Ver, luego ubique la opción Barra de herramientas y haga clic sobre la opción Estándar. Esta compuesta por los siguientes botones:
Botón Función
Nuevo: Este botón permite la creación de un nuevo documento de Excel. Haga clic sobre él y de inmediato se creara un nuevo documento en blanco.
Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, haga clic sobre este botón y ubique la posición del documento que quiere recuperar.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.
Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con las configuraciones realizadas en la opción Imprimir del menú Archivo.
Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldrá impreso. Haga clic para activar la Vista Preliminar, para terminar presione el Botón Cerrar.
Ortografía y Gramática: Revisa los errores ortográficos y gramaticales del documento activo.
Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Cortar del menú Edición.
Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Copiar del menú Edición.
Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Pegar del menú Edición.
Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a más de un elemento, haga doble clic y luego haga clic en todos los elementos a los que desee dar formato.
Deshacer: Invierte el último comando o elimina la última entrada que haya escrito. Para invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación, haga clic en las acciones que desee deshacer.
Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación haga clic en las acciones que desee rehacer.
Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el hipervínculo que se especifique.
Autosuma: Agrega números automáticamente con la función SUMA. Excel sugiere el rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre el rango que desee y, a continuación, presione la tecla ENTRAR.
Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir valores para argumentos.
Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua, mediante la utilización de la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.
Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.
Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos, que le indicará los pasos necesarios para crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo o modificar un gráfico existente.
Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Los datos deben contener referencias geográficas, como abreviaturas de países o estados. Para configurar la ubicación y el tamaño del mapa en la hoja de cálculo, arrastre el puntero en forma de cruz.
Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.
Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200 por ciento para reducir o aumentar la presentación del documento activo.
Ayudante de Office El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias para ayudarle a realizar sus tareas.
9- BARRAS DE FORMULAS:
Barra situada en la parte superior de la ventana que muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda activa. Para escribir o modificar valores o fórmulas, seleccione una celda o un gráfico, escriba los datos y, a continuación, presione ENTRAR. También puede hacer doble clic en una celda para modificar directamente los datos en ella.
Botón Función
Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada, el elemento de gráfico o el objeto de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, presione ENTRAR para asignar rápidamente un nombre a una celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre se asignó previamente y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre.
Modificar Fórmula : Ayuda a crear una fórmula con funciones de hoja de cálculo.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.
Barra de estado
Barra situada en la parte inferior de la ventana del documento que muestra información acerca de un comando o un botón de una barra de herramientas, una operación en curso o la posición del punto de inserción.
En Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados, utilice una fórmula matricial.
Sintaxis
La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.
Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.
=(5+2)*3
Orden de Ejecución
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.
Operador Descripción
: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponente
* y / Multiplicación y división
+ y – Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación
Referencias de celda
Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volverá a calcular la fórmula.
=B15*5
Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o rótulos que representan a las celdas o rangos.
Funciones
Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La función más común en las hojas de cálculo es la función SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una fórmula para calcular el valor total de unas pocas celdas que contengan valores, la función de la hoja de cálculo SUMA calcula varios rangos de celdas.
Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.
Para introducir una fórmula que contenga una función, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la función que desee agregar a la fórmula. Si la función no aparece en la lista, haga clic en Más funciones para obtener una lista de las funciones adicionales. Introduzca los argumentos. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR.
Graficos
Puede presentar los datos de Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos. También puede crear gráficos a partir de tablas dinámicas. Para crear un grafico, seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el gráfico. Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico, incluya en la selección las celdas que los contienen. Haga clic en Asistente para gráficos. Siga sus instrucciones.
Si la hoja de cálculo incluye varios niveles de rótulos de fila y columna, el gráfico también puede presentarlos. Cuando cree el gráfico, incluya en la selección los rótulos de cada nivel. Para conservar la jerarquía cuando agrega datos al gráfico, cambie el rango de celda usado para crear éste.
10- IMPRIMIR:
Para imprimir un documento es necesario tener conectada y configurada una impresora. Haga clic en el menú Archivo en comando Imprimir, seleccione la impresora en el campo Nombre y establezca la configuración en el botón Propiedades. En este botón puede especificar el tamaño de las Pagina y su orientación, además de la resolución de la impresora y calidad de Impresión. Proporcione el intervalo de las paginas que desee imprimir, si selecciona Todo, será impreso todo el documento, si solamente desea imprimir la pagina actual, haga clic en el botón Página actual, o si ha seleccionado un área del documento haga clic en Selección. Si desea también puede especificar un intervalo de paginas especifico en la opción Páginas. Puede colocar la cantidad de copias que quiera imprimir de un documento. Puede especificar imprimir solo una parte del documento. Para imprimir rápidamente luego de haber establecido estos parámetros haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar.
11- INSERTAR CELDAS, FILAS ,COLUMNAS:
Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en las mismas. Si se mueven y se copian celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar que se peguen encima de los datos.
Para insertar celdas vacías seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacías. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Celdas. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.
Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Filas
Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B.
Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Columnas.
12- INTRODUCCION DE DATOS:
Una hoja de calculo es el documento principal que se utiliza para el almacenamiento y manipulación de datos. Cada una es una cuadricula rectangular conformada por filas y columnas. La intersección entre cada columna y cada fila es una celda, que es la unidad básica de la hoja de calculo en la cual se almacenan los datos. Si desea crear una hoja de calculo nueva haga clic en la opción Nuevo del menú Archivo o presione el botón Nuevo en la barra de herramientas estándar. Para grabar los cambios haga clic en la opción Guardar del menú Archivo o presione el botón Guardar en la barra de herramientas estándar
Para introducir datos en una celda, haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos y presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m.
Para introducir formulas, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Escriba un signo igual (=). Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función, Microsoft Excel insertará un signo igual. Introduzca la fórmula. Presione ENTRAR.
13- VISTA DE DISEÑO:
Son las diferentes formas en que podemos visualizar en el área de trabajo, el documento que estamos editando, estas son:
Normal muestra el formato del texto y una presentación simplificada del diseño de página. La vista Normal resulta práctica para la mayoría de las tareas de aplicar y modificar formatos. Para pasar a la vista Normal, haga clic en Normal en el menú Ver. Como la que se muestra a continuación.
Vista previa de salto de página pasa la hoja de cálculo activa a vista previa de salto de página, que es una vista de modificación que muestra la hoja de cálculo tal y como se va a imprimir. En esta vista, pueden moverse los saltos de página arrastrándolos a la izquierda, a la derecha o hacia abajo. Microsoft Excel cambia automáticamente la escala de la hoja de cálculo para ajustar las columnas y las filas a la página.
Resumen
EXcel 2000 es una hoja de cálculo bajo ambiente Windows que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas para expertos de Excel, con las cuales se pueden realizar trabajos en el área administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas de producción, etc. , aprovechando todas las ventajas que le ofrece al usuario manejar paquetes bajo ambiente Windows, como son la amigabilidad del editor de trabajos, las ayudas que ofrece Excel, la utilización teclas rápidas o combinadas para la ejecución de acciones y/o comandos del paquete, el uso del ratón para mayor movilización dentro del área del editor de Excel.
14- FORMULAS Y FUNCIONES:
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:
Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:
Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:
Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.
Partes de una fórmula de Excel
Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:
Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.
Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula
Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.
Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.
15- AUDITORIA DE BUSQUEDA:
La auditoría contable o auditoría de estados contables consiste en el examen de la información contenida en éstos por parte de un auditor independiente al ente emisor. El propósito de este examen es determinar si los mismos fueron preparados de acuerdo a las normas contables vigentes en cada país o región. Originalmente surge de la necesidad de las empresas de validar su información económica, por parte de un servicio o empresa independiente. En las empresas grandes es habitual la existencia de un departamento de auditoría interna, pero también existen numerosas empresas dedicadas a la auditoría.
Una vez realizados los procedimientos que el auditor considere oportunos, debe emitir una opinión sobre si los Estados Contables reflejan razonablemente la realidad patrimonial y financiera del ente auditado. En cada caso emitirá una opinión favorable o desfavorable por parte de un Auditor
16- NOMBRES DEFINIDOS:
Nombre que representa el valor de una celda, un rango de celdas, una fórmula o una constante. Puede crear su propio nombre definido, aunque Microsoft Office Excel en ocasiones lo hace por usted, por ejemplo cuando establece un área de impresión.
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17- GRAFICOS:
Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y así facilitan el análisis de grandes cantidades de información
Tipos:
Gráficos de columnas:
Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre elementos.
Gráficos de líneas:
Muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.
Gráficos Circulares:
Muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos, en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo.
Gráficos de Barras:
Ilustran comparaciones entre elementos individuales.
Gráficos de áreas:
Destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.
Gráficos Dispersión:
Muestran la relación entre los valores numéricos de varias serie de datos o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráfico se suele usar para datos científicos.
18- ILUSTRACIONES Y EFECTOS:
19- EXCEL COMO BASE DE DATOS:
Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.
Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.
20- ortografia y comentarios:
Revisar la ortografía y la gramática a la vez
Revisar la ortografía y la gramática en un archivo al mismo tiempo es útil si desea corregir su texto. Puede buscar posibles errores y, a continuación, confirmar cada corrección.
Puede solucionar cada error que el programa detecta de diferentes maneras.
Deseo corregir el error usando una de las palabras sugeridas.
Deseo corregir el error cambiando yo mismo la palabra.
La palabra mal escrita es la palabra real que utilizo. Deseo que todos los programas de Microsoft Office la reconozcan y no la traten como un error de ortografía.
Deseo omitir esta palabra mal escrita y pasar a la siguiente.
Deseo omitir todas las apariciones de la palabra mal escrita y pasar a la siguiente palabra.
Tengo tendencia a cometer este error repetidamente, por lo que deseo que el programa lo corrija de forma automática.
2 PARTE DEL TALLER
1- TIPOS DE DATOS - TEXTO
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access2002 son:
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.
Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.
En Access2002 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.
Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.
Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.
2- TIPOS DE DATOS- NUMEROS:
6- MODIFICAR UN COMENTARIO:
Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea modificar.
En el menú Insertar, haga clic en Modificar comentario.
Cuando termine de modificar el texto, haga clic fuera del cuadro de comentario.
7- ELIMNINAR UN COMENTARIO:
En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, haga clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas.
Imagen de la cinta de opciones de Word
Para desactivar las casillas de verificación de todos los revisores, elija Revisores y haga clic en Todos los revisores.
Vuelva a hacer clic en la flecha que aparece junto a Mostrar marcas, elija Revisores y, a continuación, haga clic en el nombre del revisor cuyos comentarios desea eliminar.
En el grupo Comentarios, haga clic en la flecha que aparece debajo de EliminarImagen del botón y después en Eliminar todos los comentarios mostrados.
NOTA Este procedimiento elimina todos los comentarios del revisor que ha seleccionado, incluidos los comentarios de todo el documento.
SUGERENCIA También puede revisar y eliminar comentarios utilizando el Panel de revisiones. Para mostrar u ocultar el Panel de revisiones, haga clic en Panel de revisiones en el grupo Seguimiento. Para llevar el Panel de revisiones a la parte inferior de la pantalla, haga clic en la flecha que aparece junto a Panel de revisiones y, a continuación, en Panel de revisiones horizontal.
Para poder trabajar eficazmente en una hoja de cálculo, debes poder desplazarte a través de ella cómodamente. Además de los íconos y los comandos principales de los menús, un cierto número de teclas aceleradoras facilita la navegación.
9- SELECCIÓN DE RANGOS.
11- LLENADO RAPIDO.
Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie Realizar un llenado arrastrando el cuadro de llenado (situar el cursor en el cuadrado de la esquina inferior derecha, el cursor se convierte en una cruz negra) a lo largo de una fila o una columna. La serie se repetirá a lo largo de la fila o columna tantas veces sea necesario para completar las celdas seleccionadas.
12- CREACIÓN DE LISTAS PERSONALIZADAS
Como has visto, las listas son de mucha utilidad al capturar información en una hoja. Por ese motivo Excel nos da la posibilidad de crear listas El primer paso para crear una lista personalizada es introducir los valores de la lista en un rango de celdas.
13- NOMBRE DE ARCHIVOS O FICHEROS
Para insertar la ruta y el nombre del archivo en una celda, debemos escribir en la celda =celda (“filename”) y luego presionar Enter.
14- DETERMINAR EL DIRECTORIO O CARPETA POR DEFECTO
Determinar el Directorio o Carpeta por defecto
Cuándo abrimos o guardamos un documento ¿ A qué directorio del disco duro Word lo va ha buscar o guardar Para respondernos a esta pregunta basta con elegir la opción Abrir y fijarse en cuál es el directorio que aparece arriba del panel en el cuadro Buscar en ¿Por qué?. La respuesta es que ese es el directorio por defecto para los archivos de documentos. Se ha configurado ese directorio en Word, como sitio por defecto para la ubicación de documentos Si nosotros indicamos un directorio por defecto, al abrir o guardar un documento, Word lo presentará como el actual y nos evitaremos, de ese modo, tener que seleccionarlo, posicionándonos en la unidad de disco, y en las carpetas de niveles superiores.
Para determinar un directorio por defecto para archivos de documentos actuar como sigue:
Activar el cuadro de Opciones del menú de Herramientas de Word.
Seleccionar la solapa Ubicación de archivos.
Seleccionar la línea de Documentos de la lista Tipos de archivos.
Pulsar el botón Modificar
Elegir en el cuadro de diálogo de Cambiar posición el directorio que queremos establecer por defecto
Pulsar el botón de Aceptar en los dos cuadros de diálogo
15- TRABAJAR EN EXCEL CON VARIAS VENTANAS
El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:
En la Cinta de opciones.
En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
En el cuadro de diálogo Formato de celdas.
23- COPIAR FORMATO.
Use Copiar formato para copiar rápidamente el formato de un elemento de un documento a otro. Seleccione aquello que le gusta, haga clic en Copiar formato y luego haga clic en lo que desea modificar para que se vea de la misma forma. Si desea copiar el formato a más de un elemento, haga doble clic en lugar de un solo clic en Copiar formato. Para salir de Copiar formato, presione Esc Copiar formato toma el formato del primer elemento, ya sea una forma, una celda, el borde de una imagen o un texto, y lo aplica al segundo. De esta manera, puede dedicar su tiempo a hacer bien el primer elemento y aplicar el mismo formato donde sea que quiera en el documento con un par de clics.
24- BORRAR FORMATO.
Cuando se borran celdas, se quita el contenido de las celdas (fórmulas y datos), el formato (incluidos formatos de número, formatos condicionales y bordes) o los comentarios pero se dejan las celdas vacías en la hoja de cálculo. Cuando se eliminan celdas haciendo clic en Eliminar en el menú Edición, Microsoft Excel quita las celdas de la hoja de cálculo y desplaza las celdas vecinas para llenar el espacio Seleccione las celdas, filas o columnas en las que desee borrar el formato o el contenido En el menú Edición, elija Borrar y, a continuación, haga clic en Formatos o en Contenido Puede borrar formatos y contenido haciendo clic en Todo. Esta operación también quita los comentarios de celda y la validación de los datos.
25- FORMATO CONDICIONAL.
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla. Esta es una serie de artículos que te ayudará a comprender mejor este concepto.
26- AUTO FORMATOS
Los autoformatos son formatos que Excel da a un grupo de celdas unidas, incluyendo algún tipo de cálculos. Sirve mucho cuando se tienen subtotales -que vienen incluidos en el comando datos. Los formatos condicionales llevan su nombre porque requieren de una condición para funcionar. Para ambos casos hay que seleccionar las celdas y después aplicar el tipo de formato deseado
27- APLICAR UN ESTILO
Un estilo es un conjunto de características de formato, como nombre de fuente, tamaño, color, alineación y espaciado. Cuando desea aplicar más de un formato a la vez a una celda o intervalo de celdas, es más sencillo aplicar un estilo. Los estilos también ayudan a mantener la consistencia de formato en todo un libro.
28- MODIFICAR UN ESTILO.
Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Aunque Microsoft Office Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el estilo de cada uno de los elementos del gráfico.
29- CREAR UN ESTILO.
Seleccione una celda que contenga la combinación de formatos que desee incluir en el nuevo estilo. (Puede especificar los formatos al dar nombre al estilo).
En el menú Formato, haga clic en Estilo.
En el cuadro Nombre del estilo, escriba el nombre que desee asignar al nuevo estilo.
Para definir y aplicar el estilo a las celdas seleccionadas, haga clic en Aceptar.
Para definir el estilo sin aplicarlo, haga clic en Agregar y, a continuación, en Cerrar.
30- ELIMINAR UN ESTILO.
Una vez creado el estilo podrás acceder a él desde la sección Personalizada de la galería de estilos de celda. Si por alguna razón necesitas eliminar un estilo de celda personalizado, debes hacer clic derecho sobre su nombre y seleccionar la opción Eliminar.
31- COPIAR UN ESTILO A OTRO LIBRO
Abra el libro que contenga los estilos que desee copiar.
Abra el libro al que desee copiar los estilos y, a continuación, haga clic en Estilo del menú Formato.
Haga clic en Combinar.
En el cuadro Combinar estilos, haga doble clic en el libro que contenga los estilos que desee copiar.
32- PROTECCIÓN DE CELDAS
Pon atención a la sentencia mostrada que dice Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas. De manera predeterminada todas las celdas de una hoja están “bloqueadas”. Suena un tanto confuso, pero se refiere a las celdas que son susceptibles a ser bloqueadas. Por ahora cierra el cuadro de diálogo Proteger hoja y continúa leyendo para saber más al respecto.
33- INMOVILIZAR PANELES
34- FUNCIONES
Funciones de excel
Funciones de búsqueda y referencia
Funciones lógicas
Funciones de texto
Funciones de fecha y hora
Funciones de información
Funciones estadísticas
Funciones matemáticas y trigonométricas
Funciones financieras
Funciones de ingeniería
Funciones de base de datos
Funciones de cubo
35- SINTAXIS DE UNA FUNCIÓN
La sintaxis de una función para Excel es de la siguiente manera =nombre de la función (argumento;argumento;argumento). Cada función tiene un conjunto de argumentos válidos. Pueden ser valores numéricos, alfanuméricos, direcciones de celdas, valores lógicos, etc. e incluso otras funciones.
36- INSERTAR FUNCIÓN
El cuadro de diálogo Insertar función en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da información sobre sus argumentos Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y podrás hacer prácticamente todo con el puntero del ratón. Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el botón Insertar función de la ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el cual se muestra como fx. El tercer método es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al pulsar el botón Autosuma.
37- BOTONES DE LA FICHA DE FORMULAS.
Inicio.
Insertar
Fórmulas
Revisar
Vista
38- LA FUNCIÓN DE AUTO SUMA
Esto se consigue con la función “Autosuma” y se opera de la siguiente manera Se selecciona la celda que se encuentra debajo de la columna que deseamos totalizar (sumar). Esta puede ser una o varias. En el ejemplo hemos seleccionado B23:E23 Pulsamos la opción “Autosuma” y obtenemos el valor total de la suma correspondiente a los datos de la columna.
39- FUNCIONES ANIDADAS
En este artículo aclararemos que son las funciones anidadas. En ciertos casos, puede que necesite usar una función determinada dentro de otra, como parte de uno de los argumentos (recuerde que el argumento es el valor o conjunto de valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos) de otra función.
40- MODIFICAR FUNCIONES
En el programa Excel al igual que puedes editar los datos y cambiar el texto y los números introducidos, también puedes modificar las fórmulas.
Para ello previamente has de editar la fórmula.
Para editar una fórmula puedes optar por dos caminos:
1. Hacer doble clic en la celda que contiene la misma.
2. Situarte en la barra de fórmulas y realizar el cambio.
Para practicar el editar una fórmula vas a realizar un sencillo ejercicio:
Abre una hoja de cálculo en blanco.
Sitúate en la celda A1.
Escribe con el teclado la fórmula siguiente: =1+2, pulsa Intro.
En la celda aparecerá el valor 3 que es el resultado de dicha suma.
Haz doble clic sobre la celda A1 justo al final de la misma.
El cursor se ha situado detrás del 2.
Pulsa la tecla Retroceso.
El número 2 se borra.
Escribe otro número cualquiera por ejemplo un 10 y pulsa Intro.
Ahora en la celda A1 el resultado de la operación que se muestra es 11.
41- REFERENCIAS CIRCULARES
Una referencia circular indirecta se crea cuando una fórmula hace referencia a otras celdas que a su vez hacen referencia a la celda original. Por ejemplo, la celda A1 tiene la fórmula =A2 + A3 y A3 tiene la fórmula =A4 + A1 Cuando Excel encuentra una referencia circular, ya sea directa o indirecta, muestra un mensaje de advertencia de referencia circular que muestra dos botones. El botón Aceptar permite dejar la referencia circular tal como se ha definido y el botón Ayuda muestra información de ayuda sobre el tema de referencias circulares.
42- FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
Las funciones matemáticas de Excel son utilizadas para ejecutar varias operaciones aritméticas como la suma y el producto de dos números. Las funciones trigonométricas de Excel permitirán obtener el seno, coseno y tangente de un ángulo especificado.
43- FUNCIONES DE FECHA Y HORA
Puedes indicar en Excel funciones para trabajar con fechas y horas, esta herramienta dispone de un gran número de fórmulas para realizar cálculos con estos parámetros. A continuación te muestro las funciones de fecha y hora más comunes, acompañando una breve explicación de la acción que realizan.
44- FUNCIONES ESTADÍSTICAS
Las funciones estadísticas de Excel te permitirán realizar un análisis estadístico de tus datos. Podrás obtener la covarianza, la desviación estándar, distribución beta, distribución binomial entre otras.
45- FUNCIONES DE TEXTO
La función texto convierte un valor numérico en texto y le permite especificar el formato de presentación mediante cadenas de formato especiales. Esa función es útil cuando desea ver los números en un formato más legible o cuando desea combinar números con texto o símbolos. Por ejemplo, supongamos que la celda A1 contiene el número 23,5. Para que el formato del número sea un importe de moneda
46- FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIAS
Las funciones de búsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También nos ayudan a obtener información de referencia de las celdas.
47- NOMBRAR RANGOS DE CELDAS
Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas
48- FUNCIONES DE INFORMACIÓN.
Las funciones de información de Excel son útiles para obtener información acerca de las hojas de trabajo y su contenido tales como su ubicación dentro de la hoja, ,su formato, el tipo de valor que contiene una celda o inclusive si la celda tiene el valor de error.
49- FUNCIONES LÓGICAS - FUNCIÓN SI
Esta fórmula permite contar elementos que cumplen un cierto criterio. Este criterio puede ser por ejemplo que las celdas sean iguales a un cierto valor, o que sean mayor/menos que un valor, o que sean iguales que algún texto, etc.
50- FUNCIONES LÓGICAS - FUNCIÓN Y
La función Y en Excel es una función lógica que nos permitirá evaluar varias expresiones lógicas y saber si todas ellas son verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la función también sea falso.
51- FUNCIONES LÓGICAS - FUNCIÓN O
La función O es una de las funciones lógicas de Excel y como cualquier otra función lógica solamente devuelve los valores verdadero o falso después de haber evaluado las expresiones lógicas que se hayan colocado como argumentos.
52- FUNCIONES FINANCIERAS - PAGO
La función PAGO te devuelve la mensualidad que debes pagar al pedir un préstamo con interés constante. Los tres primeros argumentos son obligatorios
53- FUNCIONES FINANCIERAS - PAGOINT
La función PAGOINT te dice que parte de interés pagas en un mes concreto.
54- FUNCIONES FINANCIERAS - PAGO.INT.ENTRE
Devuelve la cantidad de interés pagado entre dos períodos, en un sistema de amortización de préstamo con cuotas constantes vencida o anticipadas.
55 - FUNCIONES FINANCIERAS PAGO.PRINC.ENTRE
Capital acumulado. Devuelve la cantidad acumulada de capital pagado sobre un préstamo en un período de tiempo para una inversión con tipo constante de interés. Calcula el interés acumulativo pagado para un período de inversión con una tasa de interés constante
56- FUNCIONES FINANCIERAS - PAGOPRIN
Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período determinado basándose en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante.
57- FUNCIONES FINANCIERAS - TASA
TASA(núm_per, pago, va, [vf], [tipo], [estimar])
núm_per (obligatorio): Número de períodos de pago de un préstamo.
pago (obligatorio): Pago efectuado en cada período.
va (obligatorio): Valor actual.
vf (opcional): Valor futuro.
tipo (opcional): Indica el momento del pago: 1 = inicio del período, 0 = final del período.
estimar (opcional): Estimación de la tasa de interés.
58- FUNCIONES FINANCIERAS - TASADESC
TASA.DESC(liquidación, vencimiento, precio, amortización, [base])
liquidacion (obligatorio): Fecha de liquidación del valor bursátil.
vencimiento (obligatorio): Fecha de vencimiento del valor bursátil.
precio (obligatorio): El precio del valor bursátil por cada 100$ de valor nominal.
amortización (obligatorio): Rendimiento del valor bursátil por cada 100$ de valor nominal.
base (opcional): 0 = 360 días, 1 = real, 2 = real/360, 3 = real/365.
59- FUNCIONES FINANCIERAS - TASAINT
(liquidación, vencimiento, inversión, valor_de_rescate, [base])
liquidación (obligatorio): Fecha de liquidación del valor bursátil.
vencimiento (obligatorio): Fecha de vencimiento del valor bursátil.
inversión (obligatorio): Cantidad de dinero invertida en el valor bursátil.
valor_de_rescate (obligatorio): Valor que se recibirá en la fecha de vencimiento.
base (opcional): 0 = 360 días, 1 = real, 2 = real/360, 3 = real/365.
60- FUNCIONES FINANCIERAS. - TASA-NOMINAL
64- FUNCIONES FINANCIERAS - VA
#¡NUM! – Este error se produce cuando Excel detecta cuando una fórmula o función requiere un dato numérico y se ha introducido un dato no numérico como una letra o una fecha.
También puede ser que el resultado del cálculo resulta tan grande o pequeño que Excel no pueda mostrarlo.
Ejemplo – El cálculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el error #¡NUM! dado a que Excel no puede mostrar el valor tan elevado de dicho cálculo.
#¡DIV/0! – Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no contiene ningún valor.
Ejemplo – El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará como resultado el error #¡DIV/0!
#¡REF! – Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un cálculo con referencias de celdas no válidas.
Ejemplo – Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas que contienen datos vinculados a unas fórmulas, al desaparecer dichos datos las fórmulas no pueden calcular y aparece el error #¡REF!
#¡NULO! – Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algún cálculo o función rangos de datos o celdas que no interseccionan.
Ejemplo – La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la imagen dá como resultado el error #¡NULO!
#N/A –Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan funciones de búsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de búsqueda especificado.
Ejemplo – usar la función BuscarV para encontrar un valor que no existe en el rango de búsqueda especificado.
##### - Este error se muestra cuando :
El valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de la columna
Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.
Ejemplo – multiplicar una fecha por el valor de -2.
100- AUDITORIA DE FORMULAS:
Es la tercera sub pestaña de Excel es una aplicacion necesaria para Rastrear, quitar, comprobar,evaluar e inspeccionar las formulas utilizadas en el documento.
4.3.1 Rastrear Precedentes: Muestran flechas que indican que afectan el valor de la celda seleccionada.
4.3.2 Rastrear Dependientes: Muestran flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda seleccionada.
4.3.3 Quitar Flechas: Quita las flechas insertadas del resultado de rastrear precedentes y pendientes.
4.3.4Mostrar Formulas: Muestra la formula utilizada en cada celda en vez del valor resultante. Modo Abreviado (Alt+º)
4.3.5Comprobaciòn de Errores: Busca errores comunes en las celdas, y rastrea las celdas que tengan este error.
4.3.6 Evaluar Formula: Evalua la formula de manera individual o parte por parte para depurar el proceso.
4.3.7 Ventana de Inspeccion:Supervisa los valores de las celdas seleccionadas al tiempo que las muestra en una celda contigua.
101- Rastrear Precedentes:
Muestran flechas que indican que afectan el valor de la celda seleccionada
102 - Rastrear Dependientes:
Muestran flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda seleccionada.
103- Quitar Flechas:
Quita las flechas insertadas del resultado de rastrear precedentes y pendientes.
104- SELECCIONES ESPECIALES DE CELDAS
Mediante el uso de los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Microsoft Office Excel puede mover o copiar celdas completas o su contenido. También puede copiar contenido o atributos específicos
de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el valor resultante de una fórmula sin copiar la propia fórmula, o copiar solamente la fórmula
105- PROTECCION DE ARCHIVOS
En ocasiones necesitamos proteger nuestros archivos en Excel para impedir que nos modifiquen los datos, le agreguen o eliminen filas y columnas, etc.
Manual de Excel Avanzado
Se pueden proteger celdas, hojas de cálculo y libros completos, dependiendo de las necesidades de seguridad de cada usuario.
106- PROTECCION DE LIBROS
Se puede proteger de dos formas. Para impedir que un usuario no autorizado pueda abrir el libro, y para permitir que los usuarios puedan abrir el libro pero que no puedan realizarle cambios.
El procedimiento es dar clic en el botón de office en la parte superior izquierda de la pantalla, elegir “Guardar como”, y en la parte inferior izquierda de la ventana que se abre, dar clic en “Herramientas”. Allí elegir “Opciones generales” que es donde se le asignan las contraseñas, ya sea para apertura, para escritura o para las dos.
107- PROTECCION DE HOJAS
Es la más sencilla de todas. Simplemente se da clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja que se quiere proteger, y allí se despliega un menú en el que aparece la opción “Proteger hoja”.
Allí se pueden marcar las opciones que se pueden o no realizar en la hoja como insertar filas, columnas, aplicar formato, insertar hipervínculos, ordenar, seleccionar celdas, etc.
108- MATRICES
una matriz es una colección de elementos. En Excel, esos elementos pueden residir en una única fila (lo que se denomina una matriz horizontal unidimensional), una columna (una matriz vertical unidimensional) o varias filas y columnas (una matriz bidimensional). En Excel no es posible crear matrices ni fórmulas de matriz tridimensionales.
109- FUNCION FRECUENCIA USANDO MATRICES
FRECUENCIA(datos;grupos)
Calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve un matriz vertical de números. Por ejemplo, utilice FRECUENCIA para contar el número de los resultados que se encuentran dentro de un rango. Debe introducirse como una fórmula de matrices debido a que FRECUENCIA devuelve una matriz.
Datos es una matriz de un conjunto de valores o una referencia a un conjunto de valores cuyas frecuencias se desea contar. Si datos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve una matriz de ceros.
Grupos es una matriz de intervalos o una referencia a intervalos dentro de los cuales se desea agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve el número de elementos contenidos en datos.
110- CONSOLIDACION DE DATOS
Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o específica.
Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas regionales, podría utilizar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener totales de ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la organización.
Para consolidar datos, utilice el comando Consolidar del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
111- CONSOLIDACION POR POSICION
Para consolidar los datos crearé una nueva hoja y haré clic en el botón Consolidar que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos.
Se mostrará el cuadro de diálogo Consolidar en donde se deberá especificar cada uno de los rangos de las diferentes hojas. Puedes hacer clic en el botón de selección de referencia para seleccionar los rangos fácilmente.
Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botón Agregar. De la misma manera se deben agregar cada una de las hojas hasta tener todas las referencias enlistadas. Finalmente debo marcar los cuadros de selección de rótulos en la Fila superior y en Columna Izquierda de manera que los datos sean presentados adecuadamente.
Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botón Agregar. De la misma manera se deben agregar cada una de las hojas hasta tener todas las referencias enlistadas. Finalmente debo marcar los cuadros de selección de rótulos en la Fila superior y en Columna Izquierda de manera que los datos sean presentados adecuadamente.
Al pulsar el botón Aceptar, Excel realizará la consolidación de los datos y los colocará en la nueva hoja de Excel
De esta manera la información que antes estaba en diferentes hojas de Excel ha sido consolidada correctamente en una sola hoja.
112ESQUEMAS:
Esquemas: Es la quinta pestaña de datos, consta de aplicaciones utiles para agrupar o no, los datos contenidos en las tablas.
Agrupar: Agrupa un rango de celda para expandirla o contraerla.
Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas, agrupada anteriormente.
Subtotal: Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando automaticamente subtotales y totales para las celdas seleccionadas.
113- ESQUEMA AUTOMATICO:
Ubíquese en una celda y diríjase a la pestaña Datos, dentro del menú Agrupar, seleccione la opción Autoesquema
Si sale el siguiente error
Automáticamente Excel ha formado una estructura particular característica de los esquemas: Lineas divisorias para filas y columnas con los números de niveles disponibles.
Al hacer clic sobre los signos "menos" (-) en la barra superior e izquierda de la hoja, Excel mostrará de forma resumida la información
Es la primera opción de insertar y contiene las siguientes herramientas, que nos facilitan la organización y administración de los datos u información depositados en las tablas.
Tabla Dinámica: Nos sirve para resumir los datos en tablas más avanzadas que las que tenemos en la pág. Principal. Mediante gráficos.
Tabla: Crea una tabla para administrar y organizar datos. Permiten ordenar filtrar y dar formatos principales a las tablas.
115- TABLAS DE UNA VARIABLE:
Una tabla de una variable, consta de una columna o fila de valores y una o más fórmulas para
aplicar a estos valores. Las tablas permiten actualizaciones rápidas de los resultados que se
obtienen a partir de los valores, simplemente cambiando la fórmula que se les tiene que aplicar, la
obtención de resultados es inmediata.
132- REFERENCIAS RELATIVAS DE UNA MACRO:
En ocasiones cuando utilizamos el 'Asistente para Macros' para Grabar Macros sencillas, que requieran sólo de una secuencia de acciones, nos hemos dado cuenta de la importancia de marcar o no la opción de Usar referencias relativas, y ésto funciona igual en las versiones Excel 2003 y Excel 2007.
Pongamos por ejemplo que deseamos grabar una macro que de color al fondo de la celda que tenga activa en ese momento. Si accedo al Asistente para Macros y Grabo mi macro sin seleccionar 'Usar referencias relativas' el resultado es este:
Sub Color_fondo()
'
' Color_fondo Macro
' Da color amarillo al fondo de la celda C4
'
' Acceso directo: CTRL+h
'
Range("C4").Select
With Selection.Interior
.ColorIndex = 6
.Pattern = xlSolid
End With
End Sub
vemos en la programación que hemos obtenido (Alt+F11 editor Visual Basic) que exclusivamente se seleccionará al ejecutar la Macro 'Color_fondo' la celda C4.
Si repetimos la misma operación, pero esta vez, pulsando la opción de 'Usar referencias relativas' vemos el código desarrollado por el Asistente:
Sub Color_fondo_2()
'
' Color_fondo_2 Macro
' Da color verde al fondo de la celda activa
'
' Acceso directo: CTRL+j
'
ActiveCell.Select
With Selection.Interior
.ColorIndex = 4
.Pattern = xlSolid
End With
End Sub
Observamos la diferencia entre un desarrollo y otro, y es que en el caso de haber pulsado 'Referencias relativas' el código VBA generado por el Asistente ha sido ActiveCell.Select, mientras que en el primer caso, sin activar 'Referencias relativas' el código VBA fue Range("C4").Select:
ActiveCell.Select: selecciona la celda activa en ese momento, y es a esa celda a la que dará color.
Range("C4").Select: selecciona exclusivamente la celda C4, y por tanto será a la única celda que dará color.
En Excel 2003 el botón de 'Referencia relativa' aparece en la barra de herramientas Detener grabación que se activa cuando estamos grabando una Macro con el Asistente:
En Excel 2007 el botón de 'Referencia relativa' aparece en el menú Programador> Opciones de Código:
:
Con ella podrás elegir que sea Windows el que busque los dispositivos instalados y que sea el mismo el que instale el controlador correcto para el dispositivo, también tienes la posibilidad de seleccionarlo tu mismo aunque te recomendamos que dejes que Windows Me instale el que considere oportuno.
Pulsa Siguiente.
Después el asistente empezará a detectar hardware que no es Plug & Play. El progreso de la detección llevará un tiempo.
Una vez detectado todo el hardware Windows ya está preparado
para instalarlos, cuando encuentre algún nuevo hardware te da la opción de elegir de donde quieres que obtenga los controladores del dispositivo, puede ser desde el disquete proporcionado por el fabricante, que busque los que incorpora Windows Me o buscarlos desde el CD que porporciona el fabricante, una vez elegida la opción pulsa siguiente.
En el caso de que no encuentre ningún nuevo hardware podemos elegirlos nosotros mismos, primero seleccionaremos el tipo de dispositivo a instalar (ratón, módem,tarjeta gráfica,etc), a continuación seleccionamos el fabricante y el modelo de nuestro dispositivo, en el caso de no encontrarse en la lista podemos utilizar la opción Utilizar disco con la que tendremos que indicar el lugar donde se encuentran los drivers que el fabricante nos proporciona, después pulsamos Siguiente.
6- COMO COMPROBAR HERRORES EN WINDOWS
7- COMO SE DES FRAGMENTA UN DISCO
Hay varias formas para entrar a desfragmentar un disco duro
Primera forma de acceder:
- Pulsamos en el botón de inicio de la barra de tareas.
- Seleccionamos Programas.
- Seleccionamos Accesorios.
- Seleccionamos Herramientas del Sistema.
- Seleccionamos Desfragmentador de disco.
Segunda forma de acceder:
Después de hacer doble click sobre el icono MiPC se abre un ventana con la información de nuestro PC, incluyendo las unidades de almacenamiento.
Pinchamos con el botón derecho del ratón sobre el disco duro que queramos desfragmentar y en el menú que se despliega elegimos Propiedades.
Se abrirá otra ventana con diferentes pestañas en la que tenemos que seleccionar Herramientas.
Por último se pulsa el botón Desfragmentar ahora.
Tercera forma de acceder:
Esta tercera es una variante de la anterior, la diferencia estriba en que se puede acceder desde una ventana del explorador de archivos de Windows, pulsando con el botón derecho sobre la unidad. A partir de ahí el proceso es similar al anterior.
8- COMO CREAR CARPETAS EN LAS UNIDADES DE ALMACENAMIENTO
Para eliminar un archivo o una carpeta:
Haga clic con el botón secundario en el archivo o la carpeta que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar. Se requiere permiso de administrador Si se le solicita una contraseña de administrador o una confirmación, escriba la contraseña o proporcione la confirmación.
El comando Eliminar
También puede eliminar un archivo o una carpeta arrastrándolos a la papelera de reciclaje o seleccionando el archivo o la carpeta y, a continuación, presionando Supr.
Notas
Al eliminar un archivo o una carpeta del disco duro, no se elimina enseguida. En lugar de eso, se almacena en la papelera de reciclaje hasta que ésta se vacía. Para eliminar un archivo de manera permanente sin moverlo primero a la papelera de reciclaje, seleccione el archivo y, a continuación, presione Mayús+Supr.
Si elimina un archivo o una carpeta de una carpeta de red o de una unidad flash USB, es posible que se elimine de manera permanente en lugar de almacenarse en la papelera de reciclaje.
Si un archivo no se puede eliminar, podría deberse a que lo está usando un programa que se está ejecutando actualmente. Trate de cerrar el programa o reinicie el equipo para corregir el problema.
10- COMO COPIAR Y MOVER CARPETAS
Mover Carpetas o Archivos
Mover una carpeta o archivo significa copiar el elemento a su destino y después eliminarlo de su posición inicial. Los pasos a seguir son muy similares.
Pulsaremos el botón Mover a que abrirá una nueva ventana titulada Mover elementos.
Buscaremos la carpeta donde vayamos a mover el elemento seleccionado.
Una vez seleccionada la carpeta pulsaremos Mover.
En el caso de no tener creada la carpeta donde vamos a mover la información pulsaremos Crear mueva Carpeta. Tanto si movemos como si copiamos una carpeta o archivo puede suceder que el nombre de alguna/o de ellas/os coincida con el nombre de alguna carpeta o archivo del destino, en ese caso windows preguntará si queremos reemplazar el archivo o la carpeta existente por el otro archivo o carpeta nuevo/a.
Escribiremos el nuevo nombre a la carpeta.
Pulsaremos Aceptar.
Cuando copiamos o movemos una carpeta se copia o mueve todo su contenido.
11- COMO CAMBIAR EL NOMBRE DE UN ARCHIVO O CARPETA.
Cambiar el nombre a una Carpeta o Archivo
Seleccionaremos la carpeta o el archivo al cual queramos cambiarle el nombre.
Con el botón derecho del ratón haremos clic sobre él o ella.
Seleccionamos Cambiar Nombre del menú contextual entonces el nombre de la carpeta o archivo estará seleccionado y con el cursor parpadeando en el interior del recuadro del nombre.
Escribiremos el nuevo nombre.
Pulsaremos Intro o haremos clic fuera de la carpeta o archivo para que los cambios se hagan efectivos.
12- COMO MOSTRAR O OCULTAR UNA CARPETA.
En el afán de tener mayor privacidad o por seguridad a veces es preciso esconder las carpetas o ciertos archivos en Windows 7, que en pocos pasos te da el beneficio de mantener a buen resguardo tus documentos o archivos.
El proceso para ocultar una carpeta o archivo de tu computadora con Windows 7, es tan fácil como el usado para mostrar los que están ocultos.
Igual que en las versiones anteriores de Windows, Windows 7 tiene la función de ocultar y mostrar archivos y carpetas. Haz lo siguiente para esconder las carpetas o archivos de Windows 7:
• Clic derecho en el archivo o carpeta y selecciona “Propiedades”.
• Habilitar la casilla que se nombra “Ocultar” y clic en “Aplicar” para ocultar instantáneamente el archivo o carpeta.
Si el archivo o carpeta todavía aparece visible en el explorador, faltarían otros pasos adicionales:
• Abrir el explorador de Windows. Para hacerlo debes abrir una carpeta cualquiera en el escritorio.
• Clic en la pestaña “Organizar” y después en “Carpeta y Opciones de búsqueda”. Esto es para entrar en las “Opciones de carpeta”.
• Cuando tengas frente a ti la ventana de diálogo de las “Opciones de carpeta”, das clic en la pestaña “Ver” y te ubicas en la opción “No mostrar archivos, carpetas y discos ocultos”.
• Seleccionar la mencionada opción y finalmente, confirmas con el botón “Aplicar”.
Para ver los archivos ocultos.
Instrucciones:
■Vaya al “Panel de control” haciendo clic en el botón “Inicio“, y haciendo clic en Panel de control.
■Haga clic en “Apariencia y personalización” del Panel de control.
■Desde la ventana “Apariencia y personalización“, haga clic en “Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos” de la sección Opciones de Carpeta.
■En las ventanas de Opciones de carpeta, busca “Mostrar archivos ocultos, carpetas y unidades” en la sección Configuración avanzada, y elija el botón a la izquierda de la selección. Esto le mostrará los archivos y carpetas que están ocultos por defecto, pero no se consideran los protegidos del sistema operativo.
■Para mostrar todos los archivos ocultos, también desactive la casilla de abajo que dice “Ocultar archivos protegidos del sistema operativo (recomendado).”
■Usted recibirá una ventana de advertencia acerca de mostrar los archivos protegidos del sistema operativo. Haga clic en “Aceptar” para continuar, luego en “Aceptar” para salir de la ventana “Opciones de carpeta” y guardar los cambios.
■Su equipo ya está configurado para mostrar archivos ocultos en Windows.
1- QUE ES EXCEL:
xcel es uno de los productos estrellas de Microsoft Office. Excel, no es más que una hoja de cálculo, la cual contiene aproximadamente 65.000 líneas, 256 hojas por carpeta y 256 columnas.
Lo que realiza esta hoja de cálculo, o sea Excel, son ejercicios aritméticos. Como por ejemplo, balances, cálculos de calificaciones escolares o universitarias y todo aquello similar a estos procedimientos.
Esta hoja de cálculo, se desarrollo originalmente para los Macintosh. Por lo que al momento en que Bill Gates se separa de IBM, traslada aquel producto a lo que se convertiría Microsoft Windows. La primera hoja de cálculo de Microsoft se llamó Multiplan, con la cual se quería competir contra Lotus. Esto ocurrió en el año 1982. Posteriormente en 1985, nace Excel. También para competir contra Lotus. Eso sí, no hay que olvidar, como comentamos anteriormente, que Excel fue originalmente diseñado, para trabajar con la gráfica de Macintosh.
Recién para 1990, las ventas de Excel, lograron superar las de Lotus, en todo el globo. La gracia de Excel, fue haber sido, el primer tipo de software, con el cual se podían realizar cálculos independientes por cada celda. Antiguamente, cuando se calculaba en las otras hojas de cálculo, estas realizaban el calculo completo o mejor dicho, recalculaban todo de manera constante.
Excel es una planilla de calculo es decir una calculadora
estas son todas las funciones
Poner en marcha el Programa
Partes de la pantalla
La Barra de Fórmulas y la hoja de trabajo
Escribir
Visualización de las filas
Las hojas
Seleccionar filas y columnas
Seleccionar bloques de celdas
Introducir y cambiar datos
Nombrar celdas y rangos
Dar formato a los datos
Ejemplo de formato
Formulario formato de celda
Autoformatos en excel
Alinear los datos
Desbordamiento de datos
Guardar y recuperar archivos
Propiedades del archivo
Operaciones numéricas
Operaciones matemáticas
Orden de las operaciones
Listas
Funciones
Insertar funciones
Crear series
Utilizar nombres de rango en las funciones
Copiar valores
Copiar fórmulas
Copiar valores
Copiar formato
Mover
Los gráficos
Modificar gráficos
Añadir dibujos
Insertar
Eliminar
Ortografía
Autocompletar
Imprimir
El ayudante de office
Como obtener ayuda
2- CONOCIMIENTOS DE EXCEL:
3- BARRA DE MENÚ:
La barra de menú de Excel 2010 tiene varias pestañas y cada una de ellas tiene diferentes funciones a continuación vamos a describir brevemente la función de cada una de ellas
Pestaña de inicio:
Esta opción contiene comandos para formatear y modificar datos, el manejo del portapapeles, cambios de estilo, insertar o eliminar filas, editar hojas entre otras opciones.
Pestaña de Insertar:
Desde este menú se puede insertar tablas, imágenes, diagramas, formas, gráficos. Hipervínculos o texto
Pestaña de Diseño de página:
Esta pestaña determina la apariencia general de la página, así como podemos darle formato para ver cómo será impresa.
Pestaña de Formula:
Esta es una de las pestañas principales de Excel, ya que en esta pestaña vamos a poder insertar nuestras fórmulas para poder realizar nuestros cálculos.
Datos:
En esta pestaña podemos escoger que datos son los que vamos a usar en nuestra hoja de cálculo, así como obtenerlos, definirlos, si son datos externos, ordenarlos, filtrarlos y varias opciones más relacionadas con el manejo de la información.
Revisar:
Está opción está relacionada con la revisión del texto que utilicemos, la ortografía, traducirlo, agregar los cometarios a las celdas, proteger los libros o las hojas de nuestro archivo, compartir, etc.
Vista:
En esta opción determinamos como podemos ver la hoja que estamos utilizando, como o de qué manera se pueden organizar, ver macros, etc.
Programador:
Esta es una opción que nos permite utilizar el código para programar o crear objetos en visual Basic, realizar macros, crear objetos, nos da la opción de trabajar con archivos de formato XML, entre otras opciones.
Complementos:
Esta pestaña contiene comandos complementarios que nos sirven para personalizar el libro que estemos usando.
4- PARA QUE SIRVE UNA PLANTILLA DE CALULO
Crear una plantilla
1- Determine el tipo de plantilla que desea:
Plantilla de libro
Cree un libro que contenga las hojas, el texto predeterminado (como los encabezados de página y los rótulos de filas y columnas), las fórmulas, las macros, los estilos y otra información de formato que desee incluir en los nuevos libros basados en la plantilla.
Plantilla de hoja de cálculo
Cree un libro que contenga una hoja de cálculo. En la hoja de cálculo, incluya el formato, los estilos, el texto y otra información que desee que aparezca en todas las hojas nuevas de ese tipo.
2- Para mostrar una imagen de la primera página de una plantilla en el cuadro Vista previa del cuadro de diálogo Plantillas (Plantillas generales, panel de tareas Nuevo libro), haga clic en Propiedades del menú Archivo, a continuación en la ficha Resumen y, finalmente, active la casilla de verificación Guardar vista previa.
3- En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
4- En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla.
5- En el cuadro Guardar en, seleccione la carpeta en que desee almacenar la plantilla.
Para crear la plantilla de libro predeterminada o la plantilla de hoja de cálculo predeterminada, seleccione la carpeta XLStart o la carpeta de inicio alternativa. La carpeta XLStart suele estar en
C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office11\XLStart
Para crear una plantilla personalizada de libro o de hoja de cálculo, seleccione la carpeta Plantillas, que suele encontrarse en
C:\Documentos y configuración\nombre_usuario\Datos de programa\Microsoft\Plantillas
6- Escriba el nombre de la plantilla en el cuadro Nombre de archivo. Siga uno de estos procedimientos:
Plantilla de libro
Escriba libro para crear la plantilla de libro predeterminada.
Para crear una plantilla de libro personalizada, escriba cualquier nombre de archivo válido.
Plantilla de hoja de cálculo
Escriba hoja para crear una plantilla para las hojas de cálculo predeterminadas.
Para crear una plantilla personalizada, escriba cualquier nombre de archivo válido.
7- Haga clic en Guardar y, a continuación, elija Cerrar en el menú Archivo.
5- LOS LIBROS DE CUENTAS DE EXCEL
Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft Access se denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.
Cada uno de estos libros se componen de una serie de planillas donde se encuentra albergada la información; de esta forma es posible relacionar las planillas y compartir la información que se guarda en ellas. Cada una de estas planillas se denominan hojas.
Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector inferior de la pantalla.
Mucho más que una planilla de cálculos
Excel 2000 además de funcionar como una típica planilla de cálculos nos deja insertar otros objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos, presentaciones, páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la planilla de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.
Excel 2000 es muy relacionable con Access 2000, o sea, con las bases de datos creadas con éste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las planillas de cálculos existen dos conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de un tipo de información –por ejemplo, los nombres de todas las ciudades americanas-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo.
Cómo enviar un libro por correo electrónico y otras opciones: Para hacer esto vamos al menú Archivo, y desplegamos el submenú Enviar a.
Cómo ver las propiedades del libro actual: Simplemente vamos a la opción Propiedades que se encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que se abre se divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar.
6- TRABAJO CON VENTANAS DE EXCEL:
Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de Excel 2000 (obviamente teniendo Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el menú de control.
Maximizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Maximizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Maximizar.
Minimizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Minimizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Minimizar.
Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Restaurar de la barra de título (éste aparece sólo si la ventana está maximizada) o bien, en el menú de control, elegimos la opción Restaurar.
Mover la ventana de Excel 2000: Esta operación la podemos realizar sólo si la ventana está en un tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un drag and drop (este método ya fue explicado) sobre la barra de título del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del menú de control, y lo podemos hacer utilizando el teclado.
Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo hacemos un drag and drop sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al menú de control y clickeamos la opción Tamaño. Esto también sólo lo podemos hacer cuando la ventana de Excel está en el tamaño Restaurado.
Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para hacerlo sólo debemos presionar su botón en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma soltamos las teclas.
Cerrar el Excel 2000: Para hacerlo podemos optar por cuatro formas: 1- En el menú de control, clickeamos la opción Cerrar. 2- Presionamos la combinación de teclas Alt+F4. 3- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la opción Salir. 4- Clickeamos el botón Cerrar que está en la barra de título del Excel 2000. De cualquier manera, si los libros abiertos no están guardados, aparecerán sus respectivos cuadros de información.
Sobre gustos no hay nada escrito
Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir al menú Formato y elegir la opción Celdas. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, el cual posee seis fichas:
Número: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial o Perzonalizada.
Alineación: Obviamente posee opciones referentes a la alineación de los datos ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados.
Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en que se van a visualizar los datos seleccionados, ya sea el estilo, la fuente propiamente dicha, el tamaño, el tipo de subrayado, el color y varios efectos más. También podemos ver como en todas las demás fichas la muestra de lo que estamos haciendo.. Casi todos los comandos que están en esta ficha, los podemos encontrar en la barra de herramientas Formato.
Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.
Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente un color).
Proteger: Posee unas opciones con respecto a la protección del rango o celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.
Otras Opciones Acerca Del Libro Actual
Cómo especificar opciones acerca de la página: Para hacerlo, vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja.
Pagina
Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculo impresas si cambia opciones del cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de cálculo pueden imprimirse en orientación vertical u horizontal; también pueden usarse diferentes tamaños de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenes izquierdo y derecho o superior e inferior. Además, puede cambiar el orden de las páginas impresas, así como el número de página inicial.
Márgenes
Para establecer los márgenes de un documento, haga clic en el menú Archivo, posteriormente haga clic en el comando Configurar Página y haga clic en la Ficha Márgenes. Establezca los valores los márgenes Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo.
Encabezados y Pies de Página.
Para basar un encabezado o un pie de página personalizados en otro existente integrado, haga clic en el encabezado o el pie de página en las casillas Encabezado o Pie de página, respectivamente. Haga clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página. Haga clic en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha y en los botones para insertar la información de encabezado o pie de página, como el número de página, que desea incluir en la sección. Para introducir texto adicional en e l encabezado o el pie de página, escríbalo en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha. Para iniciar una línea en una de las casillas de sección, presione ENTRAR. Para eliminar una sección en un encabezado o pie de página, selecciónela en la casilla de sección y presione RETROCESO.
Hoja
Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desee imprimir, haga clic en el cuadro Área de impresión y arrastre hacia las áreas de las hojas de cálculo que desee imprimir. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.
Seleccione una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas o filas como títulos en cada página de una hoja de cálculo impresa. Si desea especificar alguna fila como el título horizontal de cada página, seleccione Repetir filas en extremo superior. Si desea títulos verticales en cada página, seleccione Repetir columnas a la izquierda. A continuación, en la hoja de cálculo, seleccione una celda o celdas en las columnas de título que desee. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.
7- BARRA DE HERAMIENTAS DE FORMATO
Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a los elementos integrantes del documento. Esta compuesta por los siguientes botones:
Boton Función
Fuente: Cambia la fuente del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Fuente, seleccione un nombre de fuente
Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamaños del cuadro Tamaño de fuente dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa.
Negrita: Pone el texto y los números seleccionados en formato negrita. Si la selección ya está en negrita, haga clic para quitar este formato.
Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados en formato cursiva. Si la selección ya está en cursiva, haga clic en para quitar este formato.
Subrayado: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección ya está subrayada, haga clic en para quitar este formato.
Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la izquierda con el borde derecho discontinuo.
Centrar: Centra el texto, números u objetos entre líneas seleccionados.
Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la derecha con el borde izquierdo discontinuo.
Combinar y centrar: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear una única celda. La celda resultante contiene sólo los datos situados en la parte superior izquierda de la selección, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original seleccionado.
Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional a las celdas seleccionadas. Dependiendo del país seleccionado en el cuadro de diálogo Configuración regional de Windows, puede aparecer el botón Estilo de moneda internacional en lugar del botón Estilo de moneda.
Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.
Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.
Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.
Disminuir Sangría: Disminuye la sangría izquierda
Aumentar Sangría: Aumenta la sangría izquierda
Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, párrafos, celdas, imágenes u otros objetos seleccionados.
Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.
Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho clic.
8- BARRAS DE HERRAMIENTAS ESTANDAR:
La barra de Herramientas Estándar, permite llevar a cabo algunos de los comandos que existen en la barra de menú, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el menú Ver, luego ubique la opción Barra de herramientas y haga clic sobre la opción Estándar. Esta compuesta por los siguientes botones:
Botón Función
Nuevo: Este botón permite la creación de un nuevo documento de Excel. Haga clic sobre él y de inmediato se creara un nuevo documento en blanco.
Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, haga clic sobre este botón y ubique la posición del documento que quiere recuperar.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.
Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con las configuraciones realizadas en la opción Imprimir del menú Archivo.
Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldrá impreso. Haga clic para activar la Vista Preliminar, para terminar presione el Botón Cerrar.
Ortografía y Gramática: Revisa los errores ortográficos y gramaticales del documento activo.
Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Cortar del menú Edición.
Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Copiar del menú Edición.
Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Pegar del menú Edición.
Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a más de un elemento, haga doble clic y luego haga clic en todos los elementos a los que desee dar formato.
Deshacer: Invierte el último comando o elimina la última entrada que haya escrito. Para invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación, haga clic en las acciones que desee deshacer.
Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación haga clic en las acciones que desee rehacer.
Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el hipervínculo que se especifique.
Autosuma: Agrega números automáticamente con la función SUMA. Excel sugiere el rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre el rango que desee y, a continuación, presione la tecla ENTRAR.
Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir valores para argumentos.
Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua, mediante la utilización de la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.
Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.
Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos, que le indicará los pasos necesarios para crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo o modificar un gráfico existente.
Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Los datos deben contener referencias geográficas, como abreviaturas de países o estados. Para configurar la ubicación y el tamaño del mapa en la hoja de cálculo, arrastre el puntero en forma de cruz.
Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.
Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200 por ciento para reducir o aumentar la presentación del documento activo.
Ayudante de Office El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias para ayudarle a realizar sus tareas.
9- BARRAS DE FORMULAS:
Barra situada en la parte superior de la ventana que muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda activa. Para escribir o modificar valores o fórmulas, seleccione una celda o un gráfico, escriba los datos y, a continuación, presione ENTRAR. También puede hacer doble clic en una celda para modificar directamente los datos en ella.
Botón Función
Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada, el elemento de gráfico o el objeto de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, presione ENTRAR para asignar rápidamente un nombre a una celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre se asignó previamente y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre.
Modificar Fórmula : Ayuda a crear una fórmula con funciones de hoja de cálculo.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.
Barra de estado
Barra situada en la parte inferior de la ventana del documento que muestra información acerca de un comando o un botón de una barra de herramientas, una operación en curso o la posición del punto de inserción.
En Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados, utilice una fórmula matricial.
Sintaxis
La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.
Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.
=(5+2)*3
Orden de Ejecución
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.
Operador Descripción
: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponente
* y / Multiplicación y división
+ y – Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación
Referencias de celda
Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volverá a calcular la fórmula.
=B15*5
Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o rótulos que representan a las celdas o rangos.
Funciones
Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La función más común en las hojas de cálculo es la función SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una fórmula para calcular el valor total de unas pocas celdas que contengan valores, la función de la hoja de cálculo SUMA calcula varios rangos de celdas.
Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.
Para introducir una fórmula que contenga una función, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la función que desee agregar a la fórmula. Si la función no aparece en la lista, haga clic en Más funciones para obtener una lista de las funciones adicionales. Introduzca los argumentos. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR.
Graficos
Puede presentar los datos de Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos. También puede crear gráficos a partir de tablas dinámicas. Para crear un grafico, seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el gráfico. Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico, incluya en la selección las celdas que los contienen. Haga clic en Asistente para gráficos. Siga sus instrucciones.
Si la hoja de cálculo incluye varios niveles de rótulos de fila y columna, el gráfico también puede presentarlos. Cuando cree el gráfico, incluya en la selección los rótulos de cada nivel. Para conservar la jerarquía cuando agrega datos al gráfico, cambie el rango de celda usado para crear éste.
10- IMPRIMIR:
Para imprimir un documento es necesario tener conectada y configurada una impresora. Haga clic en el menú Archivo en comando Imprimir, seleccione la impresora en el campo Nombre y establezca la configuración en el botón Propiedades. En este botón puede especificar el tamaño de las Pagina y su orientación, además de la resolución de la impresora y calidad de Impresión. Proporcione el intervalo de las paginas que desee imprimir, si selecciona Todo, será impreso todo el documento, si solamente desea imprimir la pagina actual, haga clic en el botón Página actual, o si ha seleccionado un área del documento haga clic en Selección. Si desea también puede especificar un intervalo de paginas especifico en la opción Páginas. Puede colocar la cantidad de copias que quiera imprimir de un documento. Puede especificar imprimir solo una parte del documento. Para imprimir rápidamente luego de haber establecido estos parámetros haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar.
11- INSERTAR CELDAS, FILAS ,COLUMNAS:
Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en las mismas. Si se mueven y se copian celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar que se peguen encima de los datos.
Para insertar celdas vacías seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacías. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Celdas. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.
Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Filas
Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B.
Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Columnas.
12- INTRODUCCION DE DATOS:
Una hoja de calculo es el documento principal que se utiliza para el almacenamiento y manipulación de datos. Cada una es una cuadricula rectangular conformada por filas y columnas. La intersección entre cada columna y cada fila es una celda, que es la unidad básica de la hoja de calculo en la cual se almacenan los datos. Si desea crear una hoja de calculo nueva haga clic en la opción Nuevo del menú Archivo o presione el botón Nuevo en la barra de herramientas estándar. Para grabar los cambios haga clic en la opción Guardar del menú Archivo o presione el botón Guardar en la barra de herramientas estándar
Para introducir datos en una celda, haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos y presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m.
Para introducir formulas, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Escriba un signo igual (=). Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función, Microsoft Excel insertará un signo igual. Introduzca la fórmula. Presione ENTRAR.
13- VISTA DE DISEÑO:
Son las diferentes formas en que podemos visualizar en el área de trabajo, el documento que estamos editando, estas son:
Normal muestra el formato del texto y una presentación simplificada del diseño de página. La vista Normal resulta práctica para la mayoría de las tareas de aplicar y modificar formatos. Para pasar a la vista Normal, haga clic en Normal en el menú Ver. Como la que se muestra a continuación.
Vista previa de salto de página pasa la hoja de cálculo activa a vista previa de salto de página, que es una vista de modificación que muestra la hoja de cálculo tal y como se va a imprimir. En esta vista, pueden moverse los saltos de página arrastrándolos a la izquierda, a la derecha o hacia abajo. Microsoft Excel cambia automáticamente la escala de la hoja de cálculo para ajustar las columnas y las filas a la página.
Resumen
EXcel 2000 es una hoja de cálculo bajo ambiente Windows que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas para expertos de Excel, con las cuales se pueden realizar trabajos en el área administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas de producción, etc. , aprovechando todas las ventajas que le ofrece al usuario manejar paquetes bajo ambiente Windows, como son la amigabilidad del editor de trabajos, las ayudas que ofrece Excel, la utilización teclas rápidas o combinadas para la ejecución de acciones y/o comandos del paquete, el uso del ratón para mayor movilización dentro del área del editor de Excel.
14- FORMULAS Y FUNCIONES:
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:
Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:
Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:
Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.
Partes de una fórmula de Excel
Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:
Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.
Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula
Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.
Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.
15- AUDITORIA DE BUSQUEDA:
La auditoría contable o auditoría de estados contables consiste en el examen de la información contenida en éstos por parte de un auditor independiente al ente emisor. El propósito de este examen es determinar si los mismos fueron preparados de acuerdo a las normas contables vigentes en cada país o región. Originalmente surge de la necesidad de las empresas de validar su información económica, por parte de un servicio o empresa independiente. En las empresas grandes es habitual la existencia de un departamento de auditoría interna, pero también existen numerosas empresas dedicadas a la auditoría.
Una vez realizados los procedimientos que el auditor considere oportunos, debe emitir una opinión sobre si los Estados Contables reflejan razonablemente la realidad patrimonial y financiera del ente auditado. En cada caso emitirá una opinión favorable o desfavorable por parte de un Auditor
16- NOMBRES DEFINIDOS:
Nombre que representa el valor de una celda, un rango de celdas, una fórmula o una constante. Puede crear su propio nombre definido, aunque Microsoft Office Excel en ocasiones lo hace por usted, por ejemplo cuando establece un área de impresión.
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17- GRAFICOS:
Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y así facilitan el análisis de grandes cantidades de información
Tipos:
Gráficos de columnas:
Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre elementos.
Gráficos de líneas:
Muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.
Gráficos Circulares:
Muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos, en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo.
Gráficos de Barras:
Ilustran comparaciones entre elementos individuales.
Gráficos de áreas:
Destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.
Gráficos Dispersión:
Muestran la relación entre los valores numéricos de varias serie de datos o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráfico se suele usar para datos científicos.
18- ILUSTRACIONES Y EFECTOS:
19- EXCEL COMO BASE DE DATOS:
Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.
Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.
20- ortografia y comentarios:
Revisar la ortografía y la gramática a la vez
Revisar la ortografía y la gramática en un archivo al mismo tiempo es útil si desea corregir su texto. Puede buscar posibles errores y, a continuación, confirmar cada corrección.
Puede solucionar cada error que el programa detecta de diferentes maneras.
Deseo corregir el error usando una de las palabras sugeridas.
Deseo corregir el error cambiando yo mismo la palabra.
La palabra mal escrita es la palabra real que utilizo. Deseo que todos los programas de Microsoft Office la reconozcan y no la traten como un error de ortografía.
Deseo omitir esta palabra mal escrita y pasar a la siguiente.
Deseo omitir todas las apariciones de la palabra mal escrita y pasar a la siguiente palabra.
Tengo tendencia a cometer este error repetidamente, por lo que deseo que el programa lo corrija de forma automática.
2 PARTE DEL TALLER
1- TIPOS DE DATOS - TEXTO
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access2002 son:
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.
Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.
En Access2002 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.
Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.
Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.
2- TIPOS DE DATOS- NUMEROS:
Tipos de datos numéricos
Los tipos de datos numéricos comprenden dos categorías, los enteros y los números con punto flotante.
Números enteros
La principal diferencia entre cada uno de los tipos de enteros es su tamaño, que va desde 1 byte de almacenamiento hasta los 8 bytes. Las columnas de tipo en- tero pueden recibir dos atributos adicionales, que deben especificarse inmediatamente después del nombre del tipo:
• unsigned. Indica que el entero no podrá almacenar valores negativos. Es responsabilidad del usuario verificar, en este caso, que los resultados de las restas no sean negativos, porque MySQL los convierte en positivos.
• zerofill. Indica que la columna, al ser mostrada, rellenará con ceros a la iz- quierda los espacios vacíos. Esto de acuerdo al valor especificado por M en la declaración del tipo. Una columna con el atributo zerofill es al mismo tiempo unsigned aunque no se especifique.
Ejemplo
create table números (
x int(4) zerofill not null,
y int(5) unsigned
);
El comando anterior crea una tabla con dos columnas. Ambas ocuparán un espacio de 4 bytes, pero al mostrarse, la columna x ocupará un espacio de 4 dígitos y la columna y, de 5.
Tanto zerofill como unsigned deben escribirse siempre antes que cualquier otro atributo de columna.
Tipos enteros
Tipo Espacio de almacenamiento Significado
tinyint[(M)] 1 byte Entero muy pequeño
smallint[(M)] 2 bytes Entero pequeño
mediumint[(M)] 3 bytes Entero mediano
int[(M)] 4 bytes Entero
bigint[(M)] 8 bytes Entero grande
Números con punto flotante
MySQL cuenta con los tipos float y double, de 4 y 8 bytes de almacenamiento. Además incluye el tipo decimal, que se almacena como una cadena de carac- teres y no en formato binario.
Números de punto flotante
Tipo Espacio de almacenamiento Significado
float 4 bytes Simple precisión
double 8 bytes Doble precisión
decimal M + 2 bytes Cadena de caracteres representando un número flotante
‹ 3.2. Tipos de datosarriba
3- TIPÒS DE DATOS FECHA Y HORA:
El tipo de datos fecha/hora es tratado como números, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400).
Asi por ejemplo, el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00 horas.
De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy – fecha de nacimiento = días vividos).
Los formatos en los que se debe introducir una fecha u hora en una celda son los siguientes:
Formato Ejemplo A tener en cuenta
d/m 6/11 Supone el año actual.
d/m/aa 6/11/99 Supone año 20__hasta el 30 y año 19__ del 30 y siguientes.
d-mmm 6-nov Supone el año actual.
d-mmm-aa 6-nov-06
mmm-aa nov-06 Supone el día 1.
hh:mm 15:45 Supone 0 segundos.
hh:mm:ss 15:45:30
hh:mm am/pm 3:45 pm Supone cero segundos.
hh:mm:ss am/pm 3:45:30 pm
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.
4- FORMULAS :
Fórmulas de Excel
Las fórmulas en Excel siempre están formadas por una combinación de los siguientes cinco elementos:
1. Operadores: Los operadores son los símbolos que representan las operaciones como la suma (+), la resta (-), la multiplicación o la división (/).
2. Valores: Las fórmulas trabajan con valores los cuales pueden ser numéricos o de texto. Los valores de texto deben estar siempre encerrados por dobles comillas.
3. Paréntesis: Los paréntesis nos ayudan a controlar el orden en que se evalúan las expresiones dentro de una fórmula.
4. Referencias de celda: En lugar de especificar los valores en una fórmula podemos indicar la referencia de la celda que contiene el valor que deseamos incluir en el cálculo.
5. Funciones: Una función es un procedimiento que ya está incorporado en Excel y que realiza un tipo de cálculo específico. Algunos ejemplos de funciones son: SUMA, PRODUCTO, PROMEDIO, HORA, etc.
Cómo fórmulas en Excel
Para ingresar una fórmula será suficiente con introducir el símbolo igual (=) en la barra de fórmulas y Excel sabrá que hemos comenzado a introducir una fórmula. Para aquellas fórmulas en Excel que contienen referencias de celda existen tres maneras de indicar dichas referencias: de forma manual, con el teclado o con el ratón.
• Manual: Si decidimos ingresar las referencias en forma manual seremos responsables de colocar la dirección correcta de cada celda o de lo contrario obtendremos un mensaje de error.
• Con flechas del teclado: La otra alternativa que tenemos para ingresar referencias de celda dentro de las fórmulas es utilizando las flechas del teclado. Cuando llega el momento de indicar una referencia dentro de una fórmula, en lugar de escribir la referencia, nos movemos con la flechas del teclado sobre la celda que deseamos incluir en la fórmula y Excel insertará la referencia en la fórmula.
• Con el ratón: También podemos introducir una referencia utilizando el ratón con solo hacer clic sobre cada celda que necesitemos incluir en la fórmula.
Sin importar el método que utilices para ingresar una fórmula será necesario pulsar la tecla Entrar al finalizar o hacer clic sobre el botón Introducir de la barra de fórmulas. Si por el contrario quieres cancelar la introducción de la fórmula puedes hacer clic en el botón Cancelar de la barra de fórmulas o simplemente pulsar la tecla Esc.
Cómo editar las fórmulas en Excel
Si por alguna razón debes hacer cambios a tu hoja de Excel será probable que necesites modificar tus fórmulas. También es común que después de realizar algún cambio en la hoja, nuestra fórmula envíe un error por lo que se hará necesario editar la fórmula para corregir el problema. Para editar fórmulas en Excel tenemos dos métodos:
• Edición sobre la celda: Podemos modificar una fórmula directamente en la celda si entramos en el modo de edición de Excel ya sea haciendo doble clic sobre la celda o pulsando la tecla F2.
• Edición en la barra de fórmulas: Podemos editar una fórmula haciendo clic sobre ella para convertirla en la celda activa e ir directamente a la barra de fórmulas para hacer las modificaciones necesarias.
Una vez que termines de hacer la edición de una fórmula debes pulsar la tecla Entrar, o pulsar el botón Introducir de la barra de fórmulas, para que Excel vuelva a realizar el cálculo tomando en consideración las modificaciones.
Las fórmulas en Excel son el corazón de la herramienta. Es importante que te familiarices pronto con su uso ya que son el ingrediente principal para obtener el máximo provecho de Excel.
5- ADJUNTAR COMENTARIOS:
Las celdas que contienen datos nos son autoexplicativas, por eso se usan elementos como los títulos de columnas y de filas. Estos títulos, sin embargo, pueden no ser suficientes en algunas ocasiones. Entonces es cuando hay que usar los comentarios.
Como hemos visto anteriormente a una celda se le puede insertar un texto, un número o una fórmula, pero independientemente del tipo de dato que insertemos también se le puede adjuntar un comentario. Los comentarios son útiles para el usuario como avisos propios, por ejemplo para anotar como funciona una fórmula compleja o para informar de su contenido a otros usuarios.
En Excel 2010, los comentarios se asocian a las celdas, de tal forma que cada una de ellas puede contar con un comentario
.
Los pasos para adjuntar un comentario son:
1. Situarse en la celda en la cual queremos adjuntar el comentario.
2. Ir la Ficha Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios seleccionamos la opción Nuevo comentario o bien mediante el menú contextual (hacer clic con el botón derecho del ratón) seleccionar Insertar Comentario.
3. Se abre un cuadro como el de la figura siguiente indicando el usuario que hace el comentario.
3. Escribir en el cuadro el comentario.
4. Para terminar hacer clic fuera del cuadro.
Observemos que en la esquina superior derecha de la celda ha quedado una marca, que indica la existencia de un comentario asociado. Si situamos el puntero del ratón sobre la celda, el comentario aparecerá de nuevo automáticamente. También podemos especificar al programa si deseamos que muestre u oculte los comentarios, para ello podemos utilizar el menú contextual, sobre una celda que contenga un comentario.
La forma en que se muestran los comentarios en Excel es otro de los aspectos personalizables de la aplicación. En principio, lo que aparece en la celda es una marca, pero esto puede cambiarse. Seleccionaremos la opción Opciones de la VistaBackstage, abriendo la página Avanzadas de la ventana que aparece. Localizamos la sección Mostrar de esta página y, dentro de ella, el apartado Para las celdas con comentarios, mostrar, que configura la forma de mostrar los comentarios. Como podemos ver, es posible no mostrar la existencia del comentario, indicarlo mediante la marca por defecto o, por último, mostrar siempre el comentario abierto.
Mostrar todos los comentarios abiertos, seleccionando la tercera opción de las disponibles, tiene sentido cuando los comentarios existentes no son muchos y, además, están dispersos por la hoja de cálculo. Si no, las ventanas flotantes se superpondrán, haciendo engorroso el aspecto de la hoja.
Información: El nombre del usuario que aparece en el comentario, Excel 2010 lo toma de un panel en el que aparece el nombre del usuario desde el momento en que el programa se instaló en nuestro ordenador. Este dato se puede observar y/o modificar desde las Opciones de Excel, dentro de General en el apartado Nombre de Usuario.
Una celda que tiene un comentario se distingue de las demás porque tiene un triangulo rojo en su parte superior derecha.
Y al situar el cursor sobre ella se despliega el comentario.
4- FORMULAS :
Fórmulas de Excel
Las fórmulas en Excel siempre están formadas por una combinación de los siguientes cinco elementos:
1. Operadores: Los operadores son los símbolos que representan las operaciones como la suma (+), la resta (-), la multiplicación o la división (/).
2. Valores: Las fórmulas trabajan con valores los cuales pueden ser numéricos o de texto. Los valores de texto deben estar siempre encerrados por dobles comillas.
3. Paréntesis: Los paréntesis nos ayudan a controlar el orden en que se evalúan las expresiones dentro de una fórmula.
4. Referencias de celda: En lugar de especificar los valores en una fórmula podemos indicar la referencia de la celda que contiene el valor que deseamos incluir en el cálculo.
5. Funciones: Una función es un procedimiento que ya está incorporado en Excel y que realiza un tipo de cálculo específico. Algunos ejemplos de funciones son: SUMA, PRODUCTO, PROMEDIO, HORA, etc.
Cómo fórmulas en Excel
Para ingresar una fórmula será suficiente con introducir el símbolo igual (=) en la barra de fórmulas y Excel sabrá que hemos comenzado a introducir una fórmula. Para aquellas fórmulas en Excel que contienen referencias de celda existen tres maneras de indicar dichas referencias: de forma manual, con el teclado o con el ratón.
• Manual: Si decidimos ingresar las referencias en forma manual seremos responsables de colocar la dirección correcta de cada celda o de lo contrario obtendremos un mensaje de error.
• Con flechas del teclado: La otra alternativa que tenemos para ingresar referencias de celda dentro de las fórmulas es utilizando las flechas del teclado. Cuando llega el momento de indicar una referencia dentro de una fórmula, en lugar de escribir la referencia, nos movemos con la flechas del teclado sobre la celda que deseamos incluir en la fórmula y Excel insertará la referencia en la fórmula.
• Con el ratón: También podemos introducir una referencia utilizando el ratón con solo hacer clic sobre cada celda que necesitemos incluir en la fórmula.
Sin importar el método que utilices para ingresar una fórmula será necesario pulsar la tecla Entrar al finalizar o hacer clic sobre el botón Introducir de la barra de fórmulas. Si por el contrario quieres cancelar la introducción de la fórmula puedes hacer clic en el botón Cancelar de la barra de fórmulas o simplemente pulsar la tecla Esc.
Cómo editar las fórmulas en Excel
Si por alguna razón debes hacer cambios a tu hoja de Excel será probable que necesites modificar tus fórmulas. También es común que después de realizar algún cambio en la hoja, nuestra fórmula envíe un error por lo que se hará necesario editar la fórmula para corregir el problema. Para editar fórmulas en Excel tenemos dos métodos:
• Edición sobre la celda: Podemos modificar una fórmula directamente en la celda si entramos en el modo de edición de Excel ya sea haciendo doble clic sobre la celda o pulsando la tecla F2.
• Edición en la barra de fórmulas: Podemos editar una fórmula haciendo clic sobre ella para convertirla en la celda activa e ir directamente a la barra de fórmulas para hacer las modificaciones necesarias.
Una vez que termines de hacer la edición de una fórmula debes pulsar la tecla Entrar, o pulsar el botón Introducir de la barra de fórmulas, para que Excel vuelva a realizar el cálculo tomando en consideración las modificaciones.
Las fórmulas en Excel son el corazón de la herramienta. Es importante que te familiarices pronto con su uso ya que son el ingrediente principal para obtener el máximo provecho de Excel.
5- ADJUNTAR COMENTARIOS:
Las celdas que contienen datos nos son autoexplicativas, por eso se usan elementos como los títulos de columnas y de filas. Estos títulos, sin embargo, pueden no ser suficientes en algunas ocasiones. Entonces es cuando hay que usar los comentarios.
Como hemos visto anteriormente a una celda se le puede insertar un texto, un número o una fórmula, pero independientemente del tipo de dato que insertemos también se le puede adjuntar un comentario. Los comentarios son útiles para el usuario como avisos propios, por ejemplo para anotar como funciona una fórmula compleja o para informar de su contenido a otros usuarios.
En Excel 2010, los comentarios se asocian a las celdas, de tal forma que cada una de ellas puede contar con un comentario
.
Los pasos para adjuntar un comentario son:
1. Situarse en la celda en la cual queremos adjuntar el comentario.
2. Ir la Ficha Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios seleccionamos la opción Nuevo comentario o bien mediante el menú contextual (hacer clic con el botón derecho del ratón) seleccionar Insertar Comentario.
3. Se abre un cuadro como el de la figura siguiente indicando el usuario que hace el comentario.
3. Escribir en el cuadro el comentario.
4. Para terminar hacer clic fuera del cuadro.
Observemos que en la esquina superior derecha de la celda ha quedado una marca, que indica la existencia de un comentario asociado. Si situamos el puntero del ratón sobre la celda, el comentario aparecerá de nuevo automáticamente. También podemos especificar al programa si deseamos que muestre u oculte los comentarios, para ello podemos utilizar el menú contextual, sobre una celda que contenga un comentario.
La forma en que se muestran los comentarios en Excel es otro de los aspectos personalizables de la aplicación. En principio, lo que aparece en la celda es una marca, pero esto puede cambiarse. Seleccionaremos la opción Opciones de la VistaBackstage, abriendo la página Avanzadas de la ventana que aparece. Localizamos la sección Mostrar de esta página y, dentro de ella, el apartado Para las celdas con comentarios, mostrar, que configura la forma de mostrar los comentarios. Como podemos ver, es posible no mostrar la existencia del comentario, indicarlo mediante la marca por defecto o, por último, mostrar siempre el comentario abierto.
Mostrar todos los comentarios abiertos, seleccionando la tercera opción de las disponibles, tiene sentido cuando los comentarios existentes no son muchos y, además, están dispersos por la hoja de cálculo. Si no, las ventanas flotantes se superpondrán, haciendo engorroso el aspecto de la hoja.
Información: El nombre del usuario que aparece en el comentario, Excel 2010 lo toma de un panel en el que aparece el nombre del usuario desde el momento en que el programa se instaló en nuestro ordenador. Este dato se puede observar y/o modificar desde las Opciones de Excel, dentro de General en el apartado Nombre de Usuario.
Una celda que tiene un comentario se distingue de las demás porque tiene un triangulo rojo en su parte superior derecha.
Y al situar el cursor sobre ella se despliega el comentario.
6- MODIFICAR UN COMENTARIO:
Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea modificar.
En el menú Insertar, haga clic en Modificar comentario.
Cuando termine de modificar el texto, haga clic fuera del cuadro de comentario.
7- ELIMNINAR UN COMENTARIO:
En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, haga clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas.
Imagen de la cinta de opciones de Word
Para desactivar las casillas de verificación de todos los revisores, elija Revisores y haga clic en Todos los revisores.
Vuelva a hacer clic en la flecha que aparece junto a Mostrar marcas, elija Revisores y, a continuación, haga clic en el nombre del revisor cuyos comentarios desea eliminar.
En el grupo Comentarios, haga clic en la flecha que aparece debajo de EliminarImagen del botón y después en Eliminar todos los comentarios mostrados.
NOTA Este procedimiento elimina todos los comentarios del revisor que ha seleccionado, incluidos los comentarios de todo el documento.
SUGERENCIA También puede revisar y eliminar comentarios utilizando el Panel de revisiones. Para mostrar u ocultar el Panel de revisiones, haga clic en Panel de revisiones en el grupo Seguimiento. Para llevar el Panel de revisiones a la parte inferior de la pantalla, haga clic en la flecha que aparece junto a Panel de revisiones y, a continuación, en Panel de revisiones horizontal.
8- DESPLAZARSE POR UN LIBRO:
Para poder trabajar eficazmente en una hoja de cálculo, debes poder desplazarte a través de ella cómodamente. Además de los íconos y los comandos principales de los menús, un cierto número de teclas aceleradoras facilita la navegación.
9- SELECCIÓN DE RANGOS.
Un rango es un rectángulo de celdas. La fórmula normal para el rango de referencia determina primero la celda de arriba a la izquierda, después la de abajo a la derecha , como en B7:C9. (Las letras de las columnas no necesitan ser mayúsculas.)
Celdas B7:C9
Rango de referencia= celda superior izquierda: celda inferior derecha
No resulta difícil seleccionar más de una celda, si ellas son adyacentes. Para las celdas y rangos que están dispersos, necesitará usar la tecla CTRL junto con el ratón. La tecla de Mayúsculas es de gran ayuda cuando necesita seleccionar una gran cantidad de celdas.
10- TRABAJAR CON CELDAS.
Seleccione celdas o rangos no adyacentes seleccionando la primera celda o rango y, después, mantenga presionada la tecla CTRL para seleccionar otras celdas o rangos Para seleccionar sólo las celdas en blanco en una región, selecciónela, haga clic en Ir a en el menú Edición, luego en el botón Especial y, después, en la opción En blanco Seleccionar un rango mayor es fácil. Sólo tiene que hacer clic en la celda de una de las esquinas del rango, desplazarse hasta la esquina opuesta y, después, mantener presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la celda de esta última esquina Puede especificar la dirección en la desea que se mueva la selección después de especificar los datos en una celda (por ejemplo, hacia la derecha si trabaja con filas). Haga clic en Opciones en el menú Herramientas y asegúrese de que la casilla de verificación Mover selección después de ENTRAR de la ficha Modificar está activada. A continuación, haga clic en el cuadro Dirección Puede moverse a un área concreta de la hoja de cálculo (como a la zona actual o a la última celda) haciendo clic en Ir a del menú Edición. Haga clic en Especial y seleccione la opción que desee.Celdas B7:C9
Rango de referencia= celda superior izquierda: celda inferior derecha
No resulta difícil seleccionar más de una celda, si ellas son adyacentes. Para las celdas y rangos que están dispersos, necesitará usar la tecla CTRL junto con el ratón. La tecla de Mayúsculas es de gran ayuda cuando necesita seleccionar una gran cantidad de celdas.
10- TRABAJAR CON CELDAS.
11- LLENADO RAPIDO.
Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie Realizar un llenado arrastrando el cuadro de llenado (situar el cursor en el cuadrado de la esquina inferior derecha, el cursor se convierte en una cruz negra) a lo largo de una fila o una columna. La serie se repetirá a lo largo de la fila o columna tantas veces sea necesario para completar las celdas seleccionadas.
12- CREACIÓN DE LISTAS PERSONALIZADAS
Como has visto, las listas son de mucha utilidad al capturar información en una hoja. Por ese motivo Excel nos da la posibilidad de crear listas El primer paso para crear una lista personalizada es introducir los valores de la lista en un rango de celdas.
13- NOMBRE DE ARCHIVOS O FICHEROS
Para insertar la ruta y el nombre del archivo en una celda, debemos escribir en la celda =celda (“filename”) y luego presionar Enter.
14- DETERMINAR EL DIRECTORIO O CARPETA POR DEFECTO
Determinar el Directorio o Carpeta por defecto
Cuándo abrimos o guardamos un documento ¿ A qué directorio del disco duro Word lo va ha buscar o guardar Para respondernos a esta pregunta basta con elegir la opción Abrir y fijarse en cuál es el directorio que aparece arriba del panel en el cuadro Buscar en ¿Por qué?. La respuesta es que ese es el directorio por defecto para los archivos de documentos. Se ha configurado ese directorio en Word, como sitio por defecto para la ubicación de documentos Si nosotros indicamos un directorio por defecto, al abrir o guardar un documento, Word lo presentará como el actual y nos evitaremos, de ese modo, tener que seleccionarlo, posicionándonos en la unidad de disco, y en las carpetas de niveles superiores.
Para determinar un directorio por defecto para archivos de documentos actuar como sigue:
Activar el cuadro de Opciones del menú de Herramientas de Word.
Seleccionar la solapa Ubicación de archivos.
Seleccionar la línea de Documentos de la lista Tipos de archivos.
Pulsar el botón Modificar
Elegir en el cuadro de diálogo de Cambiar posición el directorio que queremos establecer por defecto
Pulsar el botón de Aceptar en los dos cuadros de diálogo
15- TRABAJAR EN EXCEL CON VARIAS VENTANAS
En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.
En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Ver en paralelo.
En la ventana del libro, haga clic en las hojas de cálculo que desee comparar.
Para desplazar ambas hojas de cálculo al mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento sincrónico en el grupo Ventana en la ficha Ver.
16- DIRECCIONES DE CELDAS
La función DIRECCION en Excel nos ayuda a saber la dirección de una celda en una hoja de cálculo, dándonos los valores de la fila y la columna. Por ejemplo si escribes =DIRECCION (1,2) la dirección de la celda que te va a dar como resultado es la columna B y la fila 1, es decir la celda $B$1. Más adelante explicaremos por qué el resultado es una celda o dirección absoluta.
17- DIRECCIONES RELATIVAS.
Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la siguiente: =C1*2
Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.
La función DIRECCION en Excel nos ayuda a saber la dirección de una celda en una hoja de cálculo, dándonos los valores de la fila y la columna. Por ejemplo si escribes =DIRECCION (1,2) la dirección de la celda que te va a dar como resultado es la columna B y la fila 1, es decir la celda $B$1. Más adelante explicaremos por qué el resultado es una celda o dirección absoluta.
17- DIRECCIONES RELATIVAS.
Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la siguiente: =C1*2
Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.
18- DIRECCIONES ABSOLUTAS
Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que la fila podría ajustarse automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1
.
.
19- DIRECCIONES MIXTAS.
Las referencias mixtas son útiles en multitud de ocasiones, especialmente cuando tenemos que utilizar "Autorrellenar" en una matriz de celdas (varias celdas x varias celdas), puesto que nos permite "arrastrar" una fórmula introducida en una esquina, hasta la celda opuesta en la matriz, para operar con los encabezados de columnas y filas rápidamente y de una sola vez. Podemos ver en la siguiente imagen una referencia mixta preparada para "arrastrar":
20- COPIAR FORMULAS.
Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar.
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para pegar la fórmula y el formato, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.
Para pegar la fórmula solamente, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Fórmulas.
NOTA Puede pegar solamente los resultados de la fórmula. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Valores.
Compruebe que las referencias de celda de la fórmula producen el resultado deseado. Si es necesario, cambie el tipo de referencia haciendo lo siguiente:
Seleccione la celda que contenga la fórmula.
En la barra de fórmulas, seleccione la referencia que desea cambiar.
Presione F4 para alternar las combinaciones.
21- DESPLAZAR FORMULAS.
Formula que al desplazarlo de forma vertical obtengas los datos horizontales tal y como se ve en la imagen animada que he puesto al inicio de esta publicación; se me ocurrió hacer este sencillo reto pensando en las referencias relativas y absolutas de Excel.
22- FORMATOS DE CELDAS Y OPCIONES.
En la Cinta de opciones.
En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
En el cuadro de diálogo Formato de celdas.
23- COPIAR FORMATO.
Use Copiar formato para copiar rápidamente el formato de un elemento de un documento a otro. Seleccione aquello que le gusta, haga clic en Copiar formato y luego haga clic en lo que desea modificar para que se vea de la misma forma. Si desea copiar el formato a más de un elemento, haga doble clic en lugar de un solo clic en Copiar formato. Para salir de Copiar formato, presione Esc Copiar formato toma el formato del primer elemento, ya sea una forma, una celda, el borde de una imagen o un texto, y lo aplica al segundo. De esta manera, puede dedicar su tiempo a hacer bien el primer elemento y aplicar el mismo formato donde sea que quiera en el documento con un par de clics.
24- BORRAR FORMATO.
Cuando se borran celdas, se quita el contenido de las celdas (fórmulas y datos), el formato (incluidos formatos de número, formatos condicionales y bordes) o los comentarios pero se dejan las celdas vacías en la hoja de cálculo. Cuando se eliminan celdas haciendo clic en Eliminar en el menú Edición, Microsoft Excel quita las celdas de la hoja de cálculo y desplaza las celdas vecinas para llenar el espacio Seleccione las celdas, filas o columnas en las que desee borrar el formato o el contenido En el menú Edición, elija Borrar y, a continuación, haga clic en Formatos o en Contenido Puede borrar formatos y contenido haciendo clic en Todo. Esta operación también quita los comentarios de celda y la validación de los datos.
25- FORMATO CONDICIONAL.
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla. Esta es una serie de artículos que te ayudará a comprender mejor este concepto.
26- AUTO FORMATOS
Los autoformatos son formatos que Excel da a un grupo de celdas unidas, incluyendo algún tipo de cálculos. Sirve mucho cuando se tienen subtotales -que vienen incluidos en el comando datos. Los formatos condicionales llevan su nombre porque requieren de una condición para funcionar. Para ambos casos hay que seleccionar las celdas y después aplicar el tipo de formato deseado
27- APLICAR UN ESTILO
Un estilo es un conjunto de características de formato, como nombre de fuente, tamaño, color, alineación y espaciado. Cuando desea aplicar más de un formato a la vez a una celda o intervalo de celdas, es más sencillo aplicar un estilo. Los estilos también ayudan a mantener la consistencia de formato en todo un libro.
28- MODIFICAR UN ESTILO.
Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Aunque Microsoft Office Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el estilo de cada uno de los elementos del gráfico.
29- CREAR UN ESTILO.
Seleccione una celda que contenga la combinación de formatos que desee incluir en el nuevo estilo. (Puede especificar los formatos al dar nombre al estilo).
En el menú Formato, haga clic en Estilo.
En el cuadro Nombre del estilo, escriba el nombre que desee asignar al nuevo estilo.
Para definir y aplicar el estilo a las celdas seleccionadas, haga clic en Aceptar.
Para definir el estilo sin aplicarlo, haga clic en Agregar y, a continuación, en Cerrar.
30- ELIMINAR UN ESTILO.
Una vez creado el estilo podrás acceder a él desde la sección Personalizada de la galería de estilos de celda. Si por alguna razón necesitas eliminar un estilo de celda personalizado, debes hacer clic derecho sobre su nombre y seleccionar la opción Eliminar.
31- COPIAR UN ESTILO A OTRO LIBRO
Abra el libro que contenga los estilos que desee copiar.
Abra el libro al que desee copiar los estilos y, a continuación, haga clic en Estilo del menú Formato.
Haga clic en Combinar.
En el cuadro Combinar estilos, haga doble clic en el libro que contenga los estilos que desee copiar.
32- PROTECCIÓN DE CELDAS
Pon atención a la sentencia mostrada que dice Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas. De manera predeterminada todas las celdas de una hoja están “bloqueadas”. Suena un tanto confuso, pero se refiere a las celdas que son susceptibles a ser bloqueadas. Por ahora cierra el cuadro de diálogo Proteger hoja y continúa leyendo para saber más al respecto.
33- INMOVILIZAR PANELES
Cuando desees quitar la inmovilización de paneles solamente debes seleccionar el comando Inmovilizar y seleccionar la opción Movilizar paneles.
34- FUNCIONES
Funciones de excel
Funciones de búsqueda y referencia
Funciones lógicas
Funciones de texto
Funciones de fecha y hora
Funciones de información
Funciones estadísticas
Funciones matemáticas y trigonométricas
Funciones financieras
Funciones de ingeniería
Funciones de base de datos
Funciones de cubo
35- SINTAXIS DE UNA FUNCIÓN
La sintaxis de una función para Excel es de la siguiente manera =nombre de la función (argumento;argumento;argumento). Cada función tiene un conjunto de argumentos válidos. Pueden ser valores numéricos, alfanuméricos, direcciones de celdas, valores lógicos, etc. e incluso otras funciones.
36- INSERTAR FUNCIÓN
El cuadro de diálogo Insertar función en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da información sobre sus argumentos Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y podrás hacer prácticamente todo con el puntero del ratón. Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el botón Insertar función de la ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el cual se muestra como fx. El tercer método es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al pulsar el botón Autosuma.
37- BOTONES DE LA FICHA DE FORMULAS.
Inicio.
Insertar
Fórmulas
Revisar
Vista
38- LA FUNCIÓN DE AUTO SUMA
Esto se consigue con la función “Autosuma” y se opera de la siguiente manera Se selecciona la celda que se encuentra debajo de la columna que deseamos totalizar (sumar). Esta puede ser una o varias. En el ejemplo hemos seleccionado B23:E23 Pulsamos la opción “Autosuma” y obtenemos el valor total de la suma correspondiente a los datos de la columna.
39- FUNCIONES ANIDADAS
En este artículo aclararemos que son las funciones anidadas. En ciertos casos, puede que necesite usar una función determinada dentro de otra, como parte de uno de los argumentos (recuerde que el argumento es el valor o conjunto de valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos) de otra función.
40- MODIFICAR FUNCIONES
En el programa Excel al igual que puedes editar los datos y cambiar el texto y los números introducidos, también puedes modificar las fórmulas.
Para ello previamente has de editar la fórmula.
Para editar una fórmula puedes optar por dos caminos:
1. Hacer doble clic en la celda que contiene la misma.
2. Situarte en la barra de fórmulas y realizar el cambio.
Para practicar el editar una fórmula vas a realizar un sencillo ejercicio:
Abre una hoja de cálculo en blanco.
Sitúate en la celda A1.
Escribe con el teclado la fórmula siguiente: =1+2, pulsa Intro.
En la celda aparecerá el valor 3 que es el resultado de dicha suma.
Haz doble clic sobre la celda A1 justo al final de la misma.
El cursor se ha situado detrás del 2.
Pulsa la tecla Retroceso.
El número 2 se borra.
Escribe otro número cualquiera por ejemplo un 10 y pulsa Intro.
Ahora en la celda A1 el resultado de la operación que se muestra es 11.
41- REFERENCIAS CIRCULARES
Una referencia circular indirecta se crea cuando una fórmula hace referencia a otras celdas que a su vez hacen referencia a la celda original. Por ejemplo, la celda A1 tiene la fórmula =A2 + A3 y A3 tiene la fórmula =A4 + A1 Cuando Excel encuentra una referencia circular, ya sea directa o indirecta, muestra un mensaje de advertencia de referencia circular que muestra dos botones. El botón Aceptar permite dejar la referencia circular tal como se ha definido y el botón Ayuda muestra información de ayuda sobre el tema de referencias circulares.
42- FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
Las funciones matemáticas de Excel son utilizadas para ejecutar varias operaciones aritméticas como la suma y el producto de dos números. Las funciones trigonométricas de Excel permitirán obtener el seno, coseno y tangente de un ángulo especificado.
43- FUNCIONES DE FECHA Y HORA
Puedes indicar en Excel funciones para trabajar con fechas y horas, esta herramienta dispone de un gran número de fórmulas para realizar cálculos con estos parámetros. A continuación te muestro las funciones de fecha y hora más comunes, acompañando una breve explicación de la acción que realizan.
44- FUNCIONES ESTADÍSTICAS
Las funciones estadísticas de Excel te permitirán realizar un análisis estadístico de tus datos. Podrás obtener la covarianza, la desviación estándar, distribución beta, distribución binomial entre otras.
45- FUNCIONES DE TEXTO
La función texto convierte un valor numérico en texto y le permite especificar el formato de presentación mediante cadenas de formato especiales. Esa función es útil cuando desea ver los números en un formato más legible o cuando desea combinar números con texto o símbolos. Por ejemplo, supongamos que la celda A1 contiene el número 23,5. Para que el formato del número sea un importe de moneda
46- FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIAS
Las funciones de búsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También nos ayudan a obtener información de referencia de las celdas.
47- NOMBRAR RANGOS DE CELDAS
Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas
48- FUNCIONES DE INFORMACIÓN.
Las funciones de información de Excel son útiles para obtener información acerca de las hojas de trabajo y su contenido tales como su ubicación dentro de la hoja, ,su formato, el tipo de valor que contiene una celda o inclusive si la celda tiene el valor de error.
49- FUNCIONES LÓGICAS - FUNCIÓN SI
Esta fórmula permite contar elementos que cumplen un cierto criterio. Este criterio puede ser por ejemplo que las celdas sean iguales a un cierto valor, o que sean mayor/menos que un valor, o que sean iguales que algún texto, etc.
50- FUNCIONES LÓGICAS - FUNCIÓN Y
La función Y en Excel es una función lógica que nos permitirá evaluar varias expresiones lógicas y saber si todas ellas son verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la función también sea falso.
51- FUNCIONES LÓGICAS - FUNCIÓN O
La función O es una de las funciones lógicas de Excel y como cualquier otra función lógica solamente devuelve los valores verdadero o falso después de haber evaluado las expresiones lógicas que se hayan colocado como argumentos.
52- FUNCIONES FINANCIERAS - PAGO
La función PAGO te devuelve la mensualidad que debes pagar al pedir un préstamo con interés constante. Los tres primeros argumentos son obligatorios
53- FUNCIONES FINANCIERAS - PAGOINT
La función PAGOINT te dice que parte de interés pagas en un mes concreto.
54- FUNCIONES FINANCIERAS - PAGO.INT.ENTRE
Devuelve la cantidad de interés pagado entre dos períodos, en un sistema de amortización de préstamo con cuotas constantes vencida o anticipadas.
55 - FUNCIONES FINANCIERAS PAGO.PRINC.ENTRE
Capital acumulado. Devuelve la cantidad acumulada de capital pagado sobre un préstamo en un período de tiempo para una inversión con tipo constante de interés. Calcula el interés acumulativo pagado para un período de inversión con una tasa de interés constante
56- FUNCIONES FINANCIERAS - PAGOPRIN
Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período determinado basándose en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante.
57- FUNCIONES FINANCIERAS - TASA
TASA(núm_per, pago, va, [vf], [tipo], [estimar])
núm_per (obligatorio): Número de períodos de pago de un préstamo.
pago (obligatorio): Pago efectuado en cada período.
va (obligatorio): Valor actual.
vf (opcional): Valor futuro.
tipo (opcional): Indica el momento del pago: 1 = inicio del período, 0 = final del período.
estimar (opcional): Estimación de la tasa de interés.
58- FUNCIONES FINANCIERAS - TASADESC
TASA.DESC(liquidación, vencimiento, precio, amortización, [base])
liquidacion (obligatorio): Fecha de liquidación del valor bursátil.
vencimiento (obligatorio): Fecha de vencimiento del valor bursátil.
precio (obligatorio): El precio del valor bursátil por cada 100$ de valor nominal.
amortización (obligatorio): Rendimiento del valor bursátil por cada 100$ de valor nominal.
base (opcional): 0 = 360 días, 1 = real, 2 = real/360, 3 = real/365.
59- FUNCIONES FINANCIERAS - TASAINT
(liquidación, vencimiento, inversión, valor_de_rescate, [base])
liquidación (obligatorio): Fecha de liquidación del valor bursátil.
vencimiento (obligatorio): Fecha de vencimiento del valor bursátil.
inversión (obligatorio): Cantidad de dinero invertida en el valor bursátil.
valor_de_rescate (obligatorio): Valor que se recibirá en la fecha de vencimiento.
base (opcional): 0 = 360 días, 1 = real, 2 = real/360, 3 = real/365.
60- FUNCIONES FINANCIERAS. - TASA-NOMINAL
TASA.NOMINAL(tasa_efectiva; núm_per_año)
Tasa_efectiva es la tasa de interés efectiva.
Núm_per_año es el número de períodos de interés compuesto por año.
El argumento núm_per_año se trunca a entero.
Si alguno de los argumentos no es numérico, TASA.NOMINAL devuelve el valor de error #¡VALOR!
Si tasa_efectiva ≤ 0 o si núm_per_año < 1, TASA.NOMINAL devuelve el valor de error #¡NUM!
TASA.NOMINAL está relacionado con INT.EFECTIVO como se indica a continuación
61- FUNCIONES FINANCIERAS - TIR
Devuelve la tasa interna de retorno de los flujos de caja representados por los números del argumento valores. Estos flujos de caja no tienen por qué ser constantes, como es el caso en una anualidad. Sin embargo, los flujos de caja deben ocurrir en intervalos regulares, como meses o años. La tasa interna de retorno equivale a la tasa de interés producida por un proyecto de inversión con pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que se producen en períodos regulares.
62- FUNCIONES FINANCIERAS - TIRM
TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversión)
Valores es una matriz o una referencia a celdas que contienen números. Estos números representan una serie de pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que se realizan en períodos regulares.
El argumento valores debe contener por lo menos un valor positivo y uno negativo para poder calcular la tasa interna de retorno modificada. De lo contrario, TIRM devuelve el valor de error #¡DIV/0!
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.
Tasa_financiamiento es la tasa de interés que se paga por el dinero utilizado en los flujos de caja.
Tasa_reinversión es la tasa de interés obtenida por los flujos de caja a medida que se reinvierten.
63- FUNCIONES FINANCIERAS - TIR. NO. PER
Valores es una serie de flujos de caja que corresponde a un calendario de pagos determinado por el argumento fechas. El primer pago es opcional y corresponde al costo o pago en que se incurre al principio de la inversión. Si el primer valor es un costo o un pago, debe ser un valor negativo. Todos los pagos sucesivos se descuentan basándose en un año de 365 días. La serie de valores debe incluir al menos un valor positivo y un valor negativo Fechas es un calendario de fechas de pago que corresponde a los pagos del flujo de caja. La primera fecha de pago indica el principio del calendario de pagos. El resto de las fechas deben ser posteriores a ésta, pero pueden aparecer en cualquier orden. Las fechas deben especificarse utilizando la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
64- FUNCIONES FINANCIERAS - VA
Una de las funciones financieras más utilizadas en Excel son Valor actual (VA) y Valor futuro (VF). Ambas funciones utilizan argumentos similares por lo que solamente es necesario entender la terminología para poder utilizarlas adecuadamente.
Las funciones VA y VF en Excel
Los argumentos de las funciones son los siguientes:
Períodos. El número total de períodos. Por ejemplo, si se hace un pago mensual durante un año el total de períodos será de 12. Si se hace un pago mensual durante 3 años tendremos un total de 36 períodos.
Pago. El pago hecho en cada período.
Tasa. La tasa de interés constante para cada período.
Cuando utilizamos funciones financieras debemos recordar que los valores pueden ser positivos o negativos dependiendo de si se está recibiendo dinero o si se está pagando. Otra cosa importante a resaltar es que generalmente encontramos las tasas de interés expresadas de manera anual, por lo que si estamos haciendo un cálculo mensual deberemos dividir la tasa de interés entre 12.
La sintaxis básica para ambas funciones es la siguiente:
VA(Tasa, Períodos, Pago)
VF(Tasa, Períodos, Pago)
Observa los siguientes cálculos de funciones:
Valor actual y Valor Futuro
En este ejemplo he utilizado los mismos parámetros tanto para la función VA como para la función VF. El valor futuro nos ayuda a saber la cantidad de dinero que tendremos en una fecha futura si se comienza a invertir desde hoy la cantidad especificada con una tasa de interés fija. El valor actual es el valor que tiene el día de hoy una inversión que iremos haciendo en pagos futuros a una tasa de interés fija.
65- FUNCIONES FINANCIERAS - FA
Una de las funciones financieras más utilizadas en Excel son Valor actual (VA) y Valor futuro (VF). Ambas funciones utilizan argumentos similares por lo que solamente es necesario entender la terminología para poder utilizarlas adecuadamente.
Las funciones VA y VF en Excel
Los argumentos de las funciones son los siguientes:
Períodos. El número total de períodos. Por ejemplo, si se hace un pago mensual durante un año el total de períodos será de 12. Si se hace un pago mensual durante 3 años tendremos un total de 36 períodos.
Pago. El pago hecho en cada período.
Tasa. La tasa de interés constante para cada período.
Cuando utilizamos funciones financieras debemos recordar que los valores pueden ser positivos o negativos dependiendo de si se está recibiendo dinero o si se está pagando. Otra cosa importante a resaltar es que generalmente encontramos las tasas de interés expresadas de manera anual, por lo que si estamos haciendo un cálculo mensual deberemos dividir la tasa de interés entre 12.
La sintaxis básica para ambas funciones es la siguiente:
VA(Tasa, Períodos, Pago)
VF(Tasa, Períodos, Pago)
Observa los siguientes cálculos de funciones:
Valor actual y Valor Futuro
En este ejemplo he utilizado los mismos parámetros tanto para la función VA como para la función VF. El valor futuro nos ayuda a saber la cantidad de dinero que tendremos en una fecha futura si se comienza a invertir desde hoy la cantidad especificada con una tasa de interés fija. El valor actual es el valor que tiene el día de hoy una inversión que iremos haciendo en pagos futuros a una tasa de interés fija.
Calcula el valor neto presente de una inversión a partir de una tasa de descuento y una serie de pagos futuros (valores negativos) e ingresos (valores positivos).
Sintaxis
- VNA(tasa;valor1;valor2; ...)
- Tasa Tasa de descuento a lo largo de un período.
- Valor1, valor2, ... son de 1 a 254 argumentos que representan los pagos e ingresos.
- Valor1; valor2; ... deben tener la misma duración y ocurrir al final de cada período.
- VNA usa el orden de valor1; valor2; ... para interpretar el orden de los flujos de caja. Asegúrese de escribir los valores de los pagos y de los ingresos en el orden adecuado.
- Los argumentos que consisten en números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones textuales de números se cuentan; los argumentos que consisten en valores de error o texto que no se puede traducir a números se pasan por alto.
- Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se considerarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se omitirán las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenido en la matriz o en la referencia.
67- FUNCIONES FINANCIERAS - DB
68- FUNCIONES FINANCIERAS - DDB
Devuelve la depreciación de un bien en un período específico con el método de depreciación por doble disminución de saldo u otro método que se especifique.
Sintaxis
DDB(costo,valor_residual,vida,período,factor)
Costo es el costo inicial del bien.
Valor_residual es el valor al final de la depreciación.
Vida es el número de períodos durante los cuales se produce la amortización del bien (también conocido como vida útil del bien).
Período es el período para el que se desea calcular la depreciación. Debe usar los mismos valores que el argumento vida.
Factor es la tasa a la que disminuye el saldo. Si el argumento factor se omite, se calculará como 2 (el método de amortización con una tasa doble de disminución del saldo).
IMPORTANTE Los cinco argumentos deben ser números positivos.
Observaciones
El método de depreciación por doble disminución del saldo calcula la depreciación a una tasa acelerada. La depreciación es más alta durante el primer período y disminuye en períodos sucesivos. La función DDB usa la fórmula siguiente para calcular la depreciación para un período:
costo - valor_residual(depreciación total en períodos anteriores) * factor / vida
Si no desea usar el método de depreciación por doble disminución del saldo, cambie el argumento factor.
Utilice la función DVS si desea pasar al método de depreciación lineal cuando la depreciación sea mayor que el cálculo de disminución del saldo.
69- FUNCIONES FINANCIERAS - DVS.
¿Qué hace?
Devuelve la amortización de un bien durante un período especificado usando el método de amortización acelerada con una tasa doble y de acuerdo al coeficiente especificado.
Sintaxis
DVS(costo, valor_residual, vida, período_inicial, período_final, [factor], [sin_cambios])
costo (obligatorio): El costo inicial del bien.
valor_residual (obligatorio): El valor final de la depreciación.
vida (obligatorio): Número de períodos en la vida útil del bien.
período_inicial (obligatorio): Período inicial para el que se calculará la depreciación.
período_final (obligatorio): Período final para el que se calculará la depreciación.
factor (opcional): Tasa a la que disminuye el saldo.
sin_cambios (opcional): Especifica si se cambiará el método directo de depreciación.
70- FUNCIONES FINANCIERAS - NPER.
Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos periódicos constantes y en la tasa de interés constante.
Sintaxis
NPER(tasa; pago; va; vf; tipo)
Para obtener una descripción más completa de los argumentos de NPER y más información acerca de las funciones de anualidades, vea VA.
Tasa es la tasa de interés por período.
Pago es el pago efectuado en cada período; debe permanecer constante durante la vida de la anualidad. Por lo general, pago incluye el capital y el interés, pero no incluye ningún otro arancel o impuesto.
Va es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.
Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).
Tipo es el número 0 ó 1 e indica el vencimiento de los pagos.
DEFINA TIPO COMO SI LOS PAGOS VENCEN
0 u omitido Al final del período
1 Al inicio del período
71- FUNCIONES FINANCIERAS - SLN.
Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un período dado.
Sintaxis
SLN(costo;valor_residual;vida)
Costo es el costo inicial del bien.
Valor_residual es el valor al final de la depreciación (algunas veces denominado valor residual del bien).
Vida es el número de períodos durante los cuales ocurre la depreciación del bien (también conocido
como vida útil del bien).
Ejemplo
Supongamos que compró un camión que costó 30.000 $, tiene una vida útil de 10 años y un valor residual
de 7.500 $. La depreciación permitida para cada año es:
SLN(30000; 7.500; 10) es igual a 2.250 $
72- FUNCIONES FINANCIERAS - SYD
Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien durante un período específico
(amortización por suma de dígitos de los años aplicado a un valor constante).
Sintaxis
SYD(costo;valor_residual;vida;período)
Costo es el costo inicial del bien.
Valor_residual es el valor al final de la depreciación.
Vida es el número de períodos durante el cual se produce la depreciación del bien (algunas veces se
conoce como vida útil del bien).
Período es el período y se deben utilizar las mismas unidades que en el argumento vida.
Observación
SYD se calcula como:
Ejemplos
Si compró un camión por 30.000 $ con una vida útil de 10 años y un valor residual de 7.500 $, el fondo
anual de amortización para el primer año es:
SYD(30000;7500;10;1) es igual a 4090,91 $
El fondo anual de amortización para el décimo año es:
SYD(30000;7500;10;10) es igual a 409,09 $
73- FUNCIONES FINANCIERAS - CANTIDAD RECIBIDAD.
Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido.
Sintaxis
CANTIDAD.RECIBIDA(liq;vencto;inversión;descuento;base)
Liq es la fecha de liquidación del valor bursátil. La fecha de liquidación del valor bursátil es la fecha
posterior a la fecha de emisión cuando el comprador adquirió el valor bursátil.
Vencto es la fecha de vencimiento del valor bursátil. La fecha de vencimiento es cuando expira el valor
bursátil.
Inversión es la cantidad de dinero que se ha invertido en el valor bursátil
Descuento es la tasa de descuento en el valor bursátil.
Base determina en qué tipo de base deben ser contados los días.
Base Base para contar días
0 u omitida US (NASD) 30/360
1 Actual/actual
2 Actual/360
3 Actual/365
4 Europea 30/360
Observaciones
∙ La fecha de liquidación es la fecha en que se compra el cupón, por ejemplo un bono. La fecha de
vencimiento es la fecha en que expira el cupón. Por ejemplo, supongamos que se emite un bono a treinta
años el 1 de enero de 1996 y, seis meses más tarde, es adquirido por un comprador. La fecha de emisión
será 1 de enero de 1996, la fecha de liquidación será 1 de julio de 1996 y la fecha de vencimiento será 1
de enero del 2026, es decir, treinta años después del 1 de enero de 1996, la fecha de emisión.
∙ Los argumentos liq, vencto y base se truncan a enteros.
∙ Si el argumento liq o vencto no es una fecha válida, CANTIDAD.RECIBIDA devuelve el valor
de error #¡NUM!
∙ Si el argumento inversión £ 0 o si el argumento descuento £ 0, CANTIDAD.RECIBIDA
devuelve el valor de error #¡NUM!
∙ Si el argumento base < 0 o si base > 3, CANTIDAD.RECIBIDA devuelve el valor de error
#¡NUM!
∙ Si el argumento liq ³ vencto, CANTIDAD.RECIBIDA devuelve el valor de error #¡NUM!
∙ CANTIDAD.RECIBIDA se calcula como:
Donde:
B = número de días en un año, dependiendo de la base anual que se use.
DEM = número de días entre la fecha de emisión y la fecha de vencto.
Ejemplo
Un bono tiene los siguientes términos:
Fecha de liquidación (emisión): 15 de febrero de 1993
Fecha de vencimiento: 15 de mayo de 1993
Inversión: 1.000.000 $
Tasa de descuento: 5,75 por ciento
Base: Actual/360
La tasa de descuento del bono (en el sistema de fecha 1900) es:
CANTIDAD.RECIBIDA("15-2-93";"15-5-93";1000000;0,0575;2) igual a 1.014.420,266
74- FUNCIONES FINANCIERAS - VNA. NO. PER
Devuelve el valor neto actual para un flujo de caja que no es necesariamente periódico. Para calcular el
valor neto actual de una serie de flujos de caja periódicos, utilice la función VNA.
Sintaxis
VNA.NO.PER(tasa;valores;fechas)
Tasa es la tasa de descuento que se aplica a los flujos de caja.
Valores es una serie de flujos de caja que corresponde a un calendario de pagos determinado por el
argumento fechas. El primer pago es opcional y corresponde al costo o pago en que se incurre al principio
de la inversión. Todos los pagos sucesivos se descuentan basándose en un año de 365 días.
Fechas es un calendario de fechas de pago que corresponde a los pagos del flujo de caja. La primera
fecha de pago indica el principio del calendario de pagos. El resto de las fechas deben ser posteriores a
ésta, pero pueden ocurrir en cualquier orden.
Observaciones
∙ Los números del argumento fechas se truncan a enteros.
∙ Si alguno de los argumentos no es numérico, VNA.NO.PER devuelve el valor de error
#¡VALOR!
∙ Si alguno de los números del argumento fechas no es una fecha válida, VNA.NO.PER devuelve
el valor de error #¡NUM!
∙ Si alguno de los números del argumento fechas precede a la fecha de inicio, VNA.NO.PER
devuelve el valor de error #¡NUM!
∙ Si los argumentos valores y fechas contienen un número distinto de valores, VNA.NO.PER
devuelve el valor de error #¡NUM!
∙ VNA.NO.PER se calcula como sigue:
Donde:
di = es la iésima o última fecha de pago.
d1 = es la fecha de pago 0.
Pi = es el iésimo o último pago.
Ejemplo
Considere una inversión que requiere un pago en efectivo de 10.000 $ el 1 de enero de 1992 y que
devuelve 2.750 $ el 1 de marzo de 1992, 4.250 $ el 30 de octubre de 1992, 3.250 $ el 15 de febrero de
1993 y 2.750 $ el 1 de abril de 1993. Suponiendo que los flujos de caja se descuentan al 9 por ciento, el
valor neto actual es:
VNA.NO.PER(0,09;{-10000;2750;4250;3250;2750};{33604;33664;33907;34015;34060}) es igual a
2.086,647602
75- FUNCIONES FINANCIERAS - RENDTO:
Calcula el rendimiento en un valor bursátil que paga intereses periódicos. Utilice la función RENDTO
para calcular el rendimiento de bonos.
Sintaxis
RENDTO(liq;vencto;tasa;precio;valor_de_rescate;frec;base)
Liq es la fecha de liquidación del valor bursátil. La fecha de liquidación del valor bursátil es la fecha
posterior a la fecha de emisión cuando el comprador adquirió el valor bursátil.
Vencto es la fecha de vencimiento del valor bursátil. La fecha de vencimiento es cuando expira el valor
bursátil.
Tasa es la tasa de interés nominal anual (interés en los cupones) de un valor bursátil.
Precio es el precio del valor bursátil por cada 100 $ de valor nominal.
Valor_de_rescate es el rendimiento del valor bursátil por cada 100 $ de valor nominal.
Frec es el número de cupones a pagar por año. Para pagos anuales, frecuencia = 1; para pagos
semestrales frecuencia = 2; para pagos trimestrales, frecuencia = 4.
Base determina en qué tipo de base deben ser contados los días.
Base Base para contar días
0 u omitida US (NASD) 30/360
1 Actual/actual
2 Actual/360
3 Actual/365
4 Europea 30/360
Observaciones
∙ La fecha de liquidación es la fecha en que se compra el cupón, por ejemplo un bono. La fecha de
vencimiento es la fecha en que expira el cupón. Por ejemplo, supongamos que se emite un bono a treinta
años el 1 de enero de 1996 y, seis meses más tarde, es adquirido por un comprador. La fecha de emisión
será 1 de enero de 1996, la fecha de liquidación será 1 de julio de 1996 y la fecha de vencimiento será 1
de enero del 2026, es decir, treinta años después del 1 de enero de 1996, la fecha de emisión.
∙ Los argumentos liq, vencto, frec y base se truncan a enteros.
∙ Si el argumento liq o vencto no es una fecha válida, RENDTO devuelve el valor de error
#¡NUM!
∙ Si el argumento tasa < 0, RENDTO devuelve el valor de error #¡NUM!
∙ Si el argumento precio £ 0 o si el argumento valor_de_rescate £ 0, RENDTO devuelve el valor
de error #¡NUM!
∙ Si el argumento frec es cualquier número distinto de 1, 2 ó 4, RENDTO devuelve el valor de
error #¡NUM!
∙ Si el argumento base < 0 o si base > 4, RENDTO devuelve el valor de error #¡NUM!
∙ Si el argumento liq ³ vencto, RENDTO devuelve el valor de error #¡NUM!33
∙ Si hay el equivalente a un período de cupón o menos hasta valor_de_rescate, RENDTO se
calcula como:
donde:
A = número de días comprendidos entre el principio del período del cupón hasta la fecha de liquidación
(días acumulados).
DLV = número de días desde la fecha de liquidación hasta la fecha de rescate.
E = número de días en el período del cupón.
∙ Si hay más de un período de cupón hasta valor_de_rescate, la función RENDTO se calcula a
través de cien iteraciones. La resolución utiliza el método de Newton basado en la fórmula que se utiliza
para la función PRECIO. La función hace variar el rendimiento hasta que el precio estimado, según ese
rendimiento, se aproxime al precio real.
Ejemplo
Un bono tiene los siguientes términos:
Fecha de liquidación: 15 de febrero de 1991
Fecha de vencimiento: 15 de noviembre de 1999
Interés por cupón: 5,75 por ciento
Precio: 95,04287
Valor de rescate: 100 $
Frecuencia: Semestral
Base: 30/360
El rendimiento del bono (en el sistema de fecha 1900) es:
RENDTO("15-2-91";"15-11-99";95,04287;100;2;0) es igual a 0,065 ó 6,5 por ciento
76- RELACIÓN ENTRE HOJAS Y LIBROS:
Cuando trabajamos dentro de un libro con varias hojas en las que se ha ubicado información, es posible acceder a referencias de celda de otras hojas desde celdas de la hoja actual: Es posible vincular y relacionar datos entre las distintas hojas de un mismo libro.
También es posible vincular y relacionar datos entre las hojas de distintos libros, siempre que el acceso a esos libros sea posible, o bien porque se trabaja con esos libros (archivos en disco en definitiva) dentro del mismo ordenador aunque bajo diferentes carpetas (rutas de ubicación) o bien porque se dispone de un sistema de red local basado en servidor, dentro de cuyo disco -del servidor- se encuentran almacenados los distintos libros cuyas referencias a celdas se utilizan.
Relación entre hojas.
Hacer referencia, desde una hoja de cálculo, a la celda de otra hoja del mismo libro es tan simple como la de anteponer el nombre de la hoja seguido del signo de admiración derecho !, antes de la dirección de la celda.
Cuando nos referimos a la celda B10, nos estamos siempre refiriendo a la celda B10 de la hoja actual de trabajo, en la que estamos.
Sin embargo si queremos aludir a la celda B10 pero de otra hoja, es decir, que esté situada bajo otra solapa del libro, antepondremos a la referencia de la celda el nombre de la hoja de la manera que hemos indicado. Así pues, si la celda que deseamos referenciar es la B10 de la hoja llamada Ingresos, la referencia sería: Ingresos!B10.
Cuando construimos fórmulas y las creamos señalando mediante clic en ellas, las diferentes celdas que intervienen en ella, basta con hacer clic en dichas celdas. Ahora bien, cuando la celda que queremos utilizar aparece en otra hoja, primero deberemos posicionarnos en esa hoja haciendo clic en su solapa y cuando estemos en esa hoja, clic en su celda o celdas.
Ejemplo: se han introducido los datos correspondientes al año 2007 en una hoja de cálculo y los del año 2008 en otra, tal y como muestran las siguientes imágenes.
77- VINCULAR CELDAS Y RANGOS:
Es posible visualizar el contenido de una celda, o de un rango en otras celdas de la misma hoja de cálculo o de otras hojas del mismo libro o incluso de otro libro. Para ello se crea un vínculo entre las celdas, esto es, se iguala el contenido de una celda con el de otra, por lo que al modificar el contenido de las celdas originales automáticamente se modifica el contenido de las celdas vinculadas a las mismas.
Existen varios procedimientos que proporcionan el mismo resultado. Vamos a desarrollarlos.
Para conseguir la vinculación de celdas realizamos los siguientes pasos:
Seleccionar la celda o el rango que contiene la información que se quiere visualizar en otro punto del libro.
Seleccionar la opción Copiar de la ficha Inicio, o bien desde el menú contextual.
Acceder a la hoja correspondiente del libro en la cual se quiere disponer de la información.
Situarse en la celda a partir de la cual, hacia su derecha y hacia abajo, se van a incluir los datos del rango seleccionado.
Seleccionar la opción Pegado de la ficha de Inicio, y dentro de la misma Pegar vínculos -recordemos que el pegado con vínculos es un tipo de pegado especial-.
78- BLOQUES TRIDIMENSIONALES:
Sabemos que es posible seleccionar más de una hoja dentro de un libro, por ejemplo para imprimir más de una hoja o bien para trabajar conjuntamente con los datos de esas hojas. Recordemos los métodos de selección de hojas; son los siguientes:
- Para seleccionar varias hojas consecutivas, haremos clic en la ficha de la primera del grupo, mantendremos pulsada la tecla MAYÚS y haremos clic en la última -la de más a la derecha- del grupo. Por ejemplo, tenemos tantas hojas como meses del año y deseamos seleccionar todas desde la de Enero hasta la de Diciembre.
- Para seleccionar varias hojas NO consecutivas, haremos clic en la ficha de cada una de las hojas -quizás no consecutivas- que se deseen seleccionar mientras se mantienen pulsada la tecla CTRL. Por ejemplo, se disponen de tantas hojas como vendedores en el equipo de comerciales de la empresa y en cada hoja los datos de las ventas de cada uno de ellos. El formato y distribución de datos para cada uno es el mismo, pero los datos cambian, evidentemente, para cada vendedor. Se desea, por ejemplo, totalizar las ventas de ciertos vendedores aislados y no necesariamente las de todos ellos.
Teniendo seleccionadas varias hojas, cualquier modificación que se realice en una de esas hojas, se plasmará en todas las hojas que componen el bloque de selección. Esta modificación ya puede ser de formato o bien de contenido de celdas.
El empleo de bloques tridimensionales permite realizar de forma rápida una serie de operaciones comunes a todas las hojas seleccionadas.
Supongamos, por ejemplo, que deseamos diseñar una hoja de contabilidad sencilla, que contenga los ingresos, los gastos y los beneficios, para todos los meses del año y deseamos los datos de cada mes en una hoja; una solapa para enero, otra para febrero, otra para marzo... De este modo, utilizando bloques tridimensionales, podríamos realizar operaciones dentro de una de ellas, que se aplicarían a todas las hojas que lo componen.
79- VISTA PREVIA DE SALTO DE PAGINA:
Vista previa de salto de página pasa la hoja de cálculo activa a vista previa de salto de página, que es una vista de modificación que muestra la hoja de cálculo tal y como se va a imprimir. En esta vista, pueden moverse los saltos de página arrastrándolos a la izquierda, a la derecha o hacia abajo. Microsoft Excel cambia automáticamente la escala de la hoja de cálculo para ajustar las columnas y las filas a la página.
80- INSERTAR SALTOS DE PAGINA:
Si quieres dividir tu hoja de cálculo de Excel en secciones, una de las mejores maneras de hacer esto es utilizar un salto de página. Estos son esenciales si planeas imprimir las hojas de trabajo, ya que permiten especificar donde estarán los bordes de las páginas. Si no insertas tus propios saltos de página, entonces podrás ver que los saltos de página automáticos no son satisfactorios para tus requerimientos de impresión. Las herramientas necesarias para añadir saltos de página están en el listón de Excel.
Instrucciones
1- Haz clic en "Inicio", luego "Todos los programas" y luego en "Microsoft Office Excel 2007".
2- Presiona "Ctrl"+"O", y luego selecciona y abre tu archivo de la computadora.
3- Haz clic en "Vista" y luego "Vista previa de salto de página".
4- Haz clic en la columna o fila donde quieras insertar el salto de página.
5- Haz clic en "saltos" dentro de la "Configuración de la hoja" y selecciona "Insertar salto de página".
81- BASES DE DATOS EN EXCEL:
1- Identifica los datos que desees incluir en la base de datos. Antes de poder crear una hoja de cálculo como base de datos, es necesario saber de qué tipo de información deseas realizar el seguimiento.
2- Utiliza la fila 1 como títulos de cada artículo que vas a seguir. Por ejemplo, si tu vas a utilizar el Excel como base de datos para obtener información de contacto, debes incluir nombre, dirección, número de teléfono y otros datos a través de la fila 1.
3- Formato de filas 1. Cambia el formato de la fila 1 para separar los encabezados de los datos en tu base de datos. Para ello, haz clic en el número al lado de la fila 1, que pone de relieve a toda la fila. Añade su formato, como negrita, centrado y un fondo gris.
4- Congela la fila del encabezado. Utiliza la característica de panel de congelación por lo que los títulos aparecerán siempre en la parte superior de la base de datos. En el Excel 2007, haz clic en el número dos al lado de la fila 2 para resaltar la primera fila bajo los encabezados. Haz clic en la pestaña Vista. Haz clic en Inmovilizar paneles y luego congela la fila superior. En el Excel 2003, haz clic en el número dos al lado de la fila 2 para resaltar la primera fila bajo los encabezados. En la barra de menú, haz clic en Ventana> Inmovilizar paneles.
5- Escribe los datos. Utiliza una fila por cada entrada de la base de datos, introduce la información para que coincida con la información del encabezado.
6- Ordena los datos en la base de datos. Después de introducir la información en la base de datos, puedes ver los datos en diferentes maneras. Consulta la sección siguiente para obtener instrucciones sobre cómo ordenar los datos en una base de datos de Excel.
82- ORDENAR UNA BASE DE DATOS:
Cómo ordenar los datos en Excel 2007
1- Decide cómo deseas ordenar la información. Por ejemplo, es posible que los datos figuren en orden alfabético por el apellido, o es posible que desees ordenar los datos por código postal.
2- Resalta los datos en la base de datos. Haz clic en la celda superior izquierda que está a la izquierda de A y por encima de 1. Esto resalta la hoja de cálculo.
3- Abre la ventana de Orden. Haz clic en la pestaña de Datos. A continuación, haz clic en el botón ordenar en la sección de ordenar y filtrar. Esto abre la ventana de ordenar.
4- Selecciona los datos que desees filtrar. En la columna, selecciona los datos que desees ordenar al lado de "Ordenar por". Si deseas incluir una clasificación secundaria (por ejemplo, nombre de pila en caso de tener más de una persona con el mismo apellido), a continuación, selecciona el título de una segunda clasificación junto a "Luego por."
5- Elige el orden de clasificación. Por defecto se ordena alfabéticamente (A a Z) o de menor número a mayor. Para hacer lo contrario, selecciona de Z a A en ese orden.
6-Haz clic en OK. La información de la base de datos estará organizada en la forma que indicaste.
83- AUTO FILTROS:
Son del tipo que acabamos de describir, como se vio, los criterios de filtrado se pueden seleccionar de un menú desplegable.
84- Filtros Avanzados
En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser mas complejos. y tambien funcionan en forma diferente.
85- Creación de un Filtro Avanzado
En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos como se procede.
En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"
Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar:
1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se encuentra la tabla.
2. Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma Hoja o en otra Hoja de cálculo.
3. Rango de la lista : automáticamente Excel coloca el rango done esta la lista
4. Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado.
5. Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada, para esto solo es necesario especificar donde estarán los rótulos.
6. Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos.
Para dar un ejemplo simple filtraremos las mismas filas que en la introducción de AUTOFILTROS sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se filtraban todas las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la casilla de verificación de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y luego elegimos 2 celdas, una para el rótulo y otra para el criterio a cumplir, como se muestra en el recuadro rojo(%D%1:%D%2)
86- Creación de Una Tabla Dinámica
Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una herramienta muy poderosa.
Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una empresa ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: ¿Cuánto es el total de ventas por cada-
vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en varias filas al igual que su venta mensual. Aunque podríamos utilizar la función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por analizar.
Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular.
Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:
Paso 1:
Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar. Paso 2:
En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.
Paso 3:
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de que la configuración sea correcta y haz clic en Aceptar.
Paso 4:
Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.
87- Otros Aspectos de las Tablas Dinámicas y Gráficos Dinámicos
Los gráficos dinámicos son como los gráficos normales, solo que muestran los datos de una tabla dinámica. Al igual que un gráfico normal, podrás seleccionar un tipo de gráfico, el diseño y el estilo para representar mejor los datos.
Pasos para crear gráficos dinámicos
En este ejemplo, vamos a utilizar un gráfico dinámico para que podamos visualizar las tendencias en cada región de ventas. Para ello, sigue estos pasos:
Paso 1:
Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en la cinta de opciones. Allí, haz clic en el el comandoGráfico dinámico.
Paso 2:
En el cuadro de diálogo, selecciona el tipo de gráfico deseado y haz clic en Aceptar.
Paso 3:
El gráfico dinámico aparecerá en la hoja de cálculo. Si quieres, puede moverlo haciendo clic y arrastrando.
88- SUBTOTALES:
Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la fórmula SUBTOTALES.
Sintaxis
SUBTOTALES(núm_función;valor1, valor2, ...)
Núm_función es un número de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por alto valores ocultos) que indica qué función debe utilizarse para calcular los subtotales dentro de una lista.
Valor1, valor2 son de 1 a 254 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal.
Observaciones
Si hay otros subtotales dentro de valor1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarán por alto para no repetir los cálculos.
Para las constantes núm_función de 1 a 11, la función SUBTOTALES incluye los valores de las filas ocultas por el comando Ocultar filas, situado bajo el submenú Ocultar y mostrar del comando Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio. Utilice estas constantes cuando desee calcular subtotales de los números ocultos y visibles de una lista. Para las
constantes núm_función de 101 a 111, la función SUBTOTALES pasa por alto los valores de filas ocultos por el comando Ocultar filas. Utilice estas constantes cuando sólo desee calcular subtotales de los números visibles de una lista.
La función SUBTOTALES pasa por alto las filas que no se hayan incluido en el resultado de un filtro, independientemente del valor de núm_función que utilice.
La función SUBTOTALES está diseñada para columnas de datos o rangos verticales. No está diseñada para filas de datos ni para rangos horizontales. Por ejemplo, cuando desea calcular el subtotal de un rango horizontal mediante un núm_función de 101 o superior, como SUBTOTALES(109,B2:G2), si oculta una columna no afecta al subtotal. Sin embargo, si oculta una fila en un subtotal de un rango vertical, sí afectará al subtotal.
Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES devolverá el valor de error #¡VALOR!.
Ejemplo
El ejemplo será más fácil de entender si lo copia a una hoja de cálculo en blanco.
Cómo copiar un ejemplo
89- VALIDACION:
La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.
Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.
Mensaje de error Este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
Mensaje de información Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de información, un botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda.
Mensaje de advertencia Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce los datos no válidos en la celda, Noregresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.
Mensaje de detención Este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la validación copiando y pegando o rellenando datos en la celda.
Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario son válidos de modo que se pueden comprobar más adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada no es válida.
Ejemplos de validación
La mejor manera de comprender lo que es la validación de datos es verla en acción. Si descarga el libro de ejemplo que acompaña a este artículo, obtendrá ejemplos de cada tipo de validación y todos los tipos de mensaje. El libro incluye instrucciones para ver la configuración utilizada para cada celda validada y copiar la configuración de la validación en los propios libros, donde se puede modificarla según las propias necesidades.
Configurar la validación de datos
Cuando sepa qué tipo de validación desea utilizar en una hoja de cálculo, podrá usar el comando Validación en el menú Datos para configurarla. Las instrucciones se encuentran en el libro de ejemplo que podrá descargar en este artículo así como en la Ayuda de Excel 2002. A continuación figura información general del proceso:
1. Comfigurar la hoja de cálculo Introduzca primero los datos y fórmulas en la hoja de cálculo. Si utiliza una lista de opciones válidas, introduzca la lista y asígnele un nombre.
2. Definir la configuración de una celda Empezando por la primera celda que desee validar, utilice el cuadro de diálogo Validación de datos para designar el tipo de validación que desee, un mensaje entrante y un mensaje de error si lo desea.
3. Configurar la validación de otras celdas A menudo podrá ahorrar tiempo copiando la configuración de la validación de la primera celda a otras celdas y, a continuación, modificando dicha configuración.
4. Probar las reglas de validación Introduzca datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que funcione debidamente la configuración y los mensajes aparezcan en el momento previsto. Utilice el comandoValidación para cambiar la configuración. Si realiza cambios en la validación de una celda, podrá aplicar automáticamente los cambios a todas las demás celdas con la misma configuración.
4.
5. Configurar las listas de opciones válidas Si utilizó una lista de opciones válidas y desea que los usuarios no puedan encontrar ni cambiar la lista, puede poner la lista en otra hoja de cálculo, configurar la validación, ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y, a continuación, proteger el libro mediante una contraseña. La contraseña del libro contribuirá a evitar que usuarios que no conozcan la contraseña puedan mostrar la hoja de cálculo que contiene la lista.
6. Aplicar protección si se desea Si piensa proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear las celdas validadas antes de proteger la hoja de cálculo; en caso contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.
7. Compartir el libro si se desea Si piensa compartir el libro, hágalo después de configurar la validación y la protección. Tras compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de la validación a menos que deje de compartir el libro. Excel, sin embargo, seguirá validando las celdas designadas mientras se comparta el libro.
8. Comprobar si los resultados incluyen datos no válidos Después de que los usuarios introduzcan datos en la hoja de cálculo, podrá comprobar si ésta incluye datos no válidos de acuerdo lo que se describe más adelante en este artículo.
Introducir datos en celdas validadas
A continuación se describe cómo es el proceso de introducción de datos para los usuarios. Se pueden utilizar mensajes entrantes y de error para facilitar las instrucciones que los usuarios necesitan para comprender cómo se ha configurado la hoja de cálculo con el propósito de asegurar que los datos son correctos. Para verlo, descargue el libro de ejemplo que acompaña a este artículo y vea los ejemplos en la hoja Mensajes.
Ver el mensaje entrante Cuando un usuario hace clic en una celda validada o utiliza las teclas de dirección para desplazarse a la celda, el mensaje entrante aparece en el globo del Ayudante o en un cuadro de mensaje independiente. Si proporcionó una lista desplegable para la celda, la flecha de lista desplegable aparecerá a la derecha de la celda.
Escribir datos Cuando el usuario escribe datos o hace clic en la flecha de lista desplegable para seleccionar un valor de la lista, el mensaje entrante permanece en la pantalla (la lista desplegable puede tapar parte del mensaje).
Escribir datos válidos Si el usuario escribe datos válidos y presiona la tecla ENTRAR, los datos quedan introducidos en la celda y no sucede nada especial.
Escribir datos no válidos Si el usuario escribe datos que no cumplen los criterios y se especificó un mensaje de error para los datos no válidos, dicho mensaje aparecerá en un globo del Ayudante o en una ventana independiente de mensajes. A continuación, el usuario podrá leer el mensaje y decidir qué va a hacer.
En caso de un mensaje de información, el usuario puede hacer clic en Aceptar para introducir los datos no válidos o hacer clic en Cancelar para empezar de nuevo.
En caso de un mensaje de advertencia, el usuario puede hacer clic en Sí para introducir los datos no válidos, enNo para seguir modificando la celda o en Cancelar para empezar de nuevo.
En caso de un mensaje de detención, el usuario no puede introducir los datos no válidos y puede hacer clic enReintentar para modificar la celda o en Cancelar para empezar de nuevo.
Si no se proporcionan mensajes, la introducción de datos en celdas validadas es igual a la introducción normal de datos en Excel. Sin embargo, Excel marca todas las celdas con entradas no válidas de modo que sean fáciles de encontrar.
Comprobar si hay entradas no válidas en una hoja de cálculo
Al recibir hojas de cálculo de usuarios que pueden haber introducido datos no válidos, puede configurar Excel de modo que muestre círculos rojos alrededor de los datos que no cumplan los criterios, facilitando así la búsqueda de errores en las hojas de cálculo. Utilice los botones Rodear con un círculo datos no válidos y Borrar círculos de validación en la barra de herramientas Auditoría.
El valor de esta celda está rodeado con un círculo porque no cumple una regla de validación.
El círculo desaparecerá cuando corrija los datos de la celda. Para ver en qué consiste esta característica, descargue el libro de ejemplo que acompaña a este artículo y vea la hoja Datos no válidos.
90- LISTA DESPLEGABLES:
Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de las celdas de otra parte de la hoja de cálculo. Cuando se crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en dicha celda. Para escribir información en esta celda, haga clic en la flecha y, a continuación, en la entrada que desee.
Para crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos del grupoHerramientas de datos de la ficha Datos.
1. Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco. Por ejemplo:
2. NOTA Puede que desee ordenar los datos en el orden en el que desea que aparezcan en la lista desplegable.
3. Si desea utilizar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y, a continuación, defina un nombrepara la lista.
Cómo definir un nombre
4. Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.
5. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.
6. Haga clic en la ficha Configuración.
7. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
8. Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, siga uno de los procedimientos siguientes:
Si la lista está en la hoja de cálculo actual, escriba una referencia a la lista en el cuadro Origen.
Si la lista está en otra hoja de cálculo, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen.
En ambos caso, asegúrese de que la referencia o el nombre está precedido del signo igual (=). Por ejemplo, escriba=DptosVálidos.
1. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.
2. Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
3. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.
NOTAS
El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Puede que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.
El número máximo de entradas que puede tener en una lista desplegable es 32.767.
Si la lista de validación está en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios en ella, piense en ocultar y proteger dicha hoja de cálculo.
91 Funciones Bases de Datos:
Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con información que está organizada como una bases de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas fuciones nos permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.
92 Funciones Bases de Datos - BDSUMA
93 Funciones Bases de Datos - BDCONTAR
94 Funciones Bases de Datos - BDMAX
95 Funciones Bases de Datos - BDMIN
96 Funciones Bases de Datos - BDPROMEDIO
97 Funciones Bases de Datos – BDPRODUCTO
Estas son las respuestas de las preguntas de la 92 a la 97 en un solo cuadro
Funciones de base de datos
98- AUTO CALCULAR:
Configurar el cálculo automático de fórmulas en Excel
Tal vez te haya sucedido alguna vez que, después de modificar el valor de las celdas involucradas en el cálculo de una fórmula, el resultado no se modifica. Cuando esto sucede pensamos que algo anda mal con Excel pero en realidad se deba a la configuración del cálculo automático de fórmulas.
Para dejar en claro a lo que me refiero, quiero que observes con detenimiento la siguiente animación. La celda C1 contiene la fórmula =A1 + B1 y normalmente esperamos que Excel actualice el resultado si modificamos el valor de la celda A1 o el valor de la celda B1, pero observa lo que sucede en este ejemplo:
La razón por la que la celda C1 no se actualiza, es porque el cálculo de fórmulas está configurado como manual y la única manera de actualizar el resultado es pulsando la tecla F9. Para regresar a un cálculo automático de fórmulas debemos ir a la ficha Fórmulas y dentro del grupo Cálculo pulsar el botón Opciones de cálculo y seleccionar la opción Automático:
De esta manera el resultado de la celda C1 se actualizará automáticamente al momento de cambiar el valor de cualquiera de las celdas que forman parte del cálculo.
Opciones de cálculo en Excel
En el ejemplo anterior mostré dos de las opciones de cálculo que existen en Excel: Manual y Automático. Sin embargo, existen en total 4 opciones de cálculo en Excel que describiré a continuación:
Automático: Excel calcula automáticamente el resultado de cualquier fórmula del libro al momento exacto en que se cambia cualquier valor que afecta el resultado de una fórmula. Este es el comportamiento predeterminado de Excel.
Automático excepto para tablas de datos: Se calculan automáticamente todas las fórmulas del libro excepto las tablas de datos. Para actualizar una tabla de datos será necesario seleccionar las fórmulas de la tabla y pulsar la tecla F9.
Manual: Excel no realizará ningún cálculo de fórmulas hasta que se pulse la tecla F9. Si el libro de Excel es guardado sin haber pulsado la tecla F9, la siguiente vez que se abra el libro de Excel las fórmulas seguirán desactualizadas y será necesario pulsar F9 para actualizar los cálculos.
Volver a calcular libro antes de guardar: Esta es una opción del cálculo Manual que nos permite indicar a Excel que actualice las fórmulas justo antes de guardar el libro (aunque no se pulse la tecla F9).
Símbolo parte superior izquierda de la celda
Valor en la celda
Error al ejecutar una macro
Los 3 primeros métodos de identificación de errores hacen referencia cuando se introduce una formula la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea porque no existe la función o porque los datos que aportamos a la función son incorrectos:
Cuadro de dialogo – Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de algún dato en una fórmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta para corregir el error.
Símbolo parte superior izquierda de la celda – Este signo aparece cuando Excel identifica un posible error como una fórmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la celda contigua es un valor numérico, etc…. Cuando hacemos clic al símbolo rojo automáticamente aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error cometido así como el modo a proceder para corregir dicho error.
Valor en la celda – Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo, ante estos casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes valores en la celda:
El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitirá conocer su origen y solucionarlo.
#¿NOMBRE? – Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, bien sea porque no está bien escrita la fórmula o porque no existe.
Ejemplo - si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir la siguiente fórmula o función en la celda correspondiente "=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribiésemos "=POTEN(3,4;15)" Excel nos mostraría el error #¿NOMBRE? dado a que no tiene registrado la función POTEN.
#¡VALOR! – Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora.
Ejemplo - La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dará como resultado el error #¡VALOR!, puesto que no es posible ni tiene sentido la realización de dicho cálculo.
#¿NOMBRE?
#¡VALOR!
#¡NUM!
#¡DIV/0!
#¡REF!
#¡NULO!
#N/A
#####
Las funciones VA y VF en Excel
Los argumentos de las funciones son los siguientes:
Períodos. El número total de períodos. Por ejemplo, si se hace un pago mensual durante un año el total de períodos será de 12. Si se hace un pago mensual durante 3 años tendremos un total de 36 períodos.
Pago. El pago hecho en cada período.
Tasa. La tasa de interés constante para cada período.
Cuando utilizamos funciones financieras debemos recordar que los valores pueden ser positivos o negativos dependiendo de si se está recibiendo dinero o si se está pagando. Otra cosa importante a resaltar es que generalmente encontramos las tasas de interés expresadas de manera anual, por lo que si estamos haciendo un cálculo mensual deberemos dividir la tasa de interés entre 12.
La sintaxis básica para ambas funciones es la siguiente:
VA(Tasa, Períodos, Pago)
VF(Tasa, Períodos, Pago)
Observa los siguientes cálculos de funciones:
Valor actual y Valor Futuro
En este ejemplo he utilizado los mismos parámetros tanto para la función VA como para la función VF. El valor futuro nos ayuda a saber la cantidad de dinero que tendremos en una fecha futura si se comienza a invertir desde hoy la cantidad especificada con una tasa de interés fija. El valor actual es el valor que tiene el día de hoy una inversión que iremos haciendo en pagos futuros a una tasa de interés fija.
65- FUNCIONES FINANCIERAS - FA
Una de las funciones financieras más utilizadas en Excel son Valor actual (VA) y Valor futuro (VF). Ambas funciones utilizan argumentos similares por lo que solamente es necesario entender la terminología para poder utilizarlas adecuadamente.
Las funciones VA y VF en Excel
Los argumentos de las funciones son los siguientes:
Períodos. El número total de períodos. Por ejemplo, si se hace un pago mensual durante un año el total de períodos será de 12. Si se hace un pago mensual durante 3 años tendremos un total de 36 períodos.
Pago. El pago hecho en cada período.
Tasa. La tasa de interés constante para cada período.
Cuando utilizamos funciones financieras debemos recordar que los valores pueden ser positivos o negativos dependiendo de si se está recibiendo dinero o si se está pagando. Otra cosa importante a resaltar es que generalmente encontramos las tasas de interés expresadas de manera anual, por lo que si estamos haciendo un cálculo mensual deberemos dividir la tasa de interés entre 12.
La sintaxis básica para ambas funciones es la siguiente:
VA(Tasa, Períodos, Pago)
VF(Tasa, Períodos, Pago)
Observa los siguientes cálculos de funciones:
Valor actual y Valor Futuro
En este ejemplo he utilizado los mismos parámetros tanto para la función VA como para la función VF. El valor futuro nos ayuda a saber la cantidad de dinero que tendremos en una fecha futura si se comienza a invertir desde hoy la cantidad especificada con una tasa de interés fija. El valor actual es el valor que tiene el día de hoy una inversión que iremos haciendo en pagos futuros a una tasa de interés fija.
66- FUNCIONES FINANCIERAS - VNA:
Sintaxis
- VNA(tasa;valor1;valor2; ...)
- Tasa Tasa de descuento a lo largo de un período.
- Valor1, valor2, ... son de 1 a 254 argumentos que representan los pagos e ingresos.
- Valor1; valor2; ... deben tener la misma duración y ocurrir al final de cada período.
- VNA usa el orden de valor1; valor2; ... para interpretar el orden de los flujos de caja. Asegúrese de escribir los valores de los pagos y de los ingresos en el orden adecuado.
- Los argumentos que consisten en números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones textuales de números se cuentan; los argumentos que consisten en valores de error o texto que no se puede traducir a números se pasan por alto.
- Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se considerarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se omitirán las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenido en la matriz o en la referencia.
67- FUNCIONES FINANCIERAS - DB
Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando el método de depreciación de saldo fijo.
Sintaxis
DB(costo;valor_residual;vida;período;mes)
Costo es el costo inicial del bien.
Valor_residual es el valor al final de la depreciación.
Vida es el número de períodos durante los cuales se produce la amortización del bien (también conocido como vida útil del bien).
Período es el período para el que se desea calcular la depreciación. Debe usar los mismos valores que el argumento vida.
Mes es el número de meses en el primer año. Si se omite el argumento mes, se supondrá que es 12.
Observaciones
El método de depreciación de saldo fijo calcula la depreciación a tasa fija. La función DB usa las fórmulas siguientes para calcular la depreciación durante un período:
(costo - depreciación total de períodos anteriores) * tasa
donde:
tasa = 1 - ((valor_residual / costo) ^ (1 / vida)), redondeado hasta tres posiciones decimales.
La depreciación del primer y último períodos son casos especiales. La función DB usa la fórmula siguiente para calcular el primer período:
costo * tasa * mes / 12
Para calcular el último período, DB usa la fórmula siguiente:
((costo - depreciación total de períodos anteriores) * tasa * (12 - mes)) / 12
68- FUNCIONES FINANCIERAS - DDB
Devuelve la depreciación de un bien en un período específico con el método de depreciación por doble disminución de saldo u otro método que se especifique.
Sintaxis
DDB(costo,valor_residual,vida,período,factor)
Costo es el costo inicial del bien.
Valor_residual es el valor al final de la depreciación.
Vida es el número de períodos durante los cuales se produce la amortización del bien (también conocido como vida útil del bien).
Período es el período para el que se desea calcular la depreciación. Debe usar los mismos valores que el argumento vida.
Factor es la tasa a la que disminuye el saldo. Si el argumento factor se omite, se calculará como 2 (el método de amortización con una tasa doble de disminución del saldo).
IMPORTANTE Los cinco argumentos deben ser números positivos.
Observaciones
El método de depreciación por doble disminución del saldo calcula la depreciación a una tasa acelerada. La depreciación es más alta durante el primer período y disminuye en períodos sucesivos. La función DDB usa la fórmula siguiente para calcular la depreciación para un período:
costo - valor_residual(depreciación total en períodos anteriores) * factor / vida
Si no desea usar el método de depreciación por doble disminución del saldo, cambie el argumento factor.
Utilice la función DVS si desea pasar al método de depreciación lineal cuando la depreciación sea mayor que el cálculo de disminución del saldo.
69- FUNCIONES FINANCIERAS - DVS.
¿Qué hace?
Devuelve la amortización de un bien durante un período especificado usando el método de amortización acelerada con una tasa doble y de acuerdo al coeficiente especificado.
Sintaxis
DVS(costo, valor_residual, vida, período_inicial, período_final, [factor], [sin_cambios])
costo (obligatorio): El costo inicial del bien.
valor_residual (obligatorio): El valor final de la depreciación.
vida (obligatorio): Número de períodos en la vida útil del bien.
período_inicial (obligatorio): Período inicial para el que se calculará la depreciación.
período_final (obligatorio): Período final para el que se calculará la depreciación.
factor (opcional): Tasa a la que disminuye el saldo.
sin_cambios (opcional): Especifica si se cambiará el método directo de depreciación.
70- FUNCIONES FINANCIERAS - NPER.
Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos periódicos constantes y en la tasa de interés constante.
Sintaxis
NPER(tasa; pago; va; vf; tipo)
Para obtener una descripción más completa de los argumentos de NPER y más información acerca de las funciones de anualidades, vea VA.
Tasa es la tasa de interés por período.
Pago es el pago efectuado en cada período; debe permanecer constante durante la vida de la anualidad. Por lo general, pago incluye el capital y el interés, pero no incluye ningún otro arancel o impuesto.
Va es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.
Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).
Tipo es el número 0 ó 1 e indica el vencimiento de los pagos.
DEFINA TIPO COMO SI LOS PAGOS VENCEN
0 u omitido Al final del período
1 Al inicio del período
Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un período dado.
Sintaxis
SLN(costo;valor_residual;vida)
Costo es el costo inicial del bien.
Valor_residual es el valor al final de la depreciación (algunas veces denominado valor residual del bien).
Vida es el número de períodos durante los cuales ocurre la depreciación del bien (también conocido
como vida útil del bien).
Ejemplo
Supongamos que compró un camión que costó 30.000 $, tiene una vida útil de 10 años y un valor residual
de 7.500 $. La depreciación permitida para cada año es:
SLN(30000; 7.500; 10) es igual a 2.250 $
72- FUNCIONES FINANCIERAS - SYD
Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien durante un período específico
(amortización por suma de dígitos de los años aplicado a un valor constante).
Sintaxis
SYD(costo;valor_residual;vida;período)
Costo es el costo inicial del bien.
Valor_residual es el valor al final de la depreciación.
Vida es el número de períodos durante el cual se produce la depreciación del bien (algunas veces se
conoce como vida útil del bien).
Período es el período y se deben utilizar las mismas unidades que en el argumento vida.
Observación
SYD se calcula como:
Ejemplos
Si compró un camión por 30.000 $ con una vida útil de 10 años y un valor residual de 7.500 $, el fondo
anual de amortización para el primer año es:
SYD(30000;7500;10;1) es igual a 4090,91 $
El fondo anual de amortización para el décimo año es:
SYD(30000;7500;10;10) es igual a 409,09 $
73- FUNCIONES FINANCIERAS - CANTIDAD RECIBIDAD.
Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido.
Sintaxis
CANTIDAD.RECIBIDA(liq;vencto;inversión;descuento;base)
Liq es la fecha de liquidación del valor bursátil. La fecha de liquidación del valor bursátil es la fecha
posterior a la fecha de emisión cuando el comprador adquirió el valor bursátil.
Vencto es la fecha de vencimiento del valor bursátil. La fecha de vencimiento es cuando expira el valor
bursátil.
Inversión es la cantidad de dinero que se ha invertido en el valor bursátil
Descuento es la tasa de descuento en el valor bursátil.
Base determina en qué tipo de base deben ser contados los días.
Base Base para contar días
0 u omitida US (NASD) 30/360
1 Actual/actual
2 Actual/360
3 Actual/365
4 Europea 30/360
Observaciones
∙ La fecha de liquidación es la fecha en que se compra el cupón, por ejemplo un bono. La fecha de
vencimiento es la fecha en que expira el cupón. Por ejemplo, supongamos que se emite un bono a treinta
años el 1 de enero de 1996 y, seis meses más tarde, es adquirido por un comprador. La fecha de emisión
será 1 de enero de 1996, la fecha de liquidación será 1 de julio de 1996 y la fecha de vencimiento será 1
de enero del 2026, es decir, treinta años después del 1 de enero de 1996, la fecha de emisión.
∙ Los argumentos liq, vencto y base se truncan a enteros.
∙ Si el argumento liq o vencto no es una fecha válida, CANTIDAD.RECIBIDA devuelve el valor
de error #¡NUM!
∙ Si el argumento inversión £ 0 o si el argumento descuento £ 0, CANTIDAD.RECIBIDA
devuelve el valor de error #¡NUM!
∙ Si el argumento base < 0 o si base > 3, CANTIDAD.RECIBIDA devuelve el valor de error
#¡NUM!
∙ Si el argumento liq ³ vencto, CANTIDAD.RECIBIDA devuelve el valor de error #¡NUM!
∙ CANTIDAD.RECIBIDA se calcula como:
Donde:
B = número de días en un año, dependiendo de la base anual que se use.
DEM = número de días entre la fecha de emisión y la fecha de vencto.
Ejemplo
Un bono tiene los siguientes términos:
Fecha de liquidación (emisión): 15 de febrero de 1993
Fecha de vencimiento: 15 de mayo de 1993
Inversión: 1.000.000 $
Tasa de descuento: 5,75 por ciento
Base: Actual/360
La tasa de descuento del bono (en el sistema de fecha 1900) es:
CANTIDAD.RECIBIDA("15-2-93";"15-5-93";1000000;0,0575;2) igual a 1.014.420,266
74- FUNCIONES FINANCIERAS - VNA. NO. PER
Devuelve el valor neto actual para un flujo de caja que no es necesariamente periódico. Para calcular el
valor neto actual de una serie de flujos de caja periódicos, utilice la función VNA.
Sintaxis
VNA.NO.PER(tasa;valores;fechas)
Tasa es la tasa de descuento que se aplica a los flujos de caja.
Valores es una serie de flujos de caja que corresponde a un calendario de pagos determinado por el
argumento fechas. El primer pago es opcional y corresponde al costo o pago en que se incurre al principio
de la inversión. Todos los pagos sucesivos se descuentan basándose en un año de 365 días.
Fechas es un calendario de fechas de pago que corresponde a los pagos del flujo de caja. La primera
fecha de pago indica el principio del calendario de pagos. El resto de las fechas deben ser posteriores a
ésta, pero pueden ocurrir en cualquier orden.
Observaciones
∙ Los números del argumento fechas se truncan a enteros.
∙ Si alguno de los argumentos no es numérico, VNA.NO.PER devuelve el valor de error
#¡VALOR!
∙ Si alguno de los números del argumento fechas no es una fecha válida, VNA.NO.PER devuelve
el valor de error #¡NUM!
∙ Si alguno de los números del argumento fechas precede a la fecha de inicio, VNA.NO.PER
devuelve el valor de error #¡NUM!
∙ Si los argumentos valores y fechas contienen un número distinto de valores, VNA.NO.PER
devuelve el valor de error #¡NUM!
∙ VNA.NO.PER se calcula como sigue:
Donde:
di = es la iésima o última fecha de pago.
d1 = es la fecha de pago 0.
Pi = es el iésimo o último pago.
Ejemplo
Considere una inversión que requiere un pago en efectivo de 10.000 $ el 1 de enero de 1992 y que
devuelve 2.750 $ el 1 de marzo de 1992, 4.250 $ el 30 de octubre de 1992, 3.250 $ el 15 de febrero de
1993 y 2.750 $ el 1 de abril de 1993. Suponiendo que los flujos de caja se descuentan al 9 por ciento, el
valor neto actual es:
VNA.NO.PER(0,09;{-10000;2750;4250;3250;2750};{33604;33664;33907;34015;34060}) es igual a
2.086,647602
75- FUNCIONES FINANCIERAS - RENDTO:
Calcula el rendimiento en un valor bursátil que paga intereses periódicos. Utilice la función RENDTO
para calcular el rendimiento de bonos.
Sintaxis
RENDTO(liq;vencto;tasa;precio;valor_de_rescate;frec;base)
Liq es la fecha de liquidación del valor bursátil. La fecha de liquidación del valor bursátil es la fecha
posterior a la fecha de emisión cuando el comprador adquirió el valor bursátil.
Vencto es la fecha de vencimiento del valor bursátil. La fecha de vencimiento es cuando expira el valor
bursátil.
Tasa es la tasa de interés nominal anual (interés en los cupones) de un valor bursátil.
Precio es el precio del valor bursátil por cada 100 $ de valor nominal.
Valor_de_rescate es el rendimiento del valor bursátil por cada 100 $ de valor nominal.
Frec es el número de cupones a pagar por año. Para pagos anuales, frecuencia = 1; para pagos
semestrales frecuencia = 2; para pagos trimestrales, frecuencia = 4.
Base determina en qué tipo de base deben ser contados los días.
Base Base para contar días
0 u omitida US (NASD) 30/360
1 Actual/actual
2 Actual/360
3 Actual/365
4 Europea 30/360
Observaciones
∙ La fecha de liquidación es la fecha en que se compra el cupón, por ejemplo un bono. La fecha de
vencimiento es la fecha en que expira el cupón. Por ejemplo, supongamos que se emite un bono a treinta
años el 1 de enero de 1996 y, seis meses más tarde, es adquirido por un comprador. La fecha de emisión
será 1 de enero de 1996, la fecha de liquidación será 1 de julio de 1996 y la fecha de vencimiento será 1
de enero del 2026, es decir, treinta años después del 1 de enero de 1996, la fecha de emisión.
∙ Los argumentos liq, vencto, frec y base se truncan a enteros.
∙ Si el argumento liq o vencto no es una fecha válida, RENDTO devuelve el valor de error
#¡NUM!
∙ Si el argumento tasa < 0, RENDTO devuelve el valor de error #¡NUM!
∙ Si el argumento precio £ 0 o si el argumento valor_de_rescate £ 0, RENDTO devuelve el valor
de error #¡NUM!
∙ Si el argumento frec es cualquier número distinto de 1, 2 ó 4, RENDTO devuelve el valor de
error #¡NUM!
∙ Si el argumento base < 0 o si base > 4, RENDTO devuelve el valor de error #¡NUM!
∙ Si el argumento liq ³ vencto, RENDTO devuelve el valor de error #¡NUM!33
∙ Si hay el equivalente a un período de cupón o menos hasta valor_de_rescate, RENDTO se
calcula como:
donde:
A = número de días comprendidos entre el principio del período del cupón hasta la fecha de liquidación
(días acumulados).
DLV = número de días desde la fecha de liquidación hasta la fecha de rescate.
E = número de días en el período del cupón.
∙ Si hay más de un período de cupón hasta valor_de_rescate, la función RENDTO se calcula a
través de cien iteraciones. La resolución utiliza el método de Newton basado en la fórmula que se utiliza
para la función PRECIO. La función hace variar el rendimiento hasta que el precio estimado, según ese
rendimiento, se aproxime al precio real.
Ejemplo
Un bono tiene los siguientes términos:
Fecha de liquidación: 15 de febrero de 1991
Fecha de vencimiento: 15 de noviembre de 1999
Interés por cupón: 5,75 por ciento
Precio: 95,04287
Valor de rescate: 100 $
Frecuencia: Semestral
Base: 30/360
El rendimiento del bono (en el sistema de fecha 1900) es:
RENDTO("15-2-91";"15-11-99";95,04287;100;2;0) es igual a 0,065 ó 6,5 por ciento
76- RELACIÓN ENTRE HOJAS Y LIBROS:
Cuando trabajamos dentro de un libro con varias hojas en las que se ha ubicado información, es posible acceder a referencias de celda de otras hojas desde celdas de la hoja actual: Es posible vincular y relacionar datos entre las distintas hojas de un mismo libro.
También es posible vincular y relacionar datos entre las hojas de distintos libros, siempre que el acceso a esos libros sea posible, o bien porque se trabaja con esos libros (archivos en disco en definitiva) dentro del mismo ordenador aunque bajo diferentes carpetas (rutas de ubicación) o bien porque se dispone de un sistema de red local basado en servidor, dentro de cuyo disco -del servidor- se encuentran almacenados los distintos libros cuyas referencias a celdas se utilizan.
Relación entre hojas.
Hacer referencia, desde una hoja de cálculo, a la celda de otra hoja del mismo libro es tan simple como la de anteponer el nombre de la hoja seguido del signo de admiración derecho !, antes de la dirección de la celda.
Cuando nos referimos a la celda B10, nos estamos siempre refiriendo a la celda B10 de la hoja actual de trabajo, en la que estamos.
Sin embargo si queremos aludir a la celda B10 pero de otra hoja, es decir, que esté situada bajo otra solapa del libro, antepondremos a la referencia de la celda el nombre de la hoja de la manera que hemos indicado. Así pues, si la celda que deseamos referenciar es la B10 de la hoja llamada Ingresos, la referencia sería: Ingresos!B10.
Cuando construimos fórmulas y las creamos señalando mediante clic en ellas, las diferentes celdas que intervienen en ella, basta con hacer clic en dichas celdas. Ahora bien, cuando la celda que queremos utilizar aparece en otra hoja, primero deberemos posicionarnos en esa hoja haciendo clic en su solapa y cuando estemos en esa hoja, clic en su celda o celdas.
Ejemplo: se han introducido los datos correspondientes al año 2007 en una hoja de cálculo y los del año 2008 en otra, tal y como muestran las siguientes imágenes.
77- VINCULAR CELDAS Y RANGOS:
Es posible visualizar el contenido de una celda, o de un rango en otras celdas de la misma hoja de cálculo o de otras hojas del mismo libro o incluso de otro libro. Para ello se crea un vínculo entre las celdas, esto es, se iguala el contenido de una celda con el de otra, por lo que al modificar el contenido de las celdas originales automáticamente se modifica el contenido de las celdas vinculadas a las mismas.
Existen varios procedimientos que proporcionan el mismo resultado. Vamos a desarrollarlos.
Para conseguir la vinculación de celdas realizamos los siguientes pasos:
Seleccionar la celda o el rango que contiene la información que se quiere visualizar en otro punto del libro.
Seleccionar la opción Copiar de la ficha Inicio, o bien desde el menú contextual.
Acceder a la hoja correspondiente del libro en la cual se quiere disponer de la información.
Situarse en la celda a partir de la cual, hacia su derecha y hacia abajo, se van a incluir los datos del rango seleccionado.
Seleccionar la opción Pegado de la ficha de Inicio, y dentro de la misma Pegar vínculos -recordemos que el pegado con vínculos es un tipo de pegado especial-.
78- BLOQUES TRIDIMENSIONALES:
Sabemos que es posible seleccionar más de una hoja dentro de un libro, por ejemplo para imprimir más de una hoja o bien para trabajar conjuntamente con los datos de esas hojas. Recordemos los métodos de selección de hojas; son los siguientes:
- Para seleccionar varias hojas consecutivas, haremos clic en la ficha de la primera del grupo, mantendremos pulsada la tecla MAYÚS y haremos clic en la última -la de más a la derecha- del grupo. Por ejemplo, tenemos tantas hojas como meses del año y deseamos seleccionar todas desde la de Enero hasta la de Diciembre.
- Para seleccionar varias hojas NO consecutivas, haremos clic en la ficha de cada una de las hojas -quizás no consecutivas- que se deseen seleccionar mientras se mantienen pulsada la tecla CTRL. Por ejemplo, se disponen de tantas hojas como vendedores en el equipo de comerciales de la empresa y en cada hoja los datos de las ventas de cada uno de ellos. El formato y distribución de datos para cada uno es el mismo, pero los datos cambian, evidentemente, para cada vendedor. Se desea, por ejemplo, totalizar las ventas de ciertos vendedores aislados y no necesariamente las de todos ellos.
Teniendo seleccionadas varias hojas, cualquier modificación que se realice en una de esas hojas, se plasmará en todas las hojas que componen el bloque de selección. Esta modificación ya puede ser de formato o bien de contenido de celdas.
El empleo de bloques tridimensionales permite realizar de forma rápida una serie de operaciones comunes a todas las hojas seleccionadas.
Supongamos, por ejemplo, que deseamos diseñar una hoja de contabilidad sencilla, que contenga los ingresos, los gastos y los beneficios, para todos los meses del año y deseamos los datos de cada mes en una hoja; una solapa para enero, otra para febrero, otra para marzo... De este modo, utilizando bloques tridimensionales, podríamos realizar operaciones dentro de una de ellas, que se aplicarían a todas las hojas que lo componen.
79- VISTA PREVIA DE SALTO DE PAGINA:
Vista previa de salto de página pasa la hoja de cálculo activa a vista previa de salto de página, que es una vista de modificación que muestra la hoja de cálculo tal y como se va a imprimir. En esta vista, pueden moverse los saltos de página arrastrándolos a la izquierda, a la derecha o hacia abajo. Microsoft Excel cambia automáticamente la escala de la hoja de cálculo para ajustar las columnas y las filas a la página.
80- INSERTAR SALTOS DE PAGINA:
Si quieres dividir tu hoja de cálculo de Excel en secciones, una de las mejores maneras de hacer esto es utilizar un salto de página. Estos son esenciales si planeas imprimir las hojas de trabajo, ya que permiten especificar donde estarán los bordes de las páginas. Si no insertas tus propios saltos de página, entonces podrás ver que los saltos de página automáticos no son satisfactorios para tus requerimientos de impresión. Las herramientas necesarias para añadir saltos de página están en el listón de Excel.
Instrucciones
1- Haz clic en "Inicio", luego "Todos los programas" y luego en "Microsoft Office Excel 2007".
2- Presiona "Ctrl"+"O", y luego selecciona y abre tu archivo de la computadora.
3- Haz clic en "Vista" y luego "Vista previa de salto de página".
4- Haz clic en la columna o fila donde quieras insertar el salto de página.
5- Haz clic en "saltos" dentro de la "Configuración de la hoja" y selecciona "Insertar salto de página".
81- BASES DE DATOS EN EXCEL:
1- Identifica los datos que desees incluir en la base de datos. Antes de poder crear una hoja de cálculo como base de datos, es necesario saber de qué tipo de información deseas realizar el seguimiento.
2- Utiliza la fila 1 como títulos de cada artículo que vas a seguir. Por ejemplo, si tu vas a utilizar el Excel como base de datos para obtener información de contacto, debes incluir nombre, dirección, número de teléfono y otros datos a través de la fila 1.
3- Formato de filas 1. Cambia el formato de la fila 1 para separar los encabezados de los datos en tu base de datos. Para ello, haz clic en el número al lado de la fila 1, que pone de relieve a toda la fila. Añade su formato, como negrita, centrado y un fondo gris.
4- Congela la fila del encabezado. Utiliza la característica de panel de congelación por lo que los títulos aparecerán siempre en la parte superior de la base de datos. En el Excel 2007, haz clic en el número dos al lado de la fila 2 para resaltar la primera fila bajo los encabezados. Haz clic en la pestaña Vista. Haz clic en Inmovilizar paneles y luego congela la fila superior. En el Excel 2003, haz clic en el número dos al lado de la fila 2 para resaltar la primera fila bajo los encabezados. En la barra de menú, haz clic en Ventana> Inmovilizar paneles.
5- Escribe los datos. Utiliza una fila por cada entrada de la base de datos, introduce la información para que coincida con la información del encabezado.
6- Ordena los datos en la base de datos. Después de introducir la información en la base de datos, puedes ver los datos en diferentes maneras. Consulta la sección siguiente para obtener instrucciones sobre cómo ordenar los datos en una base de datos de Excel.
82- ORDENAR UNA BASE DE DATOS:
Cómo ordenar los datos en Excel 2007
1- Decide cómo deseas ordenar la información. Por ejemplo, es posible que los datos figuren en orden alfabético por el apellido, o es posible que desees ordenar los datos por código postal.
2- Resalta los datos en la base de datos. Haz clic en la celda superior izquierda que está a la izquierda de A y por encima de 1. Esto resalta la hoja de cálculo.
3- Abre la ventana de Orden. Haz clic en la pestaña de Datos. A continuación, haz clic en el botón ordenar en la sección de ordenar y filtrar. Esto abre la ventana de ordenar.
4- Selecciona los datos que desees filtrar. En la columna, selecciona los datos que desees ordenar al lado de "Ordenar por". Si deseas incluir una clasificación secundaria (por ejemplo, nombre de pila en caso de tener más de una persona con el mismo apellido), a continuación, selecciona el título de una segunda clasificación junto a "Luego por."
5- Elige el orden de clasificación. Por defecto se ordena alfabéticamente (A a Z) o de menor número a mayor. Para hacer lo contrario, selecciona de Z a A en ese orden.
6-Haz clic en OK. La información de la base de datos estará organizada en la forma que indicaste.
83- AUTO FILTROS:
Son del tipo que acabamos de describir, como se vio, los criterios de filtrado se pueden seleccionar de un menú desplegable.
84- Filtros Avanzados
En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser mas complejos. y tambien funcionan en forma diferente.
85- Creación de un Filtro Avanzado
En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos como se procede.
En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"
Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar:
1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se encuentra la tabla.
2. Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma Hoja o en otra Hoja de cálculo.
3. Rango de la lista : automáticamente Excel coloca el rango done esta la lista
4. Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado.
5. Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada, para esto solo es necesario especificar donde estarán los rótulos.
6. Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos.
Para dar un ejemplo simple filtraremos las mismas filas que en la introducción de AUTOFILTROS sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se filtraban todas las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la casilla de verificación de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y luego elegimos 2 celdas, una para el rótulo y otra para el criterio a cumplir, como se muestra en el recuadro rojo(%D%1:%D%2)
86- Creación de Una Tabla Dinámica
Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una herramienta muy poderosa.
Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una empresa ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: ¿Cuánto es el total de ventas por cada-
vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en varias filas al igual que su venta mensual. Aunque podríamos utilizar la función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por analizar.
Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular.
Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:
Paso 1:
Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar. Paso 2:
En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.
Paso 3:
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de que la configuración sea correcta y haz clic en Aceptar.
Paso 4:
Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.
87- Otros Aspectos de las Tablas Dinámicas y Gráficos Dinámicos
Los gráficos dinámicos son como los gráficos normales, solo que muestran los datos de una tabla dinámica. Al igual que un gráfico normal, podrás seleccionar un tipo de gráfico, el diseño y el estilo para representar mejor los datos.
Pasos para crear gráficos dinámicos
En este ejemplo, vamos a utilizar un gráfico dinámico para que podamos visualizar las tendencias en cada región de ventas. Para ello, sigue estos pasos:
Paso 1:
Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en la cinta de opciones. Allí, haz clic en el el comandoGráfico dinámico.
Paso 2:
En el cuadro de diálogo, selecciona el tipo de gráfico deseado y haz clic en Aceptar.
Paso 3:
El gráfico dinámico aparecerá en la hoja de cálculo. Si quieres, puede moverlo haciendo clic y arrastrando.
88- SUBTOTALES:
Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la fórmula SUBTOTALES.
Sintaxis
SUBTOTALES(núm_función;valor1, valor2, ...)
Núm_función es un número de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por alto valores ocultos) que indica qué función debe utilizarse para calcular los subtotales dentro de una lista.
Valor1, valor2 son de 1 a 254 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal.
Observaciones
Si hay otros subtotales dentro de valor1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarán por alto para no repetir los cálculos.
Para las constantes núm_función de 1 a 11, la función SUBTOTALES incluye los valores de las filas ocultas por el comando Ocultar filas, situado bajo el submenú Ocultar y mostrar del comando Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio. Utilice estas constantes cuando desee calcular subtotales de los números ocultos y visibles de una lista. Para las
La función SUBTOTALES pasa por alto las filas que no se hayan incluido en el resultado de un filtro, independientemente del valor de núm_función que utilice.
La función SUBTOTALES está diseñada para columnas de datos o rangos verticales. No está diseñada para filas de datos ni para rangos horizontales. Por ejemplo, cuando desea calcular el subtotal de un rango horizontal mediante un núm_función de 101 o superior, como SUBTOTALES(109,B2:G2), si oculta una columna no afecta al subtotal. Sin embargo, si oculta una fila en un subtotal de un rango vertical, sí afectará al subtotal.
Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES devolverá el valor de error #¡VALOR!.
Ejemplo
El ejemplo será más fácil de entender si lo copia a una hoja de cálculo en blanco.
Cómo copiar un ejemplo
89- VALIDACION:
La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.
Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.
La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos.
En este artículo se describe cómo configurar la validación de datos, incluidos los tipos de datos que se pueden validar y los mensajes que se pueden mostrar, además de proporcionar un libro que se puede descargar para obtener ejemplos de validación que se pueden modificar y utilizar en hojas de cálculo propias.
Tipos de datos que se pueden validar
Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda:
Números Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número.
Fechas y horas Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora.
Longitud Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número mínimo de caracteres.
Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeño, mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la selección de una opción de la lista.
Tipos de mensajes que se puede mostrar
Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece después de que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes.
Mensaje de entrada Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda.
Mensaje de información Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de información, un botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda.
Mensaje de advertencia Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce los datos no válidos en la celda, Noregresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.
Mensaje de detención Este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la validación copiando y pegando o rellenando datos en la celda.
Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario son válidos de modo que se pueden comprobar más adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada no es válida.
Ejemplos de validación
La mejor manera de comprender lo que es la validación de datos es verla en acción. Si descarga el libro de ejemplo que acompaña a este artículo, obtendrá ejemplos de cada tipo de validación y todos los tipos de mensaje. El libro incluye instrucciones para ver la configuración utilizada para cada celda validada y copiar la configuración de la validación en los propios libros, donde se puede modificarla según las propias necesidades.
Configurar la validación de datos
Cuando sepa qué tipo de validación desea utilizar en una hoja de cálculo, podrá usar el comando Validación en el menú Datos para configurarla. Las instrucciones se encuentran en el libro de ejemplo que podrá descargar en este artículo así como en la Ayuda de Excel 2002. A continuación figura información general del proceso:
1. Comfigurar la hoja de cálculo Introduzca primero los datos y fórmulas en la hoja de cálculo. Si utiliza una lista de opciones válidas, introduzca la lista y asígnele un nombre.
2. Definir la configuración de una celda Empezando por la primera celda que desee validar, utilice el cuadro de diálogo Validación de datos para designar el tipo de validación que desee, un mensaje entrante y un mensaje de error si lo desea.
3. Configurar la validación de otras celdas A menudo podrá ahorrar tiempo copiando la configuración de la validación de la primera celda a otras celdas y, a continuación, modificando dicha configuración.
4. Probar las reglas de validación Introduzca datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que funcione debidamente la configuración y los mensajes aparezcan en el momento previsto. Utilice el comandoValidación para cambiar la configuración. Si realiza cambios en la validación de una celda, podrá aplicar automáticamente los cambios a todas las demás celdas con la misma configuración.
4.
5. Configurar las listas de opciones válidas Si utilizó una lista de opciones válidas y desea que los usuarios no puedan encontrar ni cambiar la lista, puede poner la lista en otra hoja de cálculo, configurar la validación, ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y, a continuación, proteger el libro mediante una contraseña. La contraseña del libro contribuirá a evitar que usuarios que no conozcan la contraseña puedan mostrar la hoja de cálculo que contiene la lista.
6. Aplicar protección si se desea Si piensa proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear las celdas validadas antes de proteger la hoja de cálculo; en caso contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.
7. Compartir el libro si se desea Si piensa compartir el libro, hágalo después de configurar la validación y la protección. Tras compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de la validación a menos que deje de compartir el libro. Excel, sin embargo, seguirá validando las celdas designadas mientras se comparta el libro.
8. Comprobar si los resultados incluyen datos no válidos Después de que los usuarios introduzcan datos en la hoja de cálculo, podrá comprobar si ésta incluye datos no válidos de acuerdo lo que se describe más adelante en este artículo.
Introducir datos en celdas validadas
A continuación se describe cómo es el proceso de introducción de datos para los usuarios. Se pueden utilizar mensajes entrantes y de error para facilitar las instrucciones que los usuarios necesitan para comprender cómo se ha configurado la hoja de cálculo con el propósito de asegurar que los datos son correctos. Para verlo, descargue el libro de ejemplo que acompaña a este artículo y vea los ejemplos en la hoja Mensajes.
Ver el mensaje entrante Cuando un usuario hace clic en una celda validada o utiliza las teclas de dirección para desplazarse a la celda, el mensaje entrante aparece en el globo del Ayudante o en un cuadro de mensaje independiente. Si proporcionó una lista desplegable para la celda, la flecha de lista desplegable aparecerá a la derecha de la celda.
Escribir datos Cuando el usuario escribe datos o hace clic en la flecha de lista desplegable para seleccionar un valor de la lista, el mensaje entrante permanece en la pantalla (la lista desplegable puede tapar parte del mensaje).
Escribir datos válidos Si el usuario escribe datos válidos y presiona la tecla ENTRAR, los datos quedan introducidos en la celda y no sucede nada especial.
Escribir datos no válidos Si el usuario escribe datos que no cumplen los criterios y se especificó un mensaje de error para los datos no válidos, dicho mensaje aparecerá en un globo del Ayudante o en una ventana independiente de mensajes. A continuación, el usuario podrá leer el mensaje y decidir qué va a hacer.
En caso de un mensaje de información, el usuario puede hacer clic en Aceptar para introducir los datos no válidos o hacer clic en Cancelar para empezar de nuevo.
En caso de un mensaje de advertencia, el usuario puede hacer clic en Sí para introducir los datos no válidos, enNo para seguir modificando la celda o en Cancelar para empezar de nuevo.
En caso de un mensaje de detención, el usuario no puede introducir los datos no válidos y puede hacer clic enReintentar para modificar la celda o en Cancelar para empezar de nuevo.
Si no se proporcionan mensajes, la introducción de datos en celdas validadas es igual a la introducción normal de datos en Excel. Sin embargo, Excel marca todas las celdas con entradas no válidas de modo que sean fáciles de encontrar.
Comprobar si hay entradas no válidas en una hoja de cálculo
Al recibir hojas de cálculo de usuarios que pueden haber introducido datos no válidos, puede configurar Excel de modo que muestre círculos rojos alrededor de los datos que no cumplan los criterios, facilitando así la búsqueda de errores en las hojas de cálculo. Utilice los botones Rodear con un círculo datos no válidos y Borrar círculos de validación en la barra de herramientas Auditoría.
El valor de esta celda está rodeado con un círculo porque no cumple una regla de validación.
El círculo desaparecerá cuando corrija los datos de la celda. Para ver en qué consiste esta característica, descargue el libro de ejemplo que acompaña a este artículo y vea la hoja Datos no válidos.
90- LISTA DESPLEGABLES:
Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de las celdas de otra parte de la hoja de cálculo. Cuando se crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en dicha celda. Para escribir información en esta celda, haga clic en la flecha y, a continuación, en la entrada que desee.
Para crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos del grupoHerramientas de datos de la ficha Datos.
1. Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco. Por ejemplo:
2. NOTA Puede que desee ordenar los datos en el orden en el que desea que aparezcan en la lista desplegable.
3. Si desea utilizar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y, a continuación, defina un nombrepara la lista.
Cómo definir un nombre
4. Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.
5. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.
Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.
6. Haga clic en la ficha Configuración.
7. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
8. Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, siga uno de los procedimientos siguientes:
Si la lista está en la hoja de cálculo actual, escriba una referencia a la lista en el cuadro Origen.
Si la lista está en otra hoja de cálculo, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen.
En ambos caso, asegúrese de que la referencia o el nombre está precedido del signo igual (=). Por ejemplo, escriba=DptosVálidos.
1. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.
2. Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
3. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.
NOTAS
El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Puede que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.
El número máximo de entradas que puede tener en una lista desplegable es 32.767.
Si la lista de validación está en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios en ella, piense en ocultar y proteger dicha hoja de cálculo.
91 Funciones Bases de Datos:
Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con información que está organizada como una bases de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas fuciones nos permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.
92 Funciones Bases de Datos - BDSUMA
93 Funciones Bases de Datos - BDCONTAR
94 Funciones Bases de Datos - BDMAX
95 Funciones Bases de Datos - BDMIN
96 Funciones Bases de Datos - BDPROMEDIO
97 Funciones Bases de Datos – BDPRODUCTO
Estas son las respuestas de las preguntas de la 92 a la 97 en un solo cuadro
Funciones de base de datos
98- AUTO CALCULAR:
Configurar el cálculo automático de fórmulas en Excel
Tal vez te haya sucedido alguna vez que, después de modificar el valor de las celdas involucradas en el cálculo de una fórmula, el resultado no se modifica. Cuando esto sucede pensamos que algo anda mal con Excel pero en realidad se deba a la configuración del cálculo automático de fórmulas.
Para dejar en claro a lo que me refiero, quiero que observes con detenimiento la siguiente animación. La celda C1 contiene la fórmula =A1 + B1 y normalmente esperamos que Excel actualice el resultado si modificamos el valor de la celda A1 o el valor de la celda B1, pero observa lo que sucede en este ejemplo:
La razón por la que la celda C1 no se actualiza, es porque el cálculo de fórmulas está configurado como manual y la única manera de actualizar el resultado es pulsando la tecla F9. Para regresar a un cálculo automático de fórmulas debemos ir a la ficha Fórmulas y dentro del grupo Cálculo pulsar el botón Opciones de cálculo y seleccionar la opción Automático:
De esta manera el resultado de la celda C1 se actualizará automáticamente al momento de cambiar el valor de cualquiera de las celdas que forman parte del cálculo.
Opciones de cálculo en Excel
En el ejemplo anterior mostré dos de las opciones de cálculo que existen en Excel: Manual y Automático. Sin embargo, existen en total 4 opciones de cálculo en Excel que describiré a continuación:
Automático: Excel calcula automáticamente el resultado de cualquier fórmula del libro al momento exacto en que se cambia cualquier valor que afecta el resultado de una fórmula. Este es el comportamiento predeterminado de Excel.
Automático excepto para tablas de datos: Se calculan automáticamente todas las fórmulas del libro excepto las tablas de datos. Para actualizar una tabla de datos será necesario seleccionar las fórmulas de la tabla y pulsar la tecla F9.
Manual: Excel no realizará ningún cálculo de fórmulas hasta que se pulse la tecla F9. Si el libro de Excel es guardado sin haber pulsado la tecla F9, la siguiente vez que se abra el libro de Excel las fórmulas seguirán desactualizadas y será necesario pulsar F9 para actualizar los cálculos.
Volver a calcular libro antes de guardar: Esta es una opción del cálculo Manual que nos permite indicar a Excel que actualice las fórmulas justo antes de guardar el libro (aunque no se pulse la tecla F9).
Todas estas Opciones de cálculo las podemos acceder en la ficha Archivo > Opciones > Fórmulas:
Adicionalmente, tal como lo vimos en el primer ejemplo, en la ficha Fórmulas se encuentra el grupo Cálculo donde encontraremos los siguientes botones:
Opciones para el cálculo: al pulsar este botón se mostrarán las opciones Automático, Automático excepto en las tablas de datos, Manual.
Calcular ahora. Este botón equivale a pulsar la tecla F9 y realiza el cálculo de las fórmulas de todo el libro. Recuerda que esta opción solo es necesaria si se ha elegido un cálculo de tipo Manual.
Calcular hoja. Solo realiza el cálculo de las fórmulas de la hoja actual. Equivale a pulsar la combinación de teclas Mayús + F9.
Acelerar el trabajo con un libro de Excel
Probablemente estarás preguntándote porqué razón querrías seleccionar una opción de cálculo diferente a Automático.
Cuando un libro de Excel tiene grandes cantidades de datos y fórmulas, llega el momento en que al cambiar el valor de una sola celda ocasionará que Excel tome varios segundos (o hasta minutos) en recalcular todas las fórmulas involucradas.
Cuando has llegado a una situación crítica como la descrita, el cálculo Automático comenzará a ocasionar muchos problemas y será mejor alternativa elegir una opción de cálculo diferente.
La opción Automático excepto para tablas de datos es generalmente utilizada cuando tienes un libro de Excel que hace un uso exhaustivo de las herramientas de Análisis Y si. Cuando se utilizan este tipo de herramientas los resultados son depositados en tablas de datos y por lo tanto hace sentido utilizar esta opción.
Si no tienes un caso particular como el descrito anteriormente, entonces la opción de cálculo Manual será la opción adecuada para esos casos en los que Excel está tomando demasiado tiempo al realizar el cálculo automático de fórmulas.
Aunque tal vez no te hayas encontrado todavía en una situación crítica que presente este tipo de problemas, lo mejor es estar prevenido e informado de manera que cuando llegue el momento puedas configurar el cálculo automático de fórmulas en Excel y acelerar el trabajo con tu libro.
99- ERRORES
Durante la creación y desarrollo de modelos o plantillas realizadas en Excel es posible que introduzcamos algún dato o fórmula de manera erróneo, de tal forma que sea imposible realizar el cálculo, con objeto de identificar donde se encuentra el error la aplicación Excel es capaz de detectar la celda así como clasificar el tipo de error producido, facilitando la tarea de detección y resolución de errores.
Excel dispone de 4 métodos o técnicas para la identificación de errores:
Cuadro de dialogo
Símbolo parte superior izquierda de la celda
Valor en la celda
Error al ejecutar una macro
Los 3 primeros métodos de identificación de errores hacen referencia cuando se introduce una formula la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea porque no existe la función o porque los datos que aportamos a la función son incorrectos:
Cuadro de dialogo – Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de algún dato en una fórmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta para corregir el error.
Símbolo parte superior izquierda de la celda – Este signo aparece cuando Excel identifica un posible error como una fórmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la celda contigua es un valor numérico, etc…. Cuando hacemos clic al símbolo rojo automáticamente aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error cometido así como el modo a proceder para corregir dicho error.
Valor en la celda – Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo, ante estos casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes valores en la celda:
El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitirá conocer su origen y solucionarlo.
#¿NOMBRE? – Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, bien sea porque no está bien escrita la fórmula o porque no existe.
Ejemplo - si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir la siguiente fórmula o función en la celda correspondiente "=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribiésemos "=POTEN(3,4;15)" Excel nos mostraría el error #¿NOMBRE? dado a que no tiene registrado la función POTEN.
#¡VALOR! – Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora.
Ejemplo - La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dará como resultado el error #¡VALOR!, puesto que no es posible ni tiene sentido la realización de dicho cálculo.
#¿NOMBRE?
#¡VALOR!
#¡NUM!
#¡DIV/0!
#¡REF!
#¡NULO!
#N/A
#####
También puede ser que el resultado del cálculo resulta tan grande o pequeño que Excel no pueda mostrarlo.
Ejemplo – El cálculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el error #¡NUM! dado a que Excel no puede mostrar el valor tan elevado de dicho cálculo.
#¡DIV/0! – Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no contiene ningún valor.
Ejemplo – El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará como resultado el error #¡DIV/0!
#¡REF! – Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un cálculo con referencias de celdas no válidas.
Ejemplo – Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas que contienen datos vinculados a unas fórmulas, al desaparecer dichos datos las fórmulas no pueden calcular y aparece el error #¡REF!
#¡NULO! – Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algún cálculo o función rangos de datos o celdas que no interseccionan.
Ejemplo – La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la imagen dá como resultado el error #¡NULO!
#N/A –Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan funciones de búsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de búsqueda especificado.
Ejemplo – usar la función BuscarV para encontrar un valor que no existe en el rango de búsqueda especificado.
##### - Este error se muestra cuando :
El valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de la columna
Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.
Ejemplo – multiplicar una fecha por el valor de -2.
100- AUDITORIA DE FORMULAS:
4.3.1 Rastrear Precedentes: Muestran flechas que indican que afectan el valor de la celda seleccionada.
4.3.2 Rastrear Dependientes: Muestran flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda seleccionada.
4.3.3 Quitar Flechas: Quita las flechas insertadas del resultado de rastrear precedentes y pendientes.
4.3.4Mostrar Formulas: Muestra la formula utilizada en cada celda en vez del valor resultante. Modo Abreviado (Alt+º)
4.3.5Comprobaciòn de Errores: Busca errores comunes en las celdas, y rastrea las celdas que tengan este error.
4.3.6 Evaluar Formula: Evalua la formula de manera individual o parte por parte para depurar el proceso.
101- Rastrear Precedentes:
Muestran flechas que indican que afectan el valor de la celda seleccionada
102 - Rastrear Dependientes:
Muestran flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda seleccionada.
103- Quitar Flechas:
Quita las flechas insertadas del resultado de rastrear precedentes y pendientes.
104- SELECCIONES ESPECIALES DE CELDAS
Mediante el uso de los comandos Cortar, Copiar y Pegar de Microsoft Office Excel puede mover o copiar celdas completas o su contenido. También puede copiar contenido o atributos específicos
de las celdas. Por ejemplo, puede copiar el valor resultante de una fórmula sin copiar la propia fórmula, o copiar solamente la fórmula
105- PROTECCION DE ARCHIVOS
En ocasiones necesitamos proteger nuestros archivos en Excel para impedir que nos modifiquen los datos, le agreguen o eliminen filas y columnas, etc.
Manual de Excel Avanzado
Se pueden proteger celdas, hojas de cálculo y libros completos, dependiendo de las necesidades de seguridad de cada usuario.
106- PROTECCION DE LIBROS
Se puede proteger de dos formas. Para impedir que un usuario no autorizado pueda abrir el libro, y para permitir que los usuarios puedan abrir el libro pero que no puedan realizarle cambios.
El procedimiento es dar clic en el botón de office en la parte superior izquierda de la pantalla, elegir “Guardar como”, y en la parte inferior izquierda de la ventana que se abre, dar clic en “Herramientas”. Allí elegir “Opciones generales” que es donde se le asignan las contraseñas, ya sea para apertura, para escritura o para las dos.
107- PROTECCION DE HOJAS
Es la más sencilla de todas. Simplemente se da clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja que se quiere proteger, y allí se despliega un menú en el que aparece la opción “Proteger hoja”.
Allí se pueden marcar las opciones que se pueden o no realizar en la hoja como insertar filas, columnas, aplicar formato, insertar hipervínculos, ordenar, seleccionar celdas, etc.
108- MATRICES
una matriz es una colección de elementos. En Excel, esos elementos pueden residir en una única fila (lo que se denomina una matriz horizontal unidimensional), una columna (una matriz vertical unidimensional) o varias filas y columnas (una matriz bidimensional). En Excel no es posible crear matrices ni fórmulas de matriz tridimensionales.
109- FUNCION FRECUENCIA USANDO MATRICES
FRECUENCIA(datos;grupos)
Calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve un matriz vertical de números. Por ejemplo, utilice FRECUENCIA para contar el número de los resultados que se encuentran dentro de un rango. Debe introducirse como una fórmula de matrices debido a que FRECUENCIA devuelve una matriz.
Datos es una matriz de un conjunto de valores o una referencia a un conjunto de valores cuyas frecuencias se desea contar. Si datos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve una matriz de ceros.
Grupos es una matriz de intervalos o una referencia a intervalos dentro de los cuales se desea agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve el número de elementos contenidos en datos.
110- CONSOLIDACION DE DATOS
Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o específica.
Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas regionales, podría utilizar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener totales de ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la organización.
Para consolidar datos, utilice el comando Consolidar del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
111- CONSOLIDACION POR POSICION
Para consolidar los datos crearé una nueva hoja y haré clic en el botón Consolidar que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos.
Se mostrará el cuadro de diálogo Consolidar en donde se deberá especificar cada uno de los rangos de las diferentes hojas. Puedes hacer clic en el botón de selección de referencia para seleccionar los rangos fácilmente.
Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botón Agregar. De la misma manera se deben agregar cada una de las hojas hasta tener todas las referencias enlistadas. Finalmente debo marcar los cuadros de selección de rótulos en la Fila superior y en Columna Izquierda de manera que los datos sean presentados adecuadamente.
Al pulsar el botón Aceptar, Excel realizará la consolidación de los datos y los colocará en la nueva hoja de Excel
De esta manera la información que antes estaba en diferentes hojas de Excel ha sido consolidada correctamente en una sola hoja.
112ESQUEMAS:
Esquemas: Es la quinta pestaña de datos, consta de aplicaciones utiles para agrupar o no, los datos contenidos en las tablas.
Agrupar: Agrupa un rango de celda para expandirla o contraerla.
Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas, agrupada anteriormente.
Subtotal: Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando automaticamente subtotales y totales para las celdas seleccionadas.
113- ESQUEMA AUTOMATICO:
Ubíquese en una celda y diríjase a la pestaña Datos, dentro del menú Agrupar, seleccione la opción Autoesquema
Por favor verifique los pasos de ¿Qué debe tener en cuenta para esquematizar sus datos?
Si los datos están correctos, Excel generará los niveles de esquema como muestra la imagen a continuación
Al hacer clic sobre los signos "menos" (-) en la barra superior e izquierda de la hoja, Excel mostrará de forma resumida la información
114- TABLAS:
Tabla Dinámica: Nos sirve para resumir los datos en tablas más avanzadas que las que tenemos en la pág. Principal. Mediante gráficos.
Tabla: Crea una tabla para administrar y organizar datos. Permiten ordenar filtrar y dar formatos principales a las tablas.
115- TABLAS DE UNA VARIABLE:
Una tabla de una variable, consta de una columna o fila de valores y una o más fórmulas para
aplicar a estos valores. Las tablas permiten actualizaciones rápidas de los resultados que se
obtienen a partir de los valores, simplemente cambiando la fórmula que se les tiene que aplicar, la
obtención de resultados es inmediata.
116- TABLAS DE DOS VARIABLES
Las tablas con dos variables, constan de valores distribuidos en una fila y una columna. Una
fórmula operará todos los valores de cada fila con todos los de cada columna.
La fórmula se coloca en la casilla donde se cruzan fila y columna. Es una expresión, es decir, que
sólo indica que operación se ha de realizar con los valores de la tabla. Para componer esta expresión
se utilizan referencias a casillas. Es válida cualquier referencia menos las de las casillas que entren
dentro del rango de la tabla.
117- BUSCAR OBJETIVOS:
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado, podrá utilizar la función Buscar objetivo haciendo clic en Buscar objetivo en el menú Herramientas. Al realizar unabúsqueda de objetivo, Microsoft Excel varía el valor de celda específica hasta que una fórmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.
118 - ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS :
El administrador de escenarios es una herramienta de análisis que permite evaluar distintas estrategias para y enfoques. Por escenario se entiende un conjunto de valores que se utilizan para prever los resultados de un modelo de hoja de cálculo.
Los escenarios son útiles si se trabaja con variables inciertas. Por ejemplo, si se desea crear un presupuesto pero no está seguro de los ingresos y gastos, podrá definir distintos valores (escenarios) para los ingresos y gastos y, al cambiar entre escenarios.
El administrador de escenarios permite sustituir uno o más valores (celdas cambiantes, de ellas dependen las fórmulas clave) por otros diferentes y comprobar como éstos afectan a los datos de la hoja con los que tienen relación
120 - MOSTRAR ESCENARIOS:
Para mostrar los escenarios y ver sus resultados, realice los siguientes pasos:
1. Seleccione el menú Herramientas > Escenarios.
2. Elija un escenario de la lista y pulse el botón Mostrar.
121- MODIFICAR UN ESCENARIO:
Si se mantiene el nombre original de un escenario después de haber hecho cambios en el mismo, los nuevos valores de las celdas cambiantes sustituirán a los valores del escenario original.
En el menú Herramientas, elija Escenarios.
Haga clic en el nombre del escenario que desee modificar y, a continuación, haga clic en Modificar.
Haga los cambios que desee.
En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes.
Siga uno de estos procedimientos:
Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
Para regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios sin cambiar el escenario actual, haga clic en Cancelar.
123- SOLVER:
Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. Con Solver, puede encontrar un valor óptimo (mínimo o máximo) para una fórmula en una celda,
denominada la celda objetivo, sujeta a restricciones o limitaciones en los valores de otras celdas de fórmula en una hoja de cálculo. Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables de decisión, o simplemente celdas de variables, que participan en el cómputo de fórmulas en las celdas objetivo y de restricción. Solver ajusta los valores en las celdas de variables de decisión para cumplir con los límites en las celdas de restricción y producir el resultado deseado para la celda objetivo.
124- RESOLVER UN SOLVER:
1. En el menú Herramientas, haga clic en Solver.
2. En el cuadro Celda objetivo, introduzca una referencia de celda o un
nombre para la celda objetivo.
3. Para que el valor de la celda objetivo sea el valor máximo posible, haga
clic en Máx, de ser un valor mínimo en Min o de tener un valor
determinado, haga clic en Valor.
4. En el cuadro Cambiando la celda, introduzca un nombre o referencia
para cada celda ajustable, separando con comas las referencias no
adyacentes. o presione el botón Estimar
5. Introduzca todas las restricciones que desee aplicar.
6. Haga clic en Resolver.
125 - FORMULARIOS :
Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información. Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.
Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de formulario que son
precisamente los que nos permiten agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.
126- CREACION Y UTILIZACION DE MACRO :
En el menú Herramientas, elija Macro y haga clic en Grabar nueva macro.
En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
Notas
El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los demás caracteres pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de palabras.
No utilice un nombre de macro que también sea una referencia de celda; de lo contrario puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es válido.
127- GRABACION DE UNA MACRO:
Iniciar la grabación desde la barra de estado
Para iniciar con la grabación de una macro en Excel puedes pulsar el botón Grabar macro que se encuentra en la parte inferior izquierda de la barra de estado de Excel.
Iniciar la grabación desde la ficha Programador
Si tienes activada la ficha Programador entonces podrás también iniciar la grabación de una macro con el comando Grabar macro que se encuentra dentro del grupo Código.
Cualquiera de los dos métodos mencionados anteriormente hará que se muestre el cuadro de diálogo Grabar macro donde especificaremos el Nombre de la macro así como algún Método abreviado que deseemos asignar a la macro.
Después de pulsar el botón Aceptar, todas las acciones que realices en Excel serán guardadas como parte de la macro que está siendo grabada.
128- JECUTAR UNA MACRO MEDIANTE LAS OPCIONES DE LA FICHA PROGRAMADOR :
Abra el libro que contiene la macro.
En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.
En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar.
SUGERENCIA También puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la macro. Puede interrumpir la ejecución de la macro presionando ESC.
Para ejecutar una macro desde un módulo de Microsoft Visual Basic, haga clic en Edición y, a continuación, en el menú Ejecutar, haga clic en Ejecutar Sub/UserForm Imagen del botón o presione F5.
129 - EJECUTAR UNA MACRO ASOCIADA A UN CONTROL DE FORMULARIO:
También puede ejecutar macros usando los controles de formulario. Puede adjuntar una macro existente a un control, o bien escribir o grabar una nueva macro. Cuando un usuario del formulario hace clic en el control, éste ejecuta la macro.
130- EJECUTAR UNA MACRO ASOCIADA A UN ONJETO GRAFICO :
1. Haz clic izquierdo en la figura para desplegar su menú de opciones.
2. Elige la opción Asignar macro…
3. Al elegir la opción de Asignar macro abrirás el el menú de macros. Selecciona de la lista la macro de tu interés luego Aceptar.
4. Finalmente la figura quedará con la macro asignada, de tal forma que cada vez que hagas un clic encima de la figura, se ejecutará la macro.
131- OBSERVAR EL CODIGO DE UNA MACRO YA CREADA
pulsa el botón Macros que se encuentra en el grupo Código de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Macro que enlista todas las macros que hemos creado.
Selecciona la macro recién creada y pulsa el botón Modificar. Esto abrirá el Editor de Visual Basic y mostrará el código generado para la macro.
pulsa el botón Macros que se encuentra en el grupo Código de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Macro que enlista todas las macros que hemos creado.
Selecciona la macro recién creada y pulsa el botón Modificar. Esto abrirá el Editor de Visual Basic y mostrará el código generado para la macro.
En ocasiones cuando utilizamos el 'Asistente para Macros' para Grabar Macros sencillas, que requieran sólo de una secuencia de acciones, nos hemos dado cuenta de la importancia de marcar o no la opción de Usar referencias relativas, y ésto funciona igual en las versiones Excel 2003 y Excel 2007.
Pongamos por ejemplo que deseamos grabar una macro que de color al fondo de la celda que tenga activa en ese momento. Si accedo al Asistente para Macros y Grabo mi macro sin seleccionar 'Usar referencias relativas' el resultado es este:
Sub Color_fondo()
'
' Color_fondo Macro
' Da color amarillo al fondo de la celda C4
'
' Acceso directo: CTRL+h
'
Range("C4").Select
With Selection.Interior
.ColorIndex = 6
.Pattern = xlSolid
End With
End Sub
vemos en la programación que hemos obtenido (Alt+F11 editor Visual Basic) que exclusivamente se seleccionará al ejecutar la Macro 'Color_fondo' la celda C4.
Si repetimos la misma operación, pero esta vez, pulsando la opción de 'Usar referencias relativas' vemos el código desarrollado por el Asistente:
Sub Color_fondo_2()
'
' Color_fondo_2 Macro
' Da color verde al fondo de la celda activa
'
' Acceso directo: CTRL+j
'
ActiveCell.Select
With Selection.Interior
.ColorIndex = 4
.Pattern = xlSolid
End With
End Sub
Observamos la diferencia entre un desarrollo y otro, y es que en el caso de haber pulsado 'Referencias relativas' el código VBA generado por el Asistente ha sido ActiveCell.Select, mientras que en el primer caso, sin activar 'Referencias relativas' el código VBA fue Range("C4").Select:
ActiveCell.Select: selecciona la celda activa en ese momento, y es a esa celda a la que dará color.
Range("C4").Select: selecciona exclusivamente la celda C4, y por tanto será a la única celda que dará color.
En Excel 2003 el botón de 'Referencia relativa' aparece en la barra de herramientas Detener grabación que se activa cuando estamos grabando una Macro con el Asistente:
En Excel 2007 el botón de 'Referencia relativa' aparece en el menú Programador> Opciones de Código:
133- GRABAR MACROS CON REFERNCIAS RELATIVAS
